Mówi: | Sławomir Błaszczak |
Funkcja: | partner zarządzający |
Firma: | 4Results |
Spotkania to codzienność większości polskich menadżerów. Według nich są zbyt czasochłonne i nieefektywne
74 proc. menadżerów codziennie ma spotkania w małej grupie osób, a 60 proc. przynajmniej raz w tygodniu odbywa zebrania w większym zespole – wynika z badania firmy szkoleniowej 4Results. Zdaniem badanych spotkań jest zbyt dużo i nie są one efektywne, nie kończą się żadnymi budującymi wnioskami. Dodatkowo wielu z nich podkreśla brak zaangażowania uczestników objawiający się m.in. tym, że korzystają w czasie spotkania z telefonów i laptopów.
Badanie „Spotkania: efektywnie spędzony czas czy stracone godziny?” przeprowadzone wśród blisko 500 menadżerów wskazuje, że 90 proc. z nich ma przynajmniej raz w tygodniu takie spotkania w małej grupie, a 5 na 10 – w większej grupie osób. Do tego dochodzą telekonferencje, które przynajmniej raz na tydzień odbywa połowa menadżerów.
– Menadżerowie nie oceniają spotkań zbyt wysoko pod kątem efektywności. Mają poczucie, że tych spotkań jest za dużo, zajmują im one bardzo dużo czasu, kiedy mogłyby się odbyć spotkania innego typu. Dużo czasu poświęcamy na spotkania operacyjne, kiedy trzeba w zbyt dużym gronie omówić różne rzeczy. Z kolei brakuje nam czasu na spotkania strategiczne, budujące zespół, albo jeden na jeden, które są kluczowe dla menadżerów – mówi agencji Newseria Biznes Sławomir Błaszczak, partner zarządzający, 4Results.
Zarządzający najczęściej biorą udział w tzw. operatywkach, czyli krótkich spotkaniach dotyczących bieżącej pracy. Blisko połowa menadżerów spotyka się ze swoim szefem na rozmowę rzadziej niż raz w tygodniu, a 14 proc. – w ogóle. Ponad połowa badanych przyznaje, że uczestniczy w spotkaniach strategicznych rzadziej niż raz na tydzień. Autorzy raportu sugerują, że uporządkowanie siatki spotkań, wprowadzenie ich cykliczności ułatwia zarządzanie i monitorowanie realizacji celów.
Przed spotkaniem wszyscy jego uczestnicy muszą znać cel i charakter spotkania. Dyskusja powinna być rzeczowa i konstruktywna, a jej uczestnicy aktywni
– Niekoniecznie wiemy, po co się spotykamy. Po prostu są jakieś tematy do omówienia, więc potrzebne jest spotkanie. Ono powinno się kończyć konkretnym produktem: decyzją, ustaleniami, uzgodnieniami – mówi Sławomir Błaszczak.
Menadżerowie podkreślają, że łatwiej o taki przebieg spotkania w mniejszym gronie, gdy uczestnicy są właściwie dobrani. Zbyt szeroka grupa rozprasza i wprowadza zbędne wątki poboczne.
Kluczem do sukcesu jest też świadomość roli prowadzącego spotkanie. Lider spotkania powinien być przygotowany, wiedzieć, jak zebranie poprowadzić, umieć słuchać i skłaniać pracowników do dyskusji.
– Badani wskazują na to, że od tego, jak oni są przygotowani, jakie mają kompetencje związane z prowadzeniem tego typu spotkań, zależy efektywność spotkania. Jeśli angażują uczestników, potrafią ich dobrze słuchać, mają dobrze przygotowaną strukturę, jasno pracują z celami, to te umiejętności znacząco wpływają na podniesienie efektywności spotkań – mówi partner zarządzający 4Results.
W ocenie menadżerów stratą czasu są telekonferencje. Częste problemy techniczne, niska jakość lub przerwy w połączeniu, a także brak bezpośredniego kontaktu sprawiają, że uczestnicy tzw. calli są rozproszeni, zajmując się jednocześnie kilkoma sprawami. Jeśli nie ma możliwości bezpośredniego spotkania, lepszy rozwiązaniem wydaje się wideokonferencja, która bardziej angażuje uczestników.
– Telekonferencja stwarza możliwość ucieczki i zajmowania się innymi tematami, a tylko pozornego uczestniczenia w spotkaniu. To wpływa na obniżenie efektywności tego typu spotkań. Dlatego zalecamy włączanie kamery, nawet jeśli to by miały być krótsze spotkania, ale będą bardziej skuteczne. Wcześniej powinny być określone materiały, z którymi należy się zapoznać, oraz jasno określony cel wideokonferencji – mówi Sławomir Błaszczak.
Mimo to 60 proc. badanych w ogóle nie bierze udziału w wideokonferencjach.
Brak zaangażowania i koncentracji uczestników to coś, co najbardziej przeszkadza menadżerom – wskazuje na to co trzeci badany. Co czwarty narzeka na to, że współpracownicy ignorują cel spotkania poprzez korzystanie z telefonów i komputerów w jego trakcie.
Czytaj także
- 2024-03-29: Docenianie przez szefa jest równie ważne dla pracowników, co atrakcyjne wynagrodzenie i obowiązki. Kluczową rolę odgrywa komunikacja między liderem a zespołem
- 2024-03-07: Polki należą do najbardziej przedsiębiorczych kobiet w UE. Jednak wciąż jest ich zbyt mało w zarządach i radach nadzorczych firm
- 2024-03-01: Krystyna Sokołowska (Miss Polonia 2022): Może po konkursie Miss World otworzą się perspektywy na pracę w telewizji. Chciałabym poprowadzić jakiś program
- 2024-02-01: Niepewność gospodarcza i prawna utrudnia działalność firm. Przedsiębiorcy liczą na lepszą współpracę z rządem
- 2024-02-02: Mark Brzezinski: To jest dobry czas dla polsko-amerykańskiej współpracy. Jest duże zainteresowanie inwestycjami po obu stronach
- 2024-02-05: Rekordowe wyniki lotniska w Gdańsku. Rozbudowa siatki połączeń pozwoli na obsłużenie w tym roku ponad 6 mln pasażerów
- 2023-12-08: O pracownikach 50+ krąży wiele szkodliwych stereotypów. Ta grupa wiekowa wymaga dostrzeżenia i docenienia na rynku pracy
- 2023-05-30: Na polskim rynku sukcesywnie spada jakość obsługi klientów. Odwrotny trend widać jednak w bankowości i ubezpieczeniach
- 2023-05-18: Pizza Hut stawia na franczyzę. Chce otwierać nawet kilkanaście nowych restauracji rocznie
- 2023-04-25: Ataki phishingowe głównym zagrożeniem w cyberprzestrzeni. Próby wyłudzeń najczęściej dotyczą fałszywych inwestycji i sensacyjnych fake newsów
Kalendarium
Więcej ważnych informacji
Jedynka Newserii
Jedynka Newserii
Handel
Francuskie firmy z potężnym wkładem w polską gospodarkę. Reinwestują tu połowę wypracowywanych zysków i zatrudniają prawie 230 tys. osób
Polska jest dziś dla Francji kluczowym partnerem gospodarczym w Europie Środkowo-Wschodniej. Na naszym rynku francuskie firmy ulokowały blisko połowę wszystkich swoich inwestycji w regionie CEE – obecnie działa ich tu 1,2 tys., tworzą łącznie 227 tys. bezpośrednich miejsc pracy i co najmniej drugie tyle pośrednich, u swoich dostawców i partnerów. Skumulowana wartość bezpośrednich inwestycji francuskich firm w Polsce wyniosła dotąd 108 mld zł. Szybko jednak rośnie, ponieważ przedsiębiorstwa znad Sekwany reinwestują 50 proc. wypracowanych przez siebie zysków, głównie w automatyzację i innowacje środowiskowe – wynika z nowego raportu, opublikowanego przez Francusko-Polską Izbę Gospodarczą we współpracy z Instytutem Debaty Eksperckiej i Analiz Quant Tank.
Transport
Europejski Bank Inwestycyjny stawia na projekty niskoemisyjnej energetyki i bezpieczeństwa. Finansowanie dla Polski to 5 mld euro rocznie
Ponad 85 mld euro w ciągu ostatnich 20 lat zainwestował w Polsce Europejski Bank Inwestycyjny. Środki te przeznaczono przede wszystkim na budowę infrastruktury: dróg czy kolei. Obecnie najwyższy priorytet mają energetyka oraz bezpieczeństwo. Kolejnym etapem powinna być cyfryzacja oraz inwestycje w nowoczesne technologie i podniesienie innowacyjności. Cel to zwiększenie liczby patentów i licencji powstających w Polsce, a w konsekwencji – wzrost konkurencyjności naszego kraju.
Transport
Przed polskimi firmami transportowymi piętrzą się problemy. Obok konkurencji z Ukrainy są nim także liczni pośrednicy działający na unijnym rynku
Jednym z najpoważniejszych problemów firm transportowych jest dziś udział ogromnej liczby pośredników na unijnym rynku. – W sprytny sposób podkupują zlecenia, przetrzymując je do ostatniej chwili, kiedy mogą je dobrze, za niską cenę sprzedać. W efekcie przewoźnik wykonuje fracht o wartości niepokrywającej kosztów takiego transportu – mówi Jan Buczek, prezes Zrzeszenia Międzynarodowych Przewoźników Drogowych w Polsce. Jak ocenia, polska branża transportowa jest w tej chwili w kryzysie, wywołanym przez cały szereg nakładających się na siebie czynników, w tym także m.in. spowolnienie w europejskiej gospodarce i wyzwania związane z redukcją emisji. Zakłócenia powodowane ostatnimi protestami i blokowaniem polsko-ukraińskiej granicy tylko te problemy potęgują.
Partner serwisu
Szkolenia
Akademia Newserii
Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.