Ubytki produktów a koszty podatkowe

Przemieszczanie i magazynowanie towarów może prowadzić do powstania ubytków, szczególnie w przypadku podmiotów dokonujących obrotu na dużą skalę. W wielu sytuacjach firmy odpowiedzialne za transport, przechowywanie towarów czy usługi logistyczne ograniczają swoją odpowiedzialność w tym zakresie do minimum, najczęściej przyjmując pewne limity strat, od których zaczynają odpowiadać przed zleceniodawcą. W efekcie część szkód niepokryta żadną formą rekompensaty musi być wpisana w koszty prowadzenia działalności. Powstaje więc pytanie, czy takie koszty mogą stanowić koszty uzyskania przychodu w związku z prowadzoną działalnością. Temat podjął Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w jednej z ostatnich interpretacji z dnia 9 września 2021 r. nr 0111-KDIB1-1.4010.286.2021.1.SG.

Czego dotyczyła interpretacja?

Firma z grupy kapitałowej nabywała środki ochrony środowiska w masowych ilościach, zarówno w formie suchej, jak i w workach. Specyfika tego rodzaju produktów polega na tym, że są one bardzo rozdrobnione, co przekłada się bezpośrednio na dużą sypkość przewożonych produktów. Produkty są oczywiście odpowiednio zabezpieczone przed działaniem czynników zewnętrznych w trakcie transportu oraz magazynowania.

Spółka dokonywała transportu wyżej wskazanych towarów zgodnie z warunkami dostawy (incoterms FOB), czyli była odpowiedzialna za towar od momentu jego dostarczenia na statek lub nadania towaru. W związku z powyższym spółka wdrożyła wewnętrzne procedury postępowania w przypadku wystąpienia braków lub ubytków w transportowanym towarze. Warto wskazać, że umowy z firmami transportowymi ograniczały odpowiedzialność firm transportowych za ubytki towaru i w efekcie w przypadku, gdy waga kupionego towaru różniła się od wagi przyjmowanej na magazyn, konieczne było sporządzenie protokołu strat oraz uzyskanie podpisów zgodnie z wewnętrzną procedurą. Przedsiębiorca zwrócił uwagę, że ze względu na cechy charakterystyczne produktu, w tym głównie dużą jego sypkość sprzyjającą powstawaniu ubytków, nie jest w stanie wnioskować o korektę faktury zakupu lub rekompensatę w związku z powstałymi stratami produktu.

Ponadto spółka wynajmowała od podmiotu zewnętrznego magazyn i kupowała usługi logistyczne w zakresie odbioru ładunku, rozładunku, załadunku, pakowania i konfekcjonowania. W przypadku wystąpienia strat sporządzany był protokół wskazujący rodzaj szkody, ilość, wartość oraz przyczynę jej powstania, a także zawierający podpisy uprawnionych osób.

W związku z takim stanem faktycznym powstało pytanie, czy spółka będzie miała prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów ubytki w towarze, za które nie jest uprawniona do otrzymania rekompensaty w postaci korekty faktury zakupu lub odszkodowania.

Stanowisko Dyrektora KIS

W indywidualnej interpretacji Dyrektor KIS zgodził się z podatnikiem i zaakceptował podejście, zgodnie z którym spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość ubytków w towarze, która została ujawniona, ale tylko w zakresie, w jakim powstałe straty są niezawinione i związane ze standardowymi następstwami prowadzonej działalności gospodarczej.

W pierwszej kolejności warto odnieść się do kwestii zawinienia. Tu organ podatkowy wskazał, że konieczne jest indywidualne przeanalizowanie specyfiki towaru oraz prowadzonej działalności pod kątem stwierdzenia, czy straty są nieuniknione. Z powyższego wynika więc, że podejście organu można rozszerzyć na podobne przypadki, jednak należy podkreślić, że przyjęta interpretacja dotyczy towarów nieoznaczonych i nabywanych w masowych ilościach. Innymi słowy, jeżeli powstaną ubytki np. w wycieraczkach samochodowych, to kwestia zawinienia będzie analizowana zupełnie inaczej i dużo ciężej będzie znaleźć właściwą argumentację uzasadniającą brak zawinienia. Zatem strata powinna mieć charakter losowy i nieunikniony. W szczególności nie będzie więc można kwalifikować jako niezawinione np. kradzieży produktów.

Ponadto organ zaznaczył, że w przypadku zliczenia ubytku do kosztów podatkowych niezbędne jest właściwe jego udokumentowanie. W przypadku powstałych ubytków powinien to być protokół strat określający co najmniej przyczynę strat, ilość, wartość, rodzaj szkody oraz podpisy uprawnionych osób i datę sporządzenia dokumentu. Brak protokołu strat lub jakiegokolwiek innego dokumentu uniemożliwia kwalifikację powstałych strat do kosztów podatkowych.

Należyta staranność

W wydanej interpretacji organ podatkowy podkreślił także, że od podmiotu gospodarczego wymagana jest należyta staranność. W szczególności objawia się ona stworzeniem i przestrzeganiem wewnętrznych procedur, stosowaniem odpowiednich zabezpieczeń oraz innymi działaniami mającymi na celu niedopuszczenie do pojawienia się ubytków. Do kosztów podatkowych będą mogły być zaliczone jedynie straty powstałe pomimo zachowania należytej staranności. W tym zakresie organ wskazał, że w toku postępowania interpretacyjnego nie jest możliwe jednoznaczne określenie, czy w konkretnym przypadku dochowana została należyta staranność, czy nie, a ustalenie tego wymaga przeprowadzenia postępowania dowodowego, które nie może być wykonane w postępowaniu interpretacyjnym. W konsekwencji pomimo pozytywnej interpretacji dla podatnika organ wskazuje, że każdy konkretny przypadek ubytków powinien być rozpatrywany i analizowany osobno, a podatnik tak naprawdę nigdy nie będzie miał pewności, czy jego podejście nie będzie kwestionowane, ponieważ pojęcie „należytej staranności” jest bardzo nieostre, przez co jest przedmiotem licznych sporów z fiskusem w ostatnim czasie.

Autor: Kancelaria Prawna Skarbiec specjalizuje się w ochronie majątku, doradztwie strategicznym dla przedsiębiorców oraz zarządzaniu sytuacjami kryzysowymi.