Technologia uwalnia potencjał działu HR

Prowadzenie firmy nigdy nie było trudniejsze niż w obecnych czasach. Niedobory kadrowe, zmieniające się przepisy, rosnące koszty zatrudnienia czy zmiany pokoleniowe to jedynie część wyzwań, z którymi na co dzień muszą mierzyć się zarówno właściciele, jak i pracownicy działów kadr. Wsparcie w codziennych procesach oferuje rozwój technologii. Według badania „Payroll Proficiency Index” przeprowadzonego przez SD Worx, aż 84,2 proc. średniej wielkości firm uważa, że technologia i oprogramowania ułatwiają składanie oświadczeń, sprawozdań i komunikację z urzędami.

Codzienna praca działów HR wiąże się z operowaniem ogromną liczbą dokumentów, wniosków, umów, a także danych, których wprowadzanie i interpretacja potrafią być czasochłonne. Z badania „Payroll Proficiency Index” wynika, że dla 73,9 proc. przedsiębiorstw w Polsce, naliczanie płac jest łatwiejsze, dzięki rozwiązaniom technologicznym. Jednocześnie managerowie polskich firm wskazali 5 kluczowych procesów płacowych, które mogłyby być realizowane sprawniej i szybciej, dzięki wykorzystaniu nowoczesnych technologii w firmach. Są to:

• gromadzenie danych i dostęp do nich lub integracja ze źródłem danych (40,7 proc.),
• zarządzanie umowami (44,8 proc.),
• zarządzanie obecnościami i nieobecnościami (46,9 proc.),
• wypłata wynagrodzeń pracownikom i przepływy pieniężne (40,5 proc.),
• oświadczenia, sprawozdania i komunikacja z władzami (45,6 proc.).

Zaawansowane narzędzia dla działów HR to nie tylko oszczędność czasu oraz gwarancja zgodności z aktualnymi przepisami. Aż 91 proc. dyrektorów ds. HR wskazuje, że technologia i oprogramowania płacowe miały pozytywny wpływ na koszty naliczania płac.

– W dynamicznej rzeczywistości, w jakiej przyszło nam funkcjonować, wyzwaniem na miarę rozwoju lub stagnacji w firmie, jest poszukiwanie optymalizacji. Dotyczy to niemal każdego działu i obszaru funkcjonowania przedsiębiorstwa. Automatyzacja i digitalizacja powtarzalnych procesów, pozwala nie tylko ograniczyć koszty czy wyeliminować niepotrzebne pomyłki, ale również w bardziej efektywny sposób wykorzystać potencjał i czas specjalistów. W przypadku działów HR wykorzystanie technologii do stałych procesów związanych, np. z naliczaniem i rozliczaniem płac czy czasu pracy, pozwala specjalistom HR na skupienie swojej uwagi i kompetencji na pracownikach, ich rozwoju czy kondycji psychicznej – mówi Paulina Zasempa, People Country Lead – Poland and CEE w SD Worx Poland.

Lek na całe zło?

Z czym zmagają się działy HR w polskich firmach? W badaniu „Payroll Proficiency Index”  przeprowadzonym przez SD Worx, managerowie działów HR wskazują na trudności ze zrozumieniem aktualnych przepisów i brakiem odpowiedniego know-how. 65 proc. średniej wielkości przedsiębiorstw najczęściej zmaga się ze złożonością systemu podatkowego, a niemal połowa ankietowanych (44,8 proc.) prezesów twierdzi, że społeczne przepisy prawne oraz dostosowanie przepisów utrudniają naliczanie płac. Ponad połowa specjalistów ds. płac (56,4 proc.) wskazuje, że tempo zmian w przepisach prawa utrudnia im naliczanie płac. Aż 3 na 4 przebadane firmy średniej wielkości potwierdzają, że posiadanie dostępu do aktualnej wiedzy i know-how związanego z płacami ułatwia przetwarzanie danych i realizację niezbędnych procesów. Jednocześnie 34 proc. dyrektorów ds. HR przyznaje, że technologia ułatwia interpretację danych przed ich wprowadzeniem do systemu.

Zaufanie technologii – czy możemy czuć się w pełni bezpiecznie

Jak wynika z badania SD Worx – „The Perfect Match”, w Polsce aż 59,2 proc. organizacji przywiązuje wagę do digitalizacji w zakresie HR, co przekłada się na zoptymalizowaną transformację cyfrową. Mimo tego 46,4 proc. polskich pracowników uważa, że ich pracodawcy wciąż mają przed sobą długą drogę do zapewnienia im optymalnych narzędzi technologicznych. Jedynie 42,8 proc. osób pracujących w Polsce przyznaje, że firmy zapewniają im odpowiednie zasoby cyfrowe do wydajnego i jakościowego wykonywania swojej pracy. Jest to najsłabszy wynik wśród wszystkich przebadanych krajów. Większość polskich pracowników nie odczuwa jednak zagrożenia wynikającego z digitalizacji miejsca pracy. Tylko 22 proc. uważa, że automatyzacja może zagrozić przetrwaniu ich stanowisk. Co druga osoba (48,4 proc) za to przyznaje, że dzięki digitalizacji ich praca stała się przyjemniejsza i nabrała dodatkowego znaczenia.

– Znacząca większość polskich firm dostrzega korzyści wynikające z wprowadzania nowych rozwiązań technologicznych. Dyrektorzy finansowi, specjaliści ds. HR i płac, jak i inni eksperci w Polsce są zgodni: sprawnie wprowadzana digitalizacja nie tylko zwiększa wydajność przeprowadzanych procesów, ale pozwala również na budowanie konkurencyjności firmy na rynku pracy, zapewniając pracownikom komfort wykonywania swoich obowiązków. Ostatecznie, firma inwestująca w rozwiązania technologiczne wykazuje, że jest gotowa na innowacje, co przekłada się na atrakcyjność w oczach zarówno potencjalnych pracowników, jak i obecnych członków zespołu – dodaje Lalit Gupta, Managing Director – Eastern Europe w SD Worx Poland.