Praca zdalna w świetle prawa – rzeczywistość wyprzedziła regulacje

Regulacja możliwości pracy zdalnej w formie ustnej  przeważa nad formą pisemną – wynika z badania przeprowadzonego na zlecenie Gumtree.pl, przy współpracy z Randstad Polska. Jednocześnie, aż 71% pracowników zdalnych uważa, że czuje się chroniona przez prawo w czasie tzw. home office, a 40% pracodawców deklaruje, że czas pracy zdalnej ich pracowników nie jest w żaden sposób rozliczany.  

Zdalnie, z tarczą

Od 24 czerwca obowiązują przepisy tzw. Tarczy Antykryzysowej 4.0, regulujące pracę zdalną. Jest to jednak rozwiązanie tymczasowe, a przy tym ujęte lakonicznie, na co zwracają uwagę prawnicy. Przepisy ustawy mówią, że wykonywanie pracy zdalnej może być polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe, a także pozwala na to rodzaj wykonywanej przez niego pracy. Wskazano też, że pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Warto podkreślić, że wcześniej jedynymi przepisami, które odnosiły się do kwestii pracy poza biurem, były te dotyczące telepracy, która co do zasady ma charakter stały, a nie przejściowy bądź incydentalny. Do tej pory, od dobrej woli pracodawcy zależało, czy pracę zdalną regulować za pomocą przepisów wewnętrznych czy nie regulować jej w ogóle.

- Rozbudowanie regulacji zawartych w Tarczy Antykryzysowej 4.0, o te dotyczące wykonywania pracy w formie zdalnej, jest krokiem w dobrym kierunku, jednak nie ulega wątpliwości, że jest to zmiana nieuwzględniająca wielu aspektów relacji pracownika z pracodawcą, które powinny zyskać ramy ustawowe. W obecnej sytuacji można posiłkować się przepisami dotyczącymi telepracy, zwłaszcza w zakresie obowiązków pracodawcy dotyczących zapewnienia sprzętu i warunków technicznych do wykonywania pracy, jednak w dłuższej perspektywie będzie to prowadzić do znacznych rozbieżności interpretacyjnych w orzeczeniach sądowych. Istotne jest również, że ustawodawca nie przyznaje pracownikowi prawa do tego, aby ubiegać się o skierowanie do wykonywania pracy zdalnej, ani aby odmówić wykonywania pracy w ten sposób. Arbitralność decyzji pracodawcy w tym zakresie narusza naczelną zasadę ochrony pracownika, który nie ma szans na to, aby skierowaniu do pracy zdalnej się przeciwstawić – wyjaśnia Aleksandra Kolbus-Kucharska z kancelarii Świostek Kupski Adwokaci Sp.p.

„Na słowo” częściej niż na piśmie

Jak pokazują wyniki badania, ponad połowa pracowników pracujących zdalnie (54%) przyznaje, że taki tryb pracy uzgodnili ze swoimi pracodawcami ustnie. Odsetek osób, które mają tę kwestię uregulowaną pisemnie, jest nieznacznie wyższy w przypadku pracowników na umowie cywilno-prawnej (52%) oraz prowadzących działalność gospodarczą (46%) niż na umowie o pracę (43%). Różnice są również zależne od tego, kiedy pracodawca zezwolił na taki tryb pracy.

Co drugi pracownik, posiadający możliwość pracy zdalnej jeszcze przed pandemią koronawirusa, twierdzi, że ta forma wykonywania obowiązków zawodowych została uregulowana z pracodawcą w formie pisemnej. W przypadku pracowników, którzy otrzymali możliwość pracy zdalnej w dobie pandemii, tylko 39% respondentów przyznaje, że zasady te zostały uregulowane na piśmie.

Niezależnie jednak od tego, czy kwestia pracy zdalnej została wpisana do umowy, ustalona mailowo czy wyłącznie w formie ustnej, większość pracowników pracujących z domu czuje się chroniona przez prawo w trakcie wykonywania obowiązków. Wyniki badania pokazują, że taką ochronę dostrzega 71% respondentów, podczas gdy przeciwnego zdania jest 18% badanych, a 11% nie ma na ten temat zdania. Ochrony ze strony prawa nie czują szczególnie osoby posiadające własną działalność gospodarczą (29%) oraz współpracujące w ramach umowy cywilno-prawnej (25%). Wśród osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, już tylko 13% ankietowanych nie czuje się chroniona przez prawo pracy podczas wykonywania obowiązków zawodowych poza biurem. Czy pracownik na home office rzeczywiście nie ma się czego obawiać?

–  Co do zasady, zakres ochrony pracownika wykonującego pracę w siedzibie pracodawcy i w ramach pracy zdalnej jest niezmienny, jednak dla większego poczucia bezpieczeństwa pracownik powinien zadbać o to, by polecenie pracy zdalnej zostało potwierdzone na piśmie. Dla uniknięcia późniejszych nieporozumień strony powinny również możliwie precyzyjnie określić swoje prawa i obowiązki, w tym w szczególności wymiar czasu pracy oraz sposób jego rozliczania, a przede wszystkim ustalić, czy pracownik ma obowiązek być gotowy do świadczenia pracy w konkretnych godzinach oznaczonych przez pracodawcę, czy jedynie do wykonania zleconych przez przełożonego zadań w określonym terminie. Przy ustalaniu zasad wykonywania pracy zdalnej strony powinny również poruszyć temat wynagradzania za pracę w godzinach nadliczbowych. Ponadto ustalenia powinny także dotyczyć sposobu rozliczania kosztów, jakie ponosi pracownik w związku z wykonywaniem pracy zdalnej, a które w większości przypadków wynikają z większego zużycia mediów w miejscu świadczenia pracy zdalnie – wylicza aplikant adwokacki Aleksandra Kolbus-Kucharska.

Zgodnie z regulacjami Tarczy 4.0, potrzebne w pracy zdalnej narzędzia, materiały oraz obsługę logistyczną powinien zapewnić pracodawca. Ustawa mówi także, że pracownik może używać własnych narzędzi, o ile umożliwiają poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic chronionych prawnie.

Zadaniowo czy od 8 do 16?

W wielu przedsiębiorstwach utarł się pogląd, iż pracownicy wykonujący swoje obowiązki stacjonarnie, mogą być lepiej kontrolowani przez swoich pracodawców, a wykonane zadania można zweryfikować łatwiej, niż w przypadku pracy zdalnej. Jak rozliczanie czasu spędzonego na home office wygląda w praktyce? Wyniki badania pokazują, że aż 40% pracodawców deklaruje, iż w ich firmach nie funkcjonuje żaden system do rozliczania pracy zdalnej. Co piąty pracodawca sprawdza aktywność pracowników na komputerze (logowania do sieci) lub daje im wolną rękę i umożliwia samodzielne prowadzenie rozliczenia czasu pracy.

Nieco inaczej wyglądają odpowiedzi w przypadku pracowników – na brak systemu do rozliczeń wskazało 23% badanych, 41% zaznacza, że prowadzi swoje raporty i udostępnia je przełożonemu, a 24% przyznaje, że pracodawca prowadzi rejestr godzin logowania do sieci.

– Kiedy weźmiemy pod uwagę wielkość firmy, zaczynają nam się rysować różnice w sposobie rozliczania czasu pracy zdalnej. Wśród osób pracujących w mikrofirmach, aż 75% zapytanych przyznaje, że samodzielnie prowadzi takie rozliczenie bądź czas pracy w żaden sposób nie jest sprawdzany. W przypadku dużych firm, zatrudniających ponad 250 pracowników, odsetek ten wynosi 59%. Wśród osób pracujących w największych firmach, czas pracy zdalnej częściej jest za to monitorowany przez pracodawcę (32% wskazań) – mówi Katarzyna Merska, Koordynator ds. Komunikacji Gumtree.pl.

Choć praca zdalna w ostatnich latach powoli zyskiwała na znaczeniu, głównie jako forma benefitu dla pracowników, do niedawna nikt nie spodziewał się prawdziwej rewolucji, jaka nastąpiła w ciągu niespełna pół roku. Obecny stan prawny, a także wyniki badania, wskazują na to bardzo wyraźnie. Oznacza to, że zarówno pracodawcy, jak i prawodawcy mają przed sobą jeszcze szereg wyzwań związanych z kompleksowym uregulowaniem tego obszaru aktywności zawodowej.