Jak utrzymać ciągłość działania organizacji w kryzysie?

Koronawirus uzmysłowił ludziom, jak łatwo może zmienić się zarówno ich życie prywatne jak i zawodowe. Udowodnił, że na codzienną działalność operacyjną każdej firmy można negatywnie wpłynąć właściwie z dnia na dzień. Dziś jest to pandemia - jutro może to być huragan, trzęsienie ziemi, czy pożar. Oto trzy działania, które warto podjąć, by utrzymać ciągłość działania, w dobie kryzysu.

1. Rozdzielenie procesów biznesowych
W nagłych sytuacjach pracownicy są zawsze najcenniejszą i najbardziej narażoną częścią każdej organizacji. Te często potrzebują strategii ciągłości działania, która pozwoli im elastycznie reagować na rozproszenie procesów biznesowych i miejsc, z których ludzie wykonują swoje obowiązki. Od organizacji może to wymagać uruchomienia dodatkowych systemów w centrach danych i / lub w formie usług w chmurze. Wszystko to w celu utrzymania wysokiej dostępności usług IT w przypadku wystąpienia niesprzyjających warunków dla prowadzenia biznesu. Dla pracowników oznacza to przyjęcie bardziej elastycznych form pracy zdalnej, np. z powodu konieczności zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony własnego życia lub zdrowia.

Do niedawna część firm nie widziała konieczności wdrażania i stosowania modelu zdalnej pracy, co z punktu widzenia utrzymania ciągłości działania organizacji i mając na uwadze obecny kryzys, pokazuje ryzyko, jakie zostało podjęte w obrębie decyzji biznesowych. Gotowość firm na to, co się może zdarzyć, w przypadku nieprzewidzianych okoliczności, powinna oprzeć się na zmianie modelu zarządzania z tradycyjnego opartego na ludzkiej obecności w danej lokalizacji, na model oparty na zadaniach/wynikach.

2. Przejrzysta komunikacja
Pracownicy muszą być szybko i regularnie informowani o aktualnej sytuacji, o tym, co będzie dalej, a także, jak poszczególne działania wpłyną na nich osobiście. Muszą też być w stanie skutecznie współdziałać, nawet jeśli ich współpracownicy są obecnie rozlokowani w wielu odległych od siebie lokalizacjach. Tu kluczowa jest możliwość stosowania odpowiednich technologii jak np. mechanizmów zdalnego dostępu (wbrew pozorom innych niż tradycyjny VPN) infrastruktury VDI, lub bardziej kompleksowych rozwiązań, jak cyfrowa przestrzeń pracy, w skład której wchodzą aplikacje, dane czy narzędzia do elastycznej komunikacji grupowej - od bezpiecznej poczty elektronicznej i udostępniania plików, po czaty biznesowe i rozwiązania wideokonferencyjne.

W dzisiejszych czasach te same aplikacje, które pozwalają na elastyczną współpracę wewnątrz organizacji wykorzystywane są w kontaktach z klientami i partnerami. Stąd rodzi się myśl, że firmy powinny na stałe włączyć do swojej strategii cyfrowe alternatywy dla jak największej liczby regularnych interakcji z klientami. Mogą to być webcasty zastępujące bezpośrednie spotkania, szkolenia online zamiast warsztatów na miejscu, czy całodzienne wydarzenia online z prezentacjami w rozszerzonej/wirtualnej rzeczywistości.

3. Dbanie o czynnik ludzki
W kryzysie istotne jest utrzymanie relacji między pracownikami oraz poprawa jakości świadczenia pracy i zasad działania pracowników za pomocą narzędzi do pracy zdalnej. Poszczególne procesy i technologie nie powinny być jedynymi elementami, na które należy zwrócić uwagę - wyzwania nie pojawiają się tylko na poziomie technicznym lub procesowym, ale także w sferze osobistej i społecznej. Obejmują stres i strach wynikający z kryzysu, poczucie zmęczenia i znużenia czy przebywanie non-stop z najbliższymi, które może powodować konflikty. Ci pracownicy, dla których nowością jest stała praca z domu, również mogą czuć się odizolowani, wystawieni poza firmowy nawias, a nawet przygnębieni.

Specjalnie stworzony zespół ds. kryzysu, składający się z managerów i specjalistów różnych działów, takich jak HR, IT czy komunikacji wewnętrznej, może pomóc w zwiększeniu odporności psychicznej pracowników, informowaniu ich i inicjowaniu działań wspierających nową formę pracy, czy wsparcia w zakresie osobistych kwestii związanych z pracą.

Jednym z priorytetów powinno być utrzymanie dobrego samopoczucia pracowników i odpowiedniego poziomu pracy zespołowej, oferując im możliwości nieformalnych spotkań w zespole online, czy wspólnych sesji treningowych. Takie drobne działania pomagają tworzyć i promować uczucie przynależności do grupy i tym samym zaangażowania.

Kryzys, taki jak obecna pandemia koronawirusa, pokazuje, że firmy muszą zwrócić należytą uwagę w swojej strategii ciągłości działania na pracowników. Poza aspektami czysto finansowymi, wsparciem instytucjonalnym dedykowanym firmom w kryzysie, opracowywaniu planu działania w sytuacji pełnej ograniczeń muszą również skupić się na tworzeniu poczucia wspólnoty, która utrzymuje motywację pracowników, nawet w tak stresujących sytuacjach. Jeśli zostanie to zrobione właściwie, te same technologie, które umożliwiają pracę zdalną, mogą również zostać wykorzystane do stworzenia efektywnego zespołu, który rozciąga się na biura domowe - i który będzie mógł działać nadal, również po ustaniu zagrożenia.