Minimalizm albo przepych funkcji. Jak firmy widzą biura

Autor Mateusz Strzelecki, Partner/Head of Tenant Representation w Walter Herz

Na rynku biurowym widoczne są dwa biegunowo różne trendy, jeśli chodzi o podejście firm do wynajmu i aranżacji powierzchni, które można określić jako przepych funkcji i minimalizm.  

Dwa dominujące kierunki działania najemców

Pierwsze podejście dotyczy firm, które starają się zaspokoić potrzeby wszystkich pracowników, tych pracujących w biurze i zdalnie. Chcąc przyciągnąć do biura jak najwięcej osób, decyduje się na inwestycje w nową aranżację. Często niestety projektowane są wtedy przestrzenie, które finalnie nie służą nikomu. Zbyt wiele koncepcji w jednym miejscu prowadzi do braku spójności, co nie przynosi zamierzonych rezultatów, a nawet zniechęca pracowników do powrotu do pracy stacjonarnej.

Większość firm reprezentuje natomiast drugi kierunek działania, koncentrując się przede wszystkim na minimalizacji kosztów. Finalnie decyduje się na renegocjacje umowy i pozostawienie biura w tej samej lokalizacji, nierzadko redukując przy tym zajmowaną powierzchnię. To najemcy, którzy stanowczo oczekują od pracowników powrotu do biura, ale zamiast gruntownych zmian tylko optymalizują powierzchnię, wprowadzają ewentualnie drobne odświeżenia albo pozostawiają przestrzeń biurową bez inwestycji w re-design. W wielu przypadkach firmy nie robią nic, będąc świadomymi rosnących kosztów utrzymania biura. Skupiają się na skrupulatnym kalkulowaniu, czy zmiany faktycznie są konieczne.

Optymalizacja, optymalizacja, optymalizacja

Sztandarowym przykładem obecnego sposobu działania firm jest projekt, nad którym pracujemy. Bazuje na renegocjacji umowy obejmującej kilka tys. mkw. dla dużej firmy z sektora mediów z wydłużeniem kontraktu o 5 lat po raz kolejny w tej lokalizacji. Poprzednio, w czasie pandemii powierzchnia została całkowicie zrewitalizowana podczas przebudowy biura. Tym razem koncentrujemy się wyłącznie na warunkach finansowych, ponieważ przestrzeń wciąż jest świeża, funkcjonalna i dopasowana do potrzeb. Co więcej, biuro jest intensywnie wykorzystywane przez pracowników, co samo w sobie jest interesującym trendem na tle pozostałych projektów.

Wyrazistą ilustracją, pokazującą kierunek zmian w myśleniu o biurach jest też transakcja firmy Kruk we Wrocławiu. Po 15 latach firma zmieniła swoją lokalizację z biura w starym obiekcie w parku technologicznym, gdzie zajmowała ponad 10 tys. mkw., na nowoczesny budynek B10 w kompleksie Business Garden, gdzie objęła powierzchnię 6 tys. mkw. Nastąpiła tu jednak istotna zmiana jakościowa. Nowa powierzchnia została zaprojektowana na podstawie badań Workplace z uwzględnieniem potrzeb organizacji i pracowników, zarówno w zakresie funkcji, jak również technologii oraz designu.

Zmiana narracji  

Na rynku obserwować można dominację renegocjacji umów, które obecnie rzadziej wiążą się z przebudową powierzchni, a częściej z presją na korzystniejsze warunki finansowe. Wysokie koszty budowlane zmuszą firmy do optymalizacji wydatków, np. poprzez wykorzystanie istniejących układów powierzchni. Stary, dobry open space nadal obowiązuje jako podstawowa forma, stanowiąca o układzie większości biur.

Jeśli zapadają decyzje o zmianie aranżacji, oparte są zwykle na badaniach Workplace. Organizacje analizują potrzeby zespołów, funkcje przestrzeni i wzajemne powiązania między działami. Tematyka związana z nowym profilem funkcjonalnym miejsc pracy, zmianą narracji – projektowaniem powierzchni pod aktywnych pracowników biurowych oraz główne kierunki w aranżacji biur opisywaliśmy niedawno w raporcie „25 trendów, które zmienią biuro w 2025 roku”.

W sferze planowania biur do głosu zaczyna dochodzić trend, bazą którego jest projektowanie biur z myślą o pracownikach, którzy korzystają z nich na co dzień, a nie o zachęcaniu do przyjścia do nich tych, którzy preferują pracę zdalną. Tworzone są mniejsze strefy z przeznaczeniem do pracy w zespołach, huby dla kilkuosobowych grup. Podział przestrzeni na moduły pracuje na ożywienie biurowego wnętrza. Rozwiązania takie wdrażane są za pomocą łatwych do zmodyfikowania kurtyn i elementów akustycznych oraz drzwi przesuwnych, które w przypadku zmiany potrzeb można elastycznie wykorzystywać w odmiennej konfiguracji.

Elastyczność najmu

Coraz większą rolę odgrywa elastyczność najmu. Dynamicznie rozwija się sektor flex i powierzchni coworkingowych, szczególnie w Warszawie. Przestrzenie te przestały być wyłącznie domeną start-up’ów i mniejszych firm, a coraz częściej wykorzystywane są przez większe organizacje do prowadzenia części działalności. Elastyczne biura wybierane były wcześniej głównie przez firmy z branży IT, ale teraz decydują się na nie podmioty reprezentujące wszystkie sektory.

Popyt na biura na największych rynkach w Polsce utrzymuje się w tym roku na podobnym poziomie, jak w roku ubiegłym. Ich obłożenie jest zróżnicowane, uzależnione od sektora w jakim działają firmy oraz kultury organizacyjnej. Na rynku obserwować można najczęściej stosowany przez firmy model pracy hybrydowej, obejmujący 3 dni pracy w biurze i 2 dni zdalnej. W branży IT, która już przed pandemią stosowała model hybrydowy, pracownicy wciąż rzadziej wracają do biur. Sektor, który dynamicznie rozwijał się przez lata, obecnie zmniejsza swoje powierzchnie biurowe ze względu na globalizację rekrutacji i preferencje pracy zdalnej.

Klienci często optymalizują powierzchnię, reinwestując środki zaoszczędzone na mniejszej powierzchni w nowoczesne biura w lepszych lokalizacjach, co wiąże się także z trendami ESG. Warszawa, będąca siedzibą zarządów, odczuwa skutki luki podażowej, co szczególnie widać w najbardziej popularnych wśród najemców obszarach centralnych. Średni poziom pustostanów na warszawskim rynku przekracza 10 proc., ale na terenie ścisłego centrum i na Woli współczynnik powierzchni niewynajętej wynosi kilka procent, podczas gdy na Mokotowie kilkadziesiąt procent. Na rynkach regionalnych natomiast dostępna oferta utrzymuje się na stabilnym poziomie.  

Podnajem

Nowym standardem na rynku najmu jest umowa 7-letnia. Wcześniej przy umowach 5-letnich najemcy mogli liczyć na znaczne zachęty finansowe i prace aranżacyjne wykonane "pod klucz". Obecnie takie oczekiwania są coraz częściej realizowane przy umowach dłuższych niż 7 lat, a nawet 10-letnich.

W umowach pojawia się często zapis mówiący o możliwości podnajmu, podobnie jak klauzule dotyczące cesji. Wynajmujący są skłonni akceptować podnajmy, o ile spełnione zostaną określone warunki, takie jak standing finansowy podnajemcy, zgodność profilu działalności z zasadami budynku oraz brak konfliktu z zakazami konkurencji. Dzięki solidarnemu charakterowi odpowiedzialności między pierwotnym najemcą a podnajemcą, wynajmujący mogą czuć się bezpiecznie, co zwiększa popularność tego rozwiązania.