Banki wydają 1–3 proc. swoich przychodów na druk i zarządzanie dokumentami. Jest duże pole do oszczędności

W pełni cyfrowe biuro to jeszcze odległa przyszłość – podkreślają przedstawiciele firmy Lexmark. Dziś blisko 40 proc. procesów w bankach wciąż opiera się na papierowych wersja dokumentów. Zarządzanie dokumentacją i drukiem to dla instytucji finansowych znaczny koszt. Światowe trendy wskazują, że przeznaczają one na to 1–3 proc. swoich przychodów. Usprawnienia w tym procesie mogą więc przynieść znaczne oszczędności. Są też konieczne ze względu na coraz większą mobilność klientów i pracowników.

– 18 lat temu, w pierwszym dniu mojej pracy, usłyszałem hasło „digital office”, czyli biuro bez papieru. 18 lat później niewiele się zmieniło. Nadal papier jest podstawą wszystkich procesów, które odbywają się w bankach. Podając tutaj za instytutami badawczymi takimi jak IDC, w tej chwili 37 proc. procesów, które są przeprowadzane w bankach, jest nadal opartych na dokumentach w formie papierowej – mówi agencji Newseria Biznes Grzegorz Najda, prezes w firmie Lexmark Polska. – Z kolei KPMG podaje, że około 50 proc. kosztów w banku stanowią koszty ludzkie, a zasoby te potrzebne są do manualnego procesowania dokumentów w projektach.

W porównaniu do sytuacji sprzed 18 lat bankowość stała się bardziej mobilna. Już 30 mln osób ma dostęp do swojego konta online, a 5 mln osób ma zainstalowane aplikacje bankowe na swoim smartfonie. Również organizacja wewnątrz banku opiera się w dużej mierze na urządzeniach mobilnych. Mimo to przy sprzedaży pożyczek, kredytów czy otwieraniu kont w dużej mierze korzysta się z drukowanych dokumentów.

– Bez odpowiednich regulacji papier pozostanie nadal przez najbliższe kilka, być może nawet kilkanaście lat głównym nośnikiem informacji w bankach – podkreśla Grzegorz Najda.

Jak podkreśla, operacje związane z drukiem i zarządzaniem dokumentami stanowią stały koszt dla banków. Co ważne, instytucje finansowe zwracają uwagę nie tylko na koszty zakupu danych urządzeń, lecz także na koszty ich eksploatacji i serwisu.

– Oceniają oni wybór konkretnej platformy pod kątem tego, ile będzie ich kosztowała obsługa danego rozwiązania w okresie 4 czy 5 lat trwania kontraktu. W koszty całkowite, tzw. total cost of ownership, są wliczone zarówno cena nabycia sprzętu, jak i obsługi serwisowej, materiałów eksploatacyjnych, upgrade’ów i dostępności urządzeń – wyjaśnia Grzegorz Najda.

Sprawna obsługa posprzedażowa to nie tylko kwestia zmniejszania całkowitych kosztów eksploatacji urządzeń, lecz także ich ciągłej pracy. Banki często wybierają oferty, które zwalniają ich pracowników z obowiązku kontrolowania tego, czy dany sprzęt działa, czy działa prawidłowo, czy nie brakuje papieru. Dzięki czujnikom zainstalowanym w nowoczesnych maszynach firma je obsługująca może z wyprzedzeniem przewidzieć awarię i usunąć ją jeszcze zanim pracownicy banku ją zauważą.

– Jeśli chodzi o obszar druku i zarządzania dokumentami nadal obserwujemy duże możliwości oszczędności po stronie banków. Dużo pracy zostało już wykonane, bo to nie jest tak, że banki przegapiają te możliwości. Natomiast nadal istnieje w tym obszarze duża możliwość do zoptymalizowania kosztów – przekonuje Grzegorz Najda.

Optymalizacja kosztów to tylko jeden możliwy do osiągnięcia efekt. Kolejnym jest poprawa tzw. customer experience, czyli doświadczeń klienta banku. Tym bardziej że zmiana dostawcy usług finansowych staje się coraz łatwiejsza, widać więc coraz mniejszą lojalność klientów wobec banku.

– Wydaje się, że w tej chwili poważnym wyzwaniem dla banków jest także ograniczenie ryzyka i zapewnienie zgodności z wymaganiami nakładanymi przez regulatora rynku. Są to ryzyka związane z dostępem osób niepowołanych do informacji i do urządzeń w sieci. Chodzi również o ograniczenie ryzyka związanego z samym urządzeniem, czyli zabezpieczenie dostępu poprzez autoryzację i samych informacji przetwarzanych przez maszynę, drukowanych, skanowanych czy kopiowanych – wyjaśnia Grzegorz Najda.