W ciągu ostatnich lat powierzchnia elastycznych biur w Polsce wzrosła sześciokrotnie. To także coraz popularniejsza forma inwestycji

Rynek elastycznych biur już od kilku lat przeżywa rozkwit, a pandemia COVID-19 i związana z nią praca zdalna tylko wzmocniły ten trend. W tym modelu firma – w zależności od potrzeb i wielkości – może wynająć dla siebie profesjonalną przestrzeń biurową na godziny, dni albo kilka miesięcy. Z tego rozwiązania chętnie korzystają więc zarówno start-upy, jak i duże korporacje. W Polsce w ciągu kilku ostatnich lat podaż takich elastycznych przestrzeni biurowych wzrosła aż sześciokrotnie. Stały się one także popularną formą inwestycji, również w systemie franczyzowym.

Elastyczne powierzchnie biurowe to jeden z głównych trendów na rynku nieruchomości w Europie. Zmieniające się potrzeby pracodawców i pracowników powodują, że modele coworkingowe i biura flex zyskują coraz większą popularność. Z listopadowego raportu JLL i Skanska „FLEXcellent Working” wynika, że od 2014 roku globalne, średnioroczne tempo wzrostu w sektorze elastycznych biur wynosiło 25 proc. Z kolei w Polsce od 2015 roku podaż takich przestrzeni wzrosła aż sześciokrotnie.

– Zapotrzebowanie na biura serwisowane rośnie i to bardzo. Ta branża w ogóle rośnie od lat, według firmy doradczej JLL jeszcze w 2005 roku w Polsce było łącznie 9 tys. mkw. przestrzeni wynajętych przez operatorów elastycznych biur. Dzisiaj to jest już prawie 275 tys. My w Polsce jesteśmy obecni z markami Regus i Spaces od 20 lat, mamy 32 własne obiekty w siedmiu miastach, a w ostatnich pięciu latach podwoiliśmy ich liczbę. Widzimy też, że obecnie pojawiają się u nas zupełnie nowi klienci, którzy nie mogą albo chcą już jeździć do firmy, nie chcą jeździć do centrali, a jednocześnie potrzebują wyjść z domu. Dlatego ten rynek dynamicznie się rozwija – tłumaczy agencji informacyjnej Newseria Biznes Michał Dorszewski, dyrektor rozwoju franczyzy na region Europy Środkowo-Wschodniej w IWG.

Opracowany przez Walter Herz ubiegłoroczny raport „Coworking i powierzchnie serwisowane w Polsce 2020” pokazuje, że najwięcej przestrzeni coworkingowych jest zlokalizowanych w głównych miastach – zwłaszcza w Warszawie (66 proc. krajowych zasobów). Popularnością cieszą się lokalizacje centralne i Mokotów, gdzie znajduje się prawie 3/4 stołecznych centrów coworkingowych. Kolejnymi miastami pod względem podaży przestrzeni coworkingowych są Kraków (13 proc.), Wrocław (7 proc.) oraz Poznań i Trójmiasto (po 3 proc.).

Według danych JLL na koniec III kwartału ub.r. największe rynki w Polsce (Warszawa, Kraków, Wrocław, Trójmiasto, Katowice, Poznań i Łódź) łącznie oferowały ponad 270 tys. mkw. elastycznych przestrzeni biurowych. W samej Warszawie jest prawie 24 tys. stanowisk pracy w biurach flex, a w tym roku przybędzie ich kolejny 1 tys. Stolica oferuje łącznie 178 tys. mkw. elastycznej powierzchni do pracy. Co ciekawe, warszawski rynek jest pod tym względem jednym z największych w Europie Środkowo-Wschodniej, wyprzedzając m.in. Pragę i Budapeszt, gdzie najemcy mają do dyspozycji po ok. 77 tys. mkw. Z danych BNP Paribas Real Estate wynika natomiast, że polska stolica wyprzedzała w 2018 r. pod względem powierzchni biur coworkingowych także Berlin, Brukselę czy Madryt.

– Na wynajęcie przestrzeni w naszych biurach decydują się właściwie wszystkie możliwe firmy. Poczynając od start-upów, freelancerów, niedużych firm, kancelarii prawnych, biur podróży, biur nieruchomości i firm z branży IT, poprzez przedsiębiorstwa średniej wielkości, a kończąc na tych dużych. Współpracujemy właściwie ze wszystkimi globalnymi firmami z listy Fortune 500. One potrafią – korzystając z naszych usług – postawić biuro projektowe i zatrudnić 20–30 osób np. po to, żeby przez pół roku sprawdzić jakiś rynek i otworzyć się w nowym kraju – mówi Michał Dorszewski.

Terminy „coworking” i „biura serwisowane” są często stosowane zamiennie. Oba modele oferują gotowe powierzchnie do pracy na warunkach dużo bardziej elastycznych niż najem tradycyjny. W ich przypadku istnieje możliwość wynajęcia przestrzeni biurowej na godziny, dni bądź kilka miesięcy, a rozliczenie kosztów jest znacznie prostsze. Zamiast opłacać czynsz, opłaty eksploatacyjne i media – najemca uiszcza tylko jedną, stałą kwotę. To zaś pomaga optymalizować koszty, co jest istotne zwłaszcza w przypadku mikro-, małych i średnich firm.

– W elastycznych biurach klient może sobie pozwolić na dowolne regulowanie długości najmu i wybierać z naszego portfolio te usługi, których potrzebuje. To dostęp do naszych saloników biznesowych, gdzie można po prostu przyjść i popracować w jednym z naszych biur na całym świecie. Oferujemy też day office, gdzie można wykupić sobie własne, indywidualne biuro na tydzień, miesiąc albo rok i korzystać z kilku różnych sal konferencyjnych w zależności od potrzeb – wymienia ekspert IWG.

Zaletą coworkingu jest nie tyko elastyczny czas najmu i niskie koszty, lecz także możliwość korzystania z dodatkowych udogodnień. Najemca nie musi przejmować się administracją i organizacją, bo operatorzy takich powierzchni zapewniają m.in. recepcję i obsługę korespondencji, stały dostęp do Wi-Fi, sal konferencyjnych, podstawowych sprzętów biurowych typu skaner i drukarka czy możliwość korzystania z zaopatrzonej kuchni. Często wśród oferowanych usług jest też wirtualny adres oraz obsługa księgowa, prawna i doradcza.

Dyrektor rozwoju franczyzy w IWG wskazuje, że rynek elastycznych biur sukcesywnie rośnie, co czyni z nich także świetną formę inwestycji. JLL prognozuje, że do 2030 roku takie biura będą stanowiły już ok. 30 proc. portfela nieruchomości komercyjnych dużych firm.

– Biura elastyczne rzeczywiście są świetną formą inwestycji, dlatego w 2019 roku otworzyliśmy na całym świecie program partnerstwa franczyzowego, żeby pozwolić partnerom, aby używali naszych marek, naszego know-how do rozwijania rynku, do budowania swoich własnych biur na naszej licencji. Rynek dynamicznie rośnie, widzimy potrzeby w zupełnie nowych miastach i regionach, dlatego jest to świetny biznes. Co najważniejsze, testowaliśmy ten koncept sami przez ponad 30 lat, więc oferujemy sprawdzony model biznesowy – również w Polsce – i posługujemy się twardymi, sprawdzonymi danymi – mówi Michał Dorszewski.

Jak podkreśla, IWG kompleksowo wspiera franczyzobiorców, którzy uruchamiają biura serwisowane pod markami należącymi do IWG. Ci jeszcze przed rozpoczęciem współpracy dostają wsparcie szkoleniowe, a następnie pomoc m.in. przy wyborze lokalizacji i tworzeniu biznesplanu inwestycji w elastyczne biura.

– Następnie pomagamy znaleźć, wynegocjować i zaprojektować, bo bardzo ważne jest to, jak biuro będzie zaprojektowane. Franczyzobiorca dostaje od nas pełny projekt budynku – mówi ekspert IWG. – Zapewniamy też pełne wsparcie związane z marketingiem i dostępem do platformy, która pozwala w bardzo łatwy sposób personalizować gotowe materiały marketingowe.

Poza wsparciem marketingowym i sprzedażowym franczyzobiorcy mają też zapewnione pełne zaplecze informatyczne i technologiczne, co ogranicza koszty inwestycji i liczbę pracowników koniecznych do jej poprowadzenia.

– Mamy bardzo rozbudowane, zintegrowane systemy informatyczne, więc inwestycja franczyzowa wymaga niewielkiej liczby osób, ponieważ bardzo wiele rzeczy dzieje się w tle. To też m.in. nasze systemy CRM, nasza platforma sprzedażowa, która pozwala z poziomu aplikacji wygenerować ofertę, wygenerować fakturę czy rozliczyć wykorzystanie sali konferencyjnej przez dwie–trzy godziny – mówi Michał Dorszewski. – Franczyzobiorcy dostają też od nas cały marketing, każda lokalizacja jest prezentowana wszystkim klientom we wszystkich naszych kanałach, przy tym od razu trafia do systemu IWG Direct, czyli takiego telefonicznego centrum sprzedaży, gdzie miesięcznie spływa ok. 100 tys. zapytań. Tylu klientów dzwoni do nas co miesiąc po elastyczne rozwiązania.

Eksperci są zgodni, że pandemia COVID-19 i związana z nią praca hybrydowa tylko wzmocnią popularność elastycznych biur. Według danych JLL w Polsce największa część podaży (20 proc.) takich powierzchni jest zlokalizowana w centrach obsługiwanych właśnie przez IWG, pod markami Regus i Spaces.

– Rozwijamy się cały czas zarówno na świecie, jak i w Polsce. Tylko w tym roku otworzyliśmy nowe biura w Gdańsku i w Koneserze po praskiej stronie Wisły – wskazuje dyrektor rozwoju franczyzy na region Europy Środkowo-Wschodniej w IWG. – Aktualnie jesteśmy już obecni w 110 krajach i w ponad 3,3 tys. lokalizacji.