SAP Story: podróż Mercedes-Benz Polska od planowania aż po rozliczenia wydatków
Linkleaders
Piotrkowska 148/150
90-631 Łódź
patrycja.kaleta|linkleaders.pl| |patrycja.kaleta|linkleaders.pl
505 223 994
https://www.linkleaders.pl/
W ostatnich latach branża motoryzacyjna odnotowuje rosnącą potrzebę cyfrowych transformacji. Nie ma wyjścia, jeśli chce sprostać wymogom nowoczesnych systemów zarządzania i lepszej integracji procesów operacyjnych. Raport PwC Digital Auto Report 2023 ujawnia, że już 40% firm motoryzacyjnych na świecie wdrożyło technologie cyfrowe do zarządzania łańcuchem dostaw. Z kolei w swojej analizie McKinsey & Company podkreśla, że globalny rynek rozwiązań ERP w branży automotive rośnie rocznie o 12%, głównie dzięki zastosowaniu rozwiązań chmurowych. To one wspierają optymalizację działań operacyjnych i księgowych, nie wspominając o obszarze HR. Właśnie w tym obszarze zmiany wprowadził Mercedes-Benz Polska.
Mercedes-Benz Polska, działający w kraju od 1996 roku, jest kluczowym graczem na polskim rynku motoryzacyjnym i częścią globalnej struktury Mercedes-Benz AG. Firma prowadzi szeroki zakres działalności: jest dystrybutorem takich marek, jak Mercedes-AMG, Mercedes-Maybach oraz samochodów dostawczych. Współpracuje z siecią dealerów, zapewniając sprzedaż i serwis pojazdów klasycznych, elektrycznych i hybrydowych. Firma nieustannie dąży do innowacji, aktywnie rozwijając usługi związane z cyfryzacją, ale także przebudowując procesy wewnętrzne, które muszą obsłużyć coraz bardziej rozrastającą się strukturę firmy.
Wyzwania cyfrowe i potrzeba modernizacji
Sposób funkcjonowania przedsiębiorstwa obejmującego kilkadziesiąt punktów dealerskich, duży zespół oraz liczne podróże służbowe, generował w Mercedes-Benz Polska wyzwania związane z płynnością procesów finansowych i administracyjnych. Zespół HR potrzebował scentralizowanego systemu rozliczeń podróży służbowych oraz odejście od dokumentacji papierowej i szablonów w Excelu. Proces obiegu dokumentów wymagał więc płynnej digitalizacji, ale bez angażowania dodatkowego zespołu i zasobów. Projekt miał doprowadzić do skrócenia czasu rozliczeń, uproszczenia przepływu dokumentów i usprawnienia księgowości oraz administracji wewnętrznej.
„Zależało nam na rozwiązaniu chmurowym, które nie wymaga instalacji serwerów, przygotowania infrastruktury i wgrywania poprawek. System musiał też spełniać wszystkie wymagania związane z bezpieczeństwem, których wymaga nasz koncern. Bardzo ważnym założeniem procesowym również możliwość prowadzenia projektu wdrożeniowego w 100% online” – podkreśla Hanna Malec, Customer Service Functional Domain Lead CEE w Mercedes-Benz Polska.
W jaki sposób sprawnie zarządzać podróżami służbowymi?
Aby zrealizować założony cel Mercedes-Benz Polska zdecydował się wdrożyć chmurowe rozwiązanie SAP Concur, które umożliwia cyfryzację i automatyzację rozliczeń podróży służbowych. Narzędzie obejmowało usprawnienie działania w takich obszarach, jak: rozliczanie kosztów podróży, zarządzanie wnioskami oraz analizę i raportowanie. Integracja z systemem finansowo-księgowym SAP oraz synchronizacja z bankami pozwoliły firmie na pełną automatyzację procesu księgowania wydatków służbowych, zwiększając tym samym dokładność i redukując koszty administracyjne.
„Dzięki jednemu, dobrze wdrożonemu narzędziu, zarządzanie podróżami służbowymi w naszej firmie stało się szybsze i bardziej przejrzyste. Zdecydowaliśmy się na cyfryzację tego obszaru, by uprościć procesy, a SAP Concur dał możliwości, które wiążą się z wygodą i elastycznością. Udało się – ocena pracowników odnośnie poprawy sposobu rozliczania podróży jest bardzo pozytywna. Sprawdzamy na bieżąco efekty naszych działań i na tej podstawie możemy testować możliwości SAP Concur także w innych obszarach, nie tylko w HR” – mówi Monika Jarosz, Head of HR w Mercedes-Benz Polska.
„Projekt ten jest doskonałym przykładem na to, jak technologia może pomóc w integracji i optymalizacji, która realnie przekłada się na zadowolenie pracowników i usprawnienie procesów. Tak znakomity efekt udało nam się osiągnąć dzięki świetnie poprowadzonemu wdrożeniu i ścisłej współpracy osób z różnych zespołów Mercedes-Benz Polska, Plauta i SAP. Zostały zaangażowane osoby decyzyjne, które mogły szybko podejmować decyzje i nadawać kolejnym etapom projektu odpowiedni bieg” – dodaje Joanna Forkajm-Stachura, managing director w Plaut Consulting Polska.
Przyspieszenie branży motoryzacyjnej: sprytne narzędzia muszą być efektywne
Usprawnianie zarządzania podróżami służbowymi i wydatkami wymaga inteligentnych narzędzi cyfrowych, które można zintegrować z wykorzystywanym systemem ERP. Chodzi o to, by technologia pozwalała oszczędzać czas niezbędny na rejestrację faktur i automatyzowała zarządzanie oraz analizę kosztów.
„Wykorzystywana w narzędziu SAP Concur technologia Business AI porównuje ślad węglowy dostępnych na danej trasie środków transportu i rekomenduje te o mniejszym wpływie na środowisko naturalne. Jeśli dodać do tego ograniczenie wykorzystania papieru w obiegu dokumentów, otrzymujemy nowoczesne rozwiązanie wspierające nie tylko cele związane z upraszczaniem i automatyzacją procesów operacyjnych, ale i wspierające zrównoważoną strategię firmy” – podsumowuje Marcin Bogucki, Intelligent Spend and Business Network Solutions Advisor w SAP Polska.
W badaniu SAP i Forrester aż 63% respondentów wskazało oprogramowanie do zarządzania podróżami i wydatkami jako jedno z najważniejszych narzędzi ułatwiających pracę i poprawiających wydajność. 68% respondentów w ten sam sposób postrzega rolę narzędzi do automatyzacji zobowiązań. Tym samym utrzymanie zaangażowania pracowników i lepszą jakość pracy oraz optymalizację zużycia zasobów można osiągnąć za pomocą jednej, znaczącej zmiany.

Rejestracja samochodów za granicą. Czy to się nadal opłaca? Kto może skorzystać?

Electroride podsumowuje 2024 rok w elektromobilności

Allianz Partners i Mazda Motor Europe przedłużają współpracę
Kalendarium
Więcej ważnych informacji
Jedynka Newserii

Jedynka Newserii

Prawo

Rząd zapowiada nową strategię wspierającą polski kapitał. Rodzimym firmom przyda się promocja ze strony instytucji państwowych
Premier Donald Tusk podczas otwarcia wiosennej odsłony Europejskiego Forum Nowych Idei zapowiedział nową politykę gospodarczą, opartą na odbudowie i repolonizacji krajowej gospodarki. Przy wyborze wykonawców w państwowych inwestycjach mają być promowane polskie firmy, a zadaniem administracji ma być dbanie o interes narodowy. – Wydaje mi się, że powinniśmy jednak przede wszystkim patrzeć na to, kto i jak skutecznie będzie wspierał polskie firmy, inwestycje, bo to jest to, czego potrzebujemy – ocenia dr Henryka Bochniarz, przewodnicząca Rady Głównej Konfederacji Lewiatan.
Finanse
Członek RPP spodziewa się obniżki stóp procentowych już w maju, może nawet o 50 pb. Potem dyskusja o kolejnej obniżce możliwa w lipcu

Nie najlepsze dane z gospodarki w I kwartale roku oraz inflacja o połowę niższa niż w chwili ostatniej obniżki stóp – to zdaniem Ludwika Koteckiego, członka RPP, wystarczająco mocne powody przemawiające za cięciem kosztu pieniądza już na majowym posiedzeniu. W grze może być nawet 50 punktów bazowych na początek, a do końca roku dwa razy tyle. Podwyższona niepewność w globalnej gospodarce spowodowana polityką administracji w Waszyngtonie to dodatkowy czynnik, który powinien wesprzeć decyzję o poluzowaniu polityki pieniężnej.
Prawo
Trwają prace nad nową ustawą o Rzeczniku MŚP. Urząd zyska nowe kompetencje

Zgodnie z procedowaną ustawą Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców stanie się Rzecznikiem Praw Przedsiębiorców i zyska nowe uprawnienia. Wśród nich najważniejsze to możliwość reprezentowania wszystkich przedsiębiorstw, niezależnie od ich wielkości, i rolników, a także inicjatywa ustawodawcza. Ustawą w kolejnych tygodniach ma się zająć rząd.
Partner serwisu
Szkolenia

Akademia Newserii
Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.