Kasy fiskalne online – problemy i wyzwania z tym związane

Przepisy o kasach fiskalnych online miały wejść w życie w styczniu 2018 r. i pierwotnie zakładano, że obejmą wszystkich podatników. Jednakże Ministerstwo Finansów zmieniło podejście i zdecydowało, że nowe rozwiązanie wdroży stopniowo, w wybranych sektorach. Kasy fiskalne online z pewnością zrewolucjonizują system ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych. Jednak, jak każda zmiana, i ta wiąże się z niepewnością i – co istotne – z koniecznością ponoszenia dodatkowych nakładów finansowych przez przedsiębiorców. Co to są kasy online i jakie są problemy i wyzwania z nimi związane?

Uwagi wstępne

W styczniu 2020 r. kasę fiskalną online powinni posiadać przedsiębiorcy świadczący usługi naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych i motorowerów, jak również sprzedający benzynę silnikową, olej napędowy czy gaz przeznaczony do napędu silników spalinowych.

Od 1 stycznia 2021 r. obowiązek ten rozszerzono na przedsiębiorców zajmujących się świadczeniem stałej lub sezonowej usługi, związanej z wyżywieniem – stacjonarne placówki gastronomiczne oraz usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania i przedsiębiorców zajmujących się sprzedażą węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.

Od lipca 2021 r. kasy fiskalne online mają obowiązek prowadzić kolejne grupy zawodowe wykonujące usługi: fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne, budowlane, w zakresie opieki medycznej świadczone przez lekarzy i lekarzy dentystów, prawnicze, związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej – wyłącznie w zakresie wstępu.

Jednocześnie stare, tradycyjne kasy z elektronicznym zapisem kopii są sukcesywnie wycofywane – będzie można je kupić jedynie do końca 2022 r. Od 2023 r. sprzedawane mają już być wyłącznie kasy online.

Ustawodawca jest zdeterminowany, by wdrożyć to rozwiązanie we wszystkich przedsiębiorstwach sprzedających towary lub usługi na rzecz osób fizycznych. Dlatego już teraz warto się przygotować, zwłaszcza że głównie dla małych i średnich przedsiębiorców może być to spore wyzwanie organizacyjne, szczególnie jeżeli chcą zachować płynność sprzedaży.

Jak funkcjonują kasy online?

Kasy online, dzięki wykorzystaniu sieci teleinformatycznej, zapewniają możliwość przesyłania danych do Centralnego Repozytorium Kas (CRK), które gromadzi i analizuje przesłane informacje. Po włączeniu urządzenia dane o właścicielu kasy trafiają do CRK, a kasa nabywa numer ewidencyjny. Kasy rejestrują kopie wszystkich wydanych paragonów, a użytkownik nie ma do nich dostępu.

Co ważne, kasa online powinna posiadać potwierdzenie Głównego Urzędu Miar. Przedsiębiorca winien także zawrzeć umowę z serwisantem ze stosownymi uprawnieniami oraz posiadać stałe i bezpieczne połączenie internetowe oraz dokonać instalacji kasy w obecności serwisanta.

Wprowadzenie kas online wiąże się dodatkowo z wydatkiem finansowym na zakup sprzętu. W związku z tym Ministerstwo Finansów umożliwiło podatnikom odliczenie od podatku należnego kwoty wydanej na zakup każdej z kas rejestrujących, w wysokości 90% ceny zakupu (netto), jednak nie więcej niż 700 zł.

Alternatywą dla kas stacjonarnych są kasy fiskalne w smartfonie, dostępne w specjalnej aplikacji, która także powinna posiadać certyfikację Głównego Urzędu Miar. Rozszerzenie kas fiskalnych na urządzenia mobilne to z pewnością dobry krok w kierunku ułatwienia prowadzenia biznesu, który dodatkowo może ograniczyć wspomniane koszty.

Cel wprowadzenia przepisów o kasach online

Intencją wprowadzenia przepisów o kasach fiskalnych online była walka z uszczupleniami i luką w VAT, zwiększenie stopnia akceptacji płatności bezgotówkowych oraz wyłączenie z eksploatacji przestarzałych urządzeń.

Nowe rozwiązanie umożliwia też fiskusowi natychmiastowy dostęp do danych o podatniku, a to już może być miecz obusieczny. Z jednej strony zapewnia przedsiębiorcom łatwość rozliczeń i ewidencjonowania sprzedaży, z drugiej może być wykorzystywane w czasie kontroli podatkowych lub do typowania przedsiębiorców do kontroli, zwłaszcza w przypadku podatników, którzy mają nieregularną sprzedaż, różne stawki VAT, kilka punktów sprzedaży czy nieregularne godziny pracy.

Ponieważ dane z paragonów znajdują się w CRK, nieograniczony dostęp do nich ma Szef Krajowej Administracji Skarbowej. Innymi słowy, Szef KAS ma bieżący dostęp do informacji o tym, co, kiedy i za ile zostało sprzedane, w tym także o zdarzeniach zapisywanych w pamięci kas, czyli przykładowo stawkach VAT, adresach sprzedaży, datach przeglądów technicznych.

Warto nadmienić, że te szczegółowe dane raportowane z kas fiskalnych online trafiają nie tylko do Szefa KAS, ale mogą być przekazywane Ministrowi Finansów, izbom administracji skarbowej czy urzędom skarbowym i celno-skarbowym.

Autor:Kancelaria Prawna Skarbiec specjalizuje się w ochronie majątku, doradztwie strategicznym dla przedsiębiorców oraz zarządzaniu sytuacjami kryzysowymi.