Przyszłość organizacji imprez firmowych: automatyzacja i sztuczna inteligencja

Znaczenie imprez firmowych udowadniają wyniki badań przeprowadzonych zarówno wśród korporacji, jak i małych przedsiębiorstw. Prawie wszyscy (98%) szefowie firm zamierzali zorganizować co najmniej jedno takie wydarzenie w 2023 roku. 85% planowało co najmniej trzy, a 35% - dziesięć lub więcej wydarzeń*. Niemniej jednak organizacja imprez firmowych to zwykle duże wyzwanie.  Dlatego wykorzystanie nowoczesnych technologii, które wkraczają z impetem na polski rynek eventowy, mogą usprawnić cały proces i przyczynić się do sukcesu wydarzenia.

Kluczowa rola eventów firmowych

Imprezy firmowe pozwalają łączyć zespoły, stając się kluczem do budowania silnych relacji poprzez dedykowane do potrzeb szkolenia i aktywności teambuildingowe. Jednak aranżowanie takich wydarzeń jest nie tylko czasochłonne, ale wymaga także dużych pokładów kreatywności. Na szczęście, obecnie firmy mają do dyspozycji coraz szerszy wachlarz innowacyjnych rozwiązań, oferowanych przez szybko rozwijającą się branżę eventów. – Jednym z nich jest konfigurator imprez firmowych. To narzędzie powstało z myślą o tym, aby maksymalnie ułatwić i przyspieszyć organizację wydarzeń branżowych: począwszy od zaplanowania daty wydarzenia, przez wybór rozrywek, po ostateczną wycenę – wyjaśnia Joanna Hoc-Kopiej z Dworu Korona Karkonoszy, będącego pomysłodawcą i autorem rozwiązania.

Wirtualne narzędzia dostarczają klientom szereg korzyści. Umożliwiają bardziej efektywne planowanie, zarządzanie i personalizację wydarzeń, co znacznie redukuje czas i wysiłek potrzebny na organizację. Z kolei włączenie interaktywnych elementów jako jednej z atrakcji eventu, np. gogli VR, angażuje uczestników na nowych poziomach, tworząc unikalne doświadczenia.

Czy nowoczesne technologie zrewolucjonizują organizację wydarzeń?

Zdecydowana większość firm jest obecnie zaangażowana w organizację co najmniej jednej imprezy integracyjnej rocznie. Planowanie takiego eventu, niezależnie od wielkości firmy, wiąże się z koniecznością stanięcia przed licznymi wyzwaniami. Podstawowe kwestie, takie jak znalezienie optymalnego miejsca czy określenie budżetu, są kluczowe już w fazie planowania. Co najważniejsze, sukces organizowanych wydarzeń zależy nie tylko od ustaleń logistycznych. Równie istotne jest dopasowanie programu i atrakcji do potrzeb i oczekiwań uczestników.

Impreza firmowa to wieloaspektowe wydarzenie, obejmujące różnorodne elementy. Wymaga zatem zaangażowania ludzi i środków. – W odpowiedzi na te wyzwania, wykorzystanie cyfrowych narzędzi, takich jak konfigurator imprez firmowych, stanowi rozwiązanie, które znacznie usprawni planowanie i koordynowanie wydarzeń poprzez automatyzację różnych aspektów procesu – podkreśla Joanna Hoc-Kopiej. A jak to wygląda w praktyce? Działanie konfiguratora imprez firmowych można samodzielnie przetestować na www Dwór Korona Karkonoszy.

Idealnie zaplanowana impreza firmowa - z konfiguratorem imprez to możliwe!

Rozwój sektora imprez firmowych wyłonił potrzebę posiadania narzędzia, które znacznie skróci i zoptymalizuje proces organizacji tego typu wydarzeń. Jednym z kluczowych warunków jest przy tym skuteczna komunikacja pomiędzy zleceniodawcą a organizatorem. Tylko taka jest w stanie zapewnić spójność wizji i terminowe dostarczenie usług. Konfigurator imprez zmniejsza do minimum liczbę wymienianych wiadomości e-mail i dogadywanych kwestii między firmą, a agencją eventową. Co to oznacza w praktyce?

Wyobraź sobie, że organizujesz imprezę firmową i chcesz wiedzieć jakie są dostępne szkolenia w danej placówce, typy integracji czy atrakcje. Potrzebujesz natychmiastowej informacji o dostępności obiektu w wybranym terminie i wyceny, dostosowanej do określonej daty i liczby uczestników. Konfigurator imprez pozwoli to sprawdzić za jednym kliknięciem myszką. Oferuje przy tym szereg funkcji w jednym, przyjaznym dla użytkownika interfejsie. To innowacyjne rozwiązanie odpowiada na wszystkie potrzeby firm organizujących wydarzenia, zwiastując nową erę planowania i zarządzania eventami.

*https://www.equationevents.com/blog/2023-revealed-120-corporate-event-stats-crucial-for-every-event-planner