Biura przyszłości. Trendy, które zmieniają rynek biurowy w Polsce-raport

Globalne przekształcenia gospodarcze wpływają na sposób funkcjonowania firm i projektowania miejsc pracy. Raport „25 trendów, które zmienią Twoje biuro w 2025 roku” opracowany przez Walter Herz, we współpracy z ekspertami z firm Workplace, ISS Polska, DECISIVE Szmigiel, Papros, Gregorczyk oraz Brill AV Media opisuje wiodące trendy, determinujące kierunek rozwoju rynku biurowego w Polsce.

– Analiza naświetla główne faktory zmian zachodzących w sektorze biurowym. Zawarte w raporcie informacje mogą stanowić inspirację do tworzenia efektywnych i optymalnych kosztowo przestrzeni biurowych, które są odpowiedzią na nowy system pracy. Można w nim też znaleźć informacje o innowacjach w projektowaniu i zarządzaniu przestrzenią oraz rozwiązaniach technologicznych wchodzących do biur, a także o nowych zapisach wprowadzanych do umów – mówi Mateusz Strzelecki, Partner/Head of Tenant Representation w Walter Herz.

Rynek biur

Główne trendy, które kształtują dzisiejszy rynek biurowy, opisuje Jarosław Zdzitowiecki, szef oddziału Walter Herz w Trójmieście. – Upowszechnienie się pracy hybrydowej sprawia, że nasila się tendencja związana z wyborem przez najemców mniejszych powierzchni oraz koncentrowaniem się firm na budynkach oferujących wysoką jakość, zlokalizowanych w atrakcyjnym otoczeniu, w centralnych częściach miast. Na znaczeniu zyskują wygodne biura, wykorzystujące nowoczesne rozwiązania techniczne i oferujące przyjazne środowisko – przyznaje Jarosław Zdzitowiecki.  

Biura stają się miejscem spotkań, budowania relacji, ducha zespołu i atmosfery w firmie. Przestrzenią, która dzięki odpowiedniej aranżacji, sprzyja integracji zespołowej.   

Charakterystyczna dla rynku biurowego jest niska podaż nowej powierzchni. Coraz trudniej o dobry, przyciągający pracowników adres. Nowych inwestycji jest ograniczona ilość. Popyt na najlepsze powierzchnie w centrach miast przewyższa podaż.  

Wyzwaniem dla uczestników rynku są rosnące koszty fit-out’ów i service charges. Utrwala się tendencja do ograniczania kosztów związanych z wykończeniem i aranżacją nowych biur. Rośnie udział renegocjacji w strukturze najmu.

Widoczne jest również  poszukiwanie przez najemców możliwości kontroli opłat eksploatacyjnych. Optymalizacja powierzchni prowadzi natomiast do wzrostu oferty podnajmu biur.    

Design

Mocno zmienia się również biurowy design i profil funkcjonalny miejsc pracy. Główne tendencje w tym obszarze definiuje Bogusz Parzyszek, CEO i założyciel firmy Workplace. – Wiodący trend w aranżacji biur ma związek z potrzebą budowania kultury firmy i świadomym kształtowaniem społecznych i organizacyjnych aspektów środowiska pracy. Projektowana przestrzeń ma skutecznie animować społeczność pracowniczą, sprzyjać integracji i współpracy – wyjaśnia Bogusz Parzyszek.

Bazą procesów projektowych staje się eksperymentowanie. Jednym z kierunków jest wdrażanie wytycznych neuronaukowych, co ma służyć regeneracji psychiczno-fizycznej poprzez design i zastosowane udogodnienia.   

Azymut wyznacza projektantom zmiana narracji. Miejsca pracy dostosowuje się do potrzeb osób, które regularnie korzystają z biur, a zarzucane są próby przyciągnięcia do nich wszystkich pracowników.  

– Do optymalizacji przestrzeni biurowych i poprawy ich efektywności operacyjnej wykorzystywane są technologie oparte na analityce danych i modeli obliczeniowych. Inteligentne zarządzanie miejscami pracy z udziałem np. systemów rezerwacyjnych, czytających rzeczywiste wykorzystanie powierzchni redukuje marnotrawstwo zasobów – informuje Bogusz Parzyszek.

Produktywna innowacyjność jest z kolei trendem, opartym na przekonaniu, że zaprojektowana przestrzeń powinna sprzyjać osiąganiu stanu umysłu określanego jako produktywno-innowacyjny.

Fit-out and build

Alicja Muszalska, architektka w ISS – wiodącej firmie zajmującej się tworzeniem przyjaznych miejsc pracy i kompleksowym zarządzaniem obiektami – wymienia kluczowe wyznaczniki nowoczesnego fit-outu. Muszalska podkreśla, że nowoczesny fit-out biurowy opiera się między innymi na trwałości, umiarze i użyteczności. Trwałość oznacza projektowanie przestrzeni na długoterminowe umowy najmu z wykorzystaniem wysokiej jakości, trwałych materiałów, w tym pochodzących z recyklingu, zgodnie z zasadami ESG.

Umiar to efektywność kosztowa i środowiskowa, obejmująca modyfikację istniejących mebli, recykling materiałów oraz zastosowanie rozwiązań ograniczających zużycie mediów i systemów BMS oraz IoT.

Użyteczność kładzie nacisk na różnorodność i inkluzywność, wspierając politykę DEI, która sprzyja budowaniu więzi społecznych. Muszalska zwraca uwagę na to, jak istotne jest zarządzanie paradoksem polegające na balansowaniu między interesami społecznymi a środowiskowymi, np. minimalizując marnotrawstwo przy zapewnieniu różnych typów mleka.

– Spojrzenie na fit-out przez pryzmat długoterminowej inwestycji, nie tylko samej przestrzeni, ale także kultywowania relacji międzyludzkich, jest perspektywą unikalnie skandynawską. Dobrze zaprojektowana i zrealizowana aranżacja w oparciu o trendy w połączeniu z doskonałością usług facility management i zespołu, który dba o dobry stan powierzchni, dopełnia tylko harmonii jej użytkowania przez długi czas – dodaje Jan Pawlik, Workplace Management Director w ISS.

Technologia

W planowaniu biur kluczowa jest technologia. Najnowocześniejsze rozwiązania wdrażane w biurach opisuje Cezary Gromko, AV Integrations Account Manager w firmie Brill AV Media. Jego zdaniem, jednym z najszybciej rozwijających się trendów związanych z realizacją projektów w obszarze aranżacji przestrzeni biurowych jest integracja studiów podcastowych. – Firmy dostrzegają ogromne korzyści płynące z wprowadzenia rozwiązań, wykraczających poza tradycyjne zastosowania technologii AV. Studia podcastowe znacznie poprawiają komunikację wewnętrzną w organizacjach, stanowiąc jednocześnie atrakcyjny benefit dla pracowników. Podcasty streamowane zewnętrznie mogą być wykorzystywane jako część strategii content marketingowej firmy – przyznaje Cezary Gromko.

Innym rozwiązaniem wprowadzanym do biur są monitory interaktywne, które pozwalają wizualizować pomysły i podbijają kreatywność pracy projektowej. Technologia USB-C umożliwia zaś połączenie biurowych laptopów, monitorów, zasilania oraz akcesoriów peryferyjnych za pomocą jednego kabla i pozostawienie „czystego stołu”.   

Rozwój technologii LED oraz miniaturyzacja urządzeń sprawia, że nowoczesne rozwiązania audio-video są bardziej dyskretne i estetyczne. Innowacyjne miejsca pracy wykorzystują też interaktywne przestrzenie w strefach relaksu, w których pracownicy mogą angażować się w różnorodne, kreatywne formy rozrywki i edukacji.    

Zapisy prawne umów

O nowych zapisach w umowach mówi w raporcie Andrzej Szmigiel, Partner w spółce prawniczej DECISIVE Szmigiel, Papros, Gregorczyk. – Nowością w umowach najmu są klauzule dotyczące Service Level Agreement, które zabezpieczają poziom usług świadczonych przez wynajmujących. W umowach najmu coraz częściej pojawiają się również klauzule wymagające od wynajmujących posiadania odpowiednich certyfikatów dla budynków, stosowania energooszczędnych rozwiązań i zielonej energii – mówi Andrzej Szmigiel.

Coraz więcej najemców stara się wprowadzać klauzule umożliwiające negocjowanie indywidualnych umów na dostawę energii oraz zapewnienie technicznych możliwości do samodzielności w tym zakresie. Coraz większą wagę przykłada się też do precyzyjnego zdefiniowania i uwzględniania kwestii siły wyższej. Nowe zapisy umów dotyczą również sankcji wprowadzonych przez USA i Unię Europejskę w związku z działaniami reżimów totalitarnych, którymi objęte zostały niektóre podmioty.