Newsy

Małe i średnie przedsiębiorstwa nadal nie dostosowały się do zmian przepisów o ochronie danych osobowych. Od maja grożą im wysokie kary

2017-12-14  |  06:40

Dostosowanie do nowych przepisów o ochronie danych osobowych, które wprowadzi od maja 2018 roku unijna dyrektywa RODO (GDPR), oznacza dla firm wielomiesięczne przygotowania, zarówno od strony organizacyjnej, jak i technicznej. Zanim nowe przepisy wejdą w życie, przedsiębiorstwa muszą dokonać analizy ryzyka, przeszkolić pracowników, wdrożyć rozwiązania i infrastrukturę IT, która zagwarantuje bezpieczeństwo danych osobowych oraz wymienić większość klauzul i formularzy. Na pół roku przed RODO tylko duże firmy zaczęły przygotowania do prawnej rewolucji. Wśród podmiotów z sektora MSP ich skala jest niewielka.

– Adaptacja do wymagań stawianych przez RODO może być kosztowna dla firm. To zależy od świadomości, dojrzałości i skomplikowania procesów biznesowych. Na pewno trzeba będzie ponieść koszty związane z analizą ryzyka, zmianami w organizacji czy stworzeniem stanowiska oficera danych osobowych – mówi agencji informacyjnej Newseria Biznes Przemysław Perz, menadżer działu Systemy CRM i Integracja w Hicron.

RODO, czyli ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych, zacznie obowiązywać od 25 maja 2018 roku. Unijna regulacja ma ujednolicić przepisy w tym zakresie na terenie wszystkich dwudziestu ośmiu państw członkowskich Wspólnoty. Przygotowana na jej podstawie polska ustawa zastąpi dotychczasowy akt prawny, który obowiązuje od 20 lat.

Ekspert Hicron ocenia, że niecałe pół roku przed wejściem w życie RODO stan przygotowań polskich firm z sektora MSP do nowej regulacji jest marginalny. Z kolei duże przedsiębiorstwa i koncerny podjęły już kroki, które mają im pomóc zaadaptować się do nowych przepisów.

Stan przygotowań polskich firm zależy od wielkości organizacji. W tych większych prowadzone są analizy wewnętrzne, definiowane są obszary, które powinny w pierwszej kolejności podlegać zmianom. Są również wdrażane pierwsze rozwiązania i zmiany. Natomiast w mniejszych organizacjach ten problem jest prawie całkowicie marginalizowany. Biorąc pod uwagę bliski termin wdrożenia tej regulacji i skalę wymagań, które niesie za sobą RODO, stopień zaawansowania tych przygotowań jest naprawdę niewielki – mówi Przemysław Perz.

Nowe prawo narzuci szereg obowiązków podmiotom, które gromadzą i przetwarzają informacje o swoich klientach. Dla firm RODO oznacza więc wielomiesięczne przygotowania, m.in. konieczność przejrzenia i wymiany formularzy, klauzul i zgód na przetwarzanie danych osobowych klientów, zweryfikowania wewnętrznych procesów pod kątem bezpieczeństwa tych informacji, wdrożenia infrastruktury IT, która to zagwarantuje, przeszkolenia pracowników oraz utworzenia stanowiska administratora danych osobowych, który będzie czuwał nad ich bezpieczeństwem i przestrzeganiem nowej regulacji.

Jak podkreślają eksperci Hicron, sprawne przygotowanie do wdrożenia nowych przepisów obejmuje pięć najważniejszych kroków.

Pierwszy to zbudowanie w organizacji świadomości i wiedzy na temat wymagań stawianych przez nowe przepisy. W kolejnym kroku należy przeprowadzić analizę i zidentyfikować potencjalne ryzyko naruszeń tych przepisów. Dalej należałoby się zastanowić nad rozwiązaniami, które adresują te ryzyka. One powinny dotyczyć obszaru prawnego, IT, ale też zmiany procedur i funkcjonowania organizacji, choćby przez wprowadzenie stanowiska oficera danych osobowych czy współpracy z organami nadzorującymi – mówi Przemysław Perz.

Czwartym krokiem w przygotowaniach do RODO jest wdrożenie rozwiązań, które wynikają z tej regulacji. Na koniec firma nie może też zapomnieć o monitorowaniu ryzyka, ciągłym analizowaniu ryzyka i zagrożeń, które stoją przed organizacją w kontekście zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych.

Głównym celem RODO jest legislacyjne potwierdzenie, że ochrona danych osobowych jest podstawowym prawem obywateli UE, podstawowym prawem człowieka. Dlatego RODO niesie też szereg korzyści dla osób prywatnych, nadaje im więcej praw. Po drugie, mamy też większą transparentność w odniesieniu do użycia naszych danych osobowych, wiemy, kto i kiedy, w jakim procesie i dlaczego je wykorzystał – mówi Przemysław Perz.

Zgodnie z wymogami RODO firmy będą musiały przekazywać klientom bardzo szczegółowe informacje o przetworzeniu ich danych osobowych bądź prosić o zgodę na ich wykorzystanie w kontekście konkretnego procesu biznesowego (legitim interest). Jednym z największych wyzwań będzie tzw. prawo do bycia zapomnianym (right to be forgotten), które oznacza, że dane osób, które sobie tego zażyczą, muszą zostać w całości usunięte z systemów administratora. Dotyczy to także kopii, linków, odniesień i dokumentacji papierowej, na przykład wydruków czy skanów dokumentów. Jeżeli wcześniej te dane zostały udostępnione albo trafiły do internetu, administrator musi się upewnić, że wszystkie ich kopie i linki zostały skasowane i usunięte na dobre, nawet jeżeli są już w posiadaniu innych podmiotów.

Wszystko zależy od skali skomplikowania procesów biznesowych, które są na styku z osobami prywatnymi, konsumentami czy pracownikami, oraz od skali złożoności systemów IT, dojrzałości organizacji i tego, jak dba ona o prawa osób prywatnych – mówi przedstawiciel Hicron.

Czytaj także

Więcej ważnych informacji

Finanse

Andrzej Rzońca: Polsce grozi pierwsza od trzech dekad recesja. W tłustych latach rząd nie przygotował kraju na kryzys

Według marcowej projekcji inflacji NBP, opublikowanej kilka dni po wykryciu pierwszego w Polsce przypadku zachorowania na koronawirusa, polska gospodarka miałaby wzrosnąć w 2020 roku o 3,2 proc. Niecały miesiąc później prognozy te są nieaktualne. Zdaniem byłego członka RPP, dr. hab. Andrzeja Rzońcy pandemia obniży wzrost gospodarczy nawet do 3 pkt proc., co spowoduje, że możemy się otrzeć o recesję. I choć jego zdaniem proponowana tarcza antykryzysowa pomoże niewielu, to Polska jest w nie najgorszej sytuacji w porównaniu z innymi krajami.

Jedynka Newserii

Jedynka Newserii

Komunikat

Ważne informacje dla dziennikarzy radiowych

Dziennikarze radiowi mają możliwość pobierania oryginalnego klipu dźwiękowego oraz  z lektorem w przypadku materiałów, w których ekspertami są obcokrajowcy.

Zapraszamy do kontaktu media|newseria.pl?subject=Kontakt%20dla%20medi%C3%B3w| style="background-color: rgb(255, 255, 255);"|media|newseria.pl 

Handel

Prezes UOKiK: Nieuczciwi przedsiębiorcy próbują w tym czasie drenować portfele konsumentów. Grozić im będzie kara nawet do 5 mln zł

Możliwość wprowadzenia maksymalnych cen i marż na towary i usługi, które mają istotne znaczenie dla ochrony zdrowia oraz kosztów utrzymania gospodarstw domowych, a także kary finansowe nawet do 5 mln zł dla nieuczciwych przedsiębiorców zawyżających ceny – takie zapisy wprowadza przyjęta z piątku na sobotę przez Sejm tarcza antykryzysowa. Prezes UOKiK podkreśla, że w ostatnim czasie na rynku pojawiło się wiele niedozwolonych praktyk. Zdarzają się nieuczciwe firmy, które próbują wykorzystać czas pandemii, żeby dodatkowo zarobić. Nowe przepisy mają uchronić konsumentów przed wydrenowaniem portfeli.

Jak korzystać z materiałów Newserii?

Ważne informacje dla dziennikarzy i mediów

Wszystkie materiały publikowane w serwisach agencji informacyjnej Newseria przeznaczone są do bezpłatnej dystrybucji poprzez serwisy internetowe, stacje radiowe i telewizje, wydawców prasy oraz aplikacje pełniące funkcję agregatorów newsów. 

Szczegóły dotyczące warunków współpracy znajdują się tutaj.

Konsument

W kryzysie milczenie nie jest złotem. Spójna i wiarygodna komunikacja może przesądzić o przyszłości wielu firm

Pandemia koronawirusa wpłynęła nie tylko na sytuację finansową firm, lecz także na ich komunikację. Duża część zrezygnowała z niej całkowicie, w ten sposób wysyłając w świat komunikat: nie wiadomo, co się u nas dzieje. Tymczasem właściwe zarządzanie informacją jest kluczowe właśnie teraz – może pomóc firmom w przezwyciężeniu kryzysu i opłaci się po zakończeniu pandemii, kiedy wszyscy będą chcieli wrócić do normalności. – Prędzej czy później obecny kryzys dobiegnie końca i może się okazać, że te podmioty, które potrafiły odpowiednio zarządzić nim od strony komunikacyjnej, znajdą się dwie długości przed resztą rynku – mówi prezes agencji informacyjnej Newseria, Artur Woliński.