Obowiązkowa e-faktura w Polsce coraz bliżej. Firmy mają coraz mniej czasu

Za zgodą Komisji Europejskiej już w przyszłym roku faktura ustrukturyzowana będzie obowiązkową formą rozliczeń dla polskich przedsiębiorstw. Integracja systemów informatycznych dużych, przetwarzających tysiące faktur firm z Krajowym Systemem e-Faktur będzie nie lada wyzwaniem.

Na rynku funkcjonują już sprawdzone rozwiązania, dzięki którym proces ten może przebiegać bezboleśnie. Firmy korzystające z rozwiązań SAP mogą w szybki, efektywny a przede wszystkim bezpieczny sposób zintegrować swoją platformę z nowym systemem. Wystarczy specjalny komponent, który będzie pośredniczyć w komunikacji modułu finansowego SAP z KSeF. Korzystanie ze standardów SAP jest też zdecydowanie tańsze, niż wprowadzanie do organizacji nowych aplikacji czy rozwiązań, które sprostają nowym wymaganiom.

Podstawą wdrażanego w Polsce i zatwierdzonego właśnie przez Komisję Europejską centralnego systemu jest tzw. faktura ustrukturyzowana. Oznacza to, że każdy dokument wystawiony w Polsce będzie musiał mieć identyczny układ i zawierać te same elementy. Zgodnie z wytycznymi ustawy musi on zostać przekazany do KSeF w formie pliku XML. KSeF nada takiej fakturze unikalny identyfikator, co będzie równoznaczne z uznaniem jej za poprawnie wystawioną i dostarczoną do odbiorcy. Firmy muszą przygotować swoje systemy księgowe zarówno do wysyłania faktur sprzedaży do KSeF, jak i do szybkiego odbioru wystawionych dla nich dokumentów zakupowych. 

Według Ministerstwa Finansów podstawową zaletą nowego rozwiązania jest większa transparentność i automatyzacja niektórych procesów księgowych. To dzięki lepszej kontroli nad transakcjami możliwe stanie się skrócenie niektórych urzędowych terminów. Ponadto pliki w formie cyfrowej o nadanych unikatowych numerach usprawnią kontrole skarbowe, które nie będą już w takim stopniu angażować pracowników działów finansowo-księgowych. Dodatkowo przedsiębiorcy przesyłający dokumenty do KSeF zyskają natychmiastową informację, czy dana faktura została poprawnie wystawiona, co z formalnego punktu widzenia będzie równoznaczne z tym, że została dostarczona do kontrahenta. 

Wśród wybranych korzyści z wdrożenia e-faktury można wskazać: 

• możliwość wystawienia faktury na 60 dni zamiast 30 przed realizacją dostawy lub usługi (slim VAT),

• opcję szerszej korekty – np. tylko części usług i dostaw lub wszystkich dokumentów wystawionych na danego kontrahenta (slim VAT),

• podgląd dostarczenia i odebrania dokumentu,

• szybkość procedur – zwrot VAT w ciągu 40 zamiast 60 dni.

Konieczność przekazywania Ministrowi Finansów czy urzędom skarbowym dużej ilości informacji w formie ustrukturyzowanej musi doprowadzić do zmian w zakresie oprogramowania systemów wspierających zarządzanie, jak również do przemodelowania obsługi procesów księgowych. Przedsiębiorstwa obawiają się, że integracja funkcjonujących systemów będzie wymagała dużych nakładów pracy. Jednak organizacje, które już dziś korzystają e-faktur w programach SAP, są w stanie szybko dostosować się do wymogów nowego systemu. Sprawdzone rozwiązania aplikacyjne oraz odpowiednio skonfigurowana i zabezpieczona komunikacja dotychczasowego oprogramowania z KSeF zapewni płynność pracy i ciągłość księgowania. 

Firma S&T we współpracy z Opentext, zachęca wszystkie podmioty korzystające z oprogramowania SAP do implementowania rozwiązań, które sprawdziły się już na rynkach zagranicznych, np. włoskim, na którym wzorowany jest polski KSeF.

Ze względu na krótki okres wdrożenia nowych wymogów ustawowych, wszystkim podmiotom posiadającym oprogramowanie SAP, w pierwszej kolejności rekomendujemy skorzystanie z gotowych rozwiązań aplikacyjnych, które sprawdziły się już na innych rynkach. Nasza firma od początku roku aktywnie wspiera przedsiębiorstwa w procesie dostosowania oprogramowania SAP do nowych wytycznych oraz oferuje pomoc w wyborze najbardziej optymalnych scenariuszy wdrożenia w zakresie połączenia z Krajowym Systemem e-Faktur. Dzięki temu dostosowanie się do nowych wymogów staje się o wiele łatwiejsze i pozwala firmom koncentrować się na benefitach ogólnopolskiego rozwiązania.” - podsumowuje  Patryk Borzęcki, SAP Segment Director w S&T.