Kolejna inwestycja Rawlplug w optymalizację procesów HR

Koelner Rawlplug IP Sp. z o.o. Oddział w Łańcucie – lider innowacyjnych rozwiązań z zakresu elementów złącznych – dzięki współpracy z Gavdi Polska znacznie poprawił efektywność wielu procesów HR. Firma m.in. skróciła proces rozliczania listy płac oraz zmniejszyła ilość czasu poświęcanego przez menedżerów na planowanie grafików. Ponadto skrócono obsługę wniosków oraz pozyskiwanie informacji niezbędnych do zarządzania zespołem.

Odpowiedź na potrzeby i wyzwania

Oddział w Łańcucie jest kolejną lokalizacją po Wrocławiu, w której firma zdecydowała się wdrożyć nowy system HR, aby ustandaryzować, zintegrować i zoptymalizować procesy HR. Wdrożenie w Łańcucie było następstwem decyzji firmy o budowie nowej, globalnej architektury systemów w Grupie Rawlplug. Dodatkowo potrzebny był dostęp do systemu HR dla menedżerów, tak aby mogli w nim realizować procesy związane z obsługą kadrową pracowników, obszarem zarządzania czasem pracy, premiowaniem pracowników oraz utrzymaniem systemu w zgodności ze zmianami prawnymi.

– Naszym celem w oddziale Koelner Rawlplug IP w Łańcucie było wdrożenie systemu kadrowego wpisującego się w strategiczne założenia rozwoju firmy. Chcieliśmy poprzez standaryzację procesów kadrowo-płacowych zwiększyć efektywność realizowanych działań. Ważnym elementem była również integracja procesów objętych wdrożeniem z SAP S/4HANA – mówi Katarzyna Pietryga-Żabińska z Koelner Rawlplug IP. – Konsolidacja obsługi wielu elementów z zakresu HR w jednym systemie umożliwia sprawne monitorowanie procesów i zdarzeń kadrowych, szybkie i spójne raportowanie danych pracowniczych oraz osiągnięcie integralności informacji, eliminacji redundancji i uwspólnianie danych. Wdrożenie pozwoliło też zwiększyć poziom samoobsługi pracowniczej – wylicza Katarzyna Pietryga-Żabińska.

Nowoczesne środowisko dla HR, pracowników i menedżerów

Wdrożenie w Łańcucie to rozszerzenie zakresu wykorzystania systemu uruchomionego wcześniej w Centrali we Wrocławiu. System opiera się na wybranych elementach rozwiązania SAP SuccessFactors i autorskich produktach Gavdi w nowatorskim modelu HR z chmury pod nazwą Gavdi HR Cloud. W ramach prac projektowych w Rawlplug skonfigurowano i udostępniono takie moduły systemu SAP SuccessFactors jak Employee Central (procesy kadrowe), Employee Central Payroll (procesy płacowe), Wdrożenie objęło także Gavdi Time Management Platform – zestaw aplikacji samoobsługowych w technologii SAP Fiori, przyjaznej użytkownikowi, umożliwiających sprawne planowanie, ewidencję i rozliczanie danych czasu pracy. Gavdi odpowiadało również za aplikację premiową, która umożliwia menedżerom planowanie i rozliczanie premii. Została ona stworzona na podstawie rozwiązania Gavdi Payroll Cost Planning and Reporting Platform.

– Cieszymy się z realizacji kolejnego projektu dla Rawlplug. Efektem wdrożenia Gavdi HR Cloud w oddziale w Łańcucie jest optymalizacja wielu procesów. Poprzez łatwy dostęp do systemu każdego pracownika zwiększył się poziom samoobsługi w zakresie wniosków pracowniczych, podglądu danych, w tym pasków płacowych czy PIT-ów (generowanych automatycznie). Odciążyło to dział HR od czasochłonnych czynności oraz ograniczyło papierowy obieg dokumentów – wskazuje Marcin Bogacki, Kierownik Projektu z Gavdi Polska. – Zredukowano też duże nakłady pracy menedżerów przy planowaniu grafików, obsłudze wniosków pracowniczych czy zbieraniu informacji niezbędnych do zarządzania zespołem. Bezpośredni i łatwy dostęp menedżera do danych o członkach zespołu ułatwia podejmowanie decyzji, a to przekłada się na efektywność wielu procesów – dodaje.

Usprawnienie w wielu obszarach

– Wdrażając Gavdi HR Cloud, Koelner Rawlplug IP Sp. z o.o. Oddział w Łańcucie zyskał nowoczesne, solidne rozwiązanie do zarządzania procesami kadrowo-płacowymi, czasem pracy, premiowania oraz samoobsługą pracowniczą i menadżerską. Wartością dodaną jest fakt, że w miarę przyszłego rozwoju firma będzie mogła poszerzać jego funkcjonalności o kolejne moduły. Ponadto Rawlplug jako Klient ma komfort pracy z jednym partnerem. Licencje, infrastruktura, system, wdrożenie, wsparcie, utrzymanie zgodności z prawem przez cały okres umowy – wszystko jest dostarczane przez Gavdi – mówi Marcin Bogacki z Gavdi Polska.

Spośród szerokiej gamy produktów autorskich Gavdi, Rawlplug w Łańcucie wykorzystuje:

• Gavdi eDeklaracje – usprawniające procesy przygotowywania i masowej elektronicznej wysyłki dokumentów PIT,
• Gavdi PPK – do obsługi procesów PPK,
• Gavdi Korekty ZUS – umożliwiające prawidłowe przygotowywanie korygujących dokumentów ZUS bezpośrednio w systemie,
• Gavdi Reporter – do elastycznego raportowania danych pracowników w różnych układach,
• Gavdi Document Generator – do generowania dokumentów zewnętrznych przy wykorzystaniu mechanizmów pakietu Microsoft Office,
• Gavdi Reminder – do obsługi procesu powiadomień użytkowników,
• Gavdi Replicator – do kopiowania danych HR przechowywanych w systemie SAP.
• Gavdi Self Service Platform – poszerzające samoobsługę pracowniczą oraz menadżerską np. wyświetlanie pasków, PITów, składanie wniosków, raportowanie dla menadżerów
  
  Projekt wdrożeniowy trwał pół roku – od kwietnia 2021 do września 2021. Systemem objęto ok. 500 pracowników.
  
  Oddział Koelner Rawlplug IP Sp. z o.o. w Łańcucie to wiodący producent elementów złącznych w Europie, który należy do Grupy Rawlplug, skupiającej zakład produkcyjny oraz spółki dystrybucyjne obejmujące wszystkie kontynenty. Oferowane wyroby spełniają najwyższe wymagania klientów z różnych branż, a firma bazuje już na ponad 60-letnim doświadczeniu. Jakość produktów zapewniają: system zarządzania jakością, uzyskane certyfikaty i dopuszczenia, własny dział kontroli jakości oraz stałe modernizacje parku maszynowego i procesów technologicznych, a także wysokokwalifikowana kadra inżynieryjno-techniczna oraz własne, nowoczesne zaplecze badawczo-rozwojowe.