Efektywna współpraca z podwykonawcami w branży budowlanej

Inwestycje budowalne to często wieloetapowe i długotrwałe projekty, które wymagają koordynacji różnych obszarów. Często opierają się więc na współpracy z podwykonawcami i uzupełnianiu się różnych, wyspecjalizowanych w swoich dziedzinach dostawców. Koordynacja licznych podwykonawców stanowi wyzwanie i może zabierać dużo czasu. Warto zatem kierować się kilkoma zasadami, które ułatwiają ten proces i pomagają uniknąć kosztownych błędów.

Efektywna współpraca między firmą a jej kontrahentami zaczyna się jeszcze przed podpisaniem umowy i rozpoczęciem wspólnego projektu. Na wszystkich etapach, warto zwrócić uwagę na to, w jaki sposób jest zorganizowana, czy przepływ informacji jest płynny, a wszystkie strony nie tylko znają zakres swoich obowiązków, ale także mają odpowiednie narzędzia do ich wykonania.

1. Przezorny zawsze ubezpieczony

Wydawać by się mogło, że dokładne sprawdzenie podwykonawcy przed nawiązaniem współpracy, jest krokiem, który podejmują wszystkie firmy budowalne. Wciąż zdarzają się jednak projekty, w których problemem jest nieterminowość, niewystarczające kompetencje, czy w najgorszym przypadku – partnerzy biznesowi, którzy pobierają zaliczkę i… znikają. Odpowiednia weryfikacja podwykonawców pod kątem ich historii, posiadanych uprawnień, potencjału technicznego, sytuacji finansowej to absolutna konieczność. Zaniedbanie tego etapu skutkować może wstrzymaniem prac, opóźnieniami czy koniecznością poniesienia wysokich kar umownych.

Co powinna uwzględniać właściwa weryfikacja podwykonawcy? Warto zacząć od Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i sprawdzenia, czy firma widnieje w niej jako aktywny przedsiębiorca. Jeśli nie – należy sprawdzić Krajowy Rejestr Sądowy KRS, w którym znajdują się spółki prawa handlowego. Warto zwrócić uwagę na sposób reprezentacji (by wiedzieć, kto z zarządu może podpisać umowę), wysokość kapitału (by znać maksymalną kwotę zobowiązania), informację o ewentualnym otwarciu likwidacji i datach złożenia sprawozdań finansowych (brak spełnienia tego obowiązku może wskazywać na nieuczciwe zamiary spółki). Jeszcze przed nawiązaniem współpracy, warto potwierdzić, czy wykonawca jest czynnym płatnikiem VAT i czy jego numer identyfikacji podatkowej jest poprawny.

Ważnym krokiem jest również prześledzenie historii i dotychczasowych realizacji podwykonawcy. Pomocny może być kontakt z poprzednimi zleceniodawcami i ich rekomendacje. Należy sprawdzić, czy podwykonawca posiada wszelkie potrzebne do realizacji zadań uprawnienia i zaplecze techniczne oraz jakimi zasobami ludzkimi dysponuje. Istotna jest również informacja, czy jest on ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej OC w prowadzonej działalności zawodowej i zobowiązuje się utrzymać ubezpieczenie podczas trwania umowy. 

2. Formalności dopięte na ostatni guzik  

Bywają sytuacje, kiedy dotychczasowe pozytywne doświadczenia i idący za nim wysoki poziom zaufania, a czasem także brak czasu lub niedopatrzenie powodują, że ustalenia pomiędzy partnerami w biznesie przyjmują nieformalną postać. Nie zawsze musi kończyć się to porażką, ale jest to ryzykowne zachowanie. Jasne zasady, szczegółowe umowy i harmonogramy zabezpieczają bowiem wszystkie strony i na ich spisaniu powinno zależeć każdemu. Dzięki temu uczestnicy projektu wiedzą, na jaki zakres działań się umawiają, jaki mają czas na ich realizację, a także znają kary umowne za ich niedopełnienie. O ile w przypadku ramowej umowy, może to być oczywiste, również w przypadku jakichkolwiek zmian na etapie wykonywania prac, należy pamiętać o przygotowaniu aneksu lub przynajmniej przygotowania ich w formie pisemnej.

Ważne, by zakres umowy był zrozumiały dla każdej ze stron. W usprawnieniu współpracy pomaga również wybór osoby będącej głównym kontaktem, zarówno po stronie zlecającego pracę, jak i podwykonawcy.

3. Innowacyjne rozwiązania na wyciągnięcie ręki  

Analogicznie jak w innych branżach, także sektor budowalny stoi przed wyzwaniem związanym z cyfryzacją. Otwartość na nowoczesne rozwiązania IT może stanowić o przewadze konkurencyjnej, szczególnie w przypadku dużych, rozwijających się firm. Oprogramowanie biznesowe nie tylko pozwala lepiej zarządzać projektami, ale może być także bardzo przydatne we współpracy z kontrahentami. W przypadku firm realizujących wiele inwestycji w tym samym czasie i współpracujących z różnymi podwykonawcami, pomocne mogą okazać się systemy pozwalające na podpięcie dokumentów, zarówno finansowych, jak i wszelkiej dokumentacji projektowej, pod konkretne, zdefiniowane projekty. To nie tylko pozwala utrzymać porządek wewnątrz firmy, ale także usprawnić komunikację pomiędzy dwoma podmiotami. ­– mówi Filip Fludra, Sales Manager w Exact Software Poland. Dostęp do bieżących informacji o budżetach czy etapie wykonania prac za pomocą jednego oprogramowania, pomaga w czasie rzeczywistym wyłapywać potencjalne kłopoty, identyfikować słabe ogniwa, a finalnie przyczynia się bezpośrednio do efektywnego zarządzania rentownością projektu.

Odpowiednie systemy mogą też znacząco przyspieszyć obieg dokumentów, a także akceptacji, księgowania i rozliczania faktur w realiach działalności rozproszonej geograficznie. Sprawne zarządzanie dokumentami finansowymi pomaga unikać opóźnień w wystawianiu faktur czy błędów, które wymagają korekt i przeciągają czas ich akceptacji, co pozwala unikać przesunięć w terminach płatności. Przy rozbudowanych projektach jest to niezwykle istotne z punktu widzenia zachowania płynności finansowej.

Wybierając system, warto zwrócić uwagę, czy jest dostępny również za pomocą przeglądarki internetowej lub urządzeń mobilnych, co w przypadku pracowników terenowych może być znaczącym udogodnieniem i pozwoli oszczędzić czas potrzebny na fizyczne złożenie dokumentów w oddziale firmy.