Newsy

Obieg dokumentacji w firmach będzie szybszy i tańszy. Zmiany w przepisach podnoszą rangę dokumentów i podpisów elektronicznych

2016-06-30  |  06:45

Firmy mogą zaoszczędzić co najmniej 60 proc. czasu na obsługę danego procesu po wprowadzeniu elektronicznych dokumentów. W ten sposób oszczędzają również koszty i usprawniają obsługę klienta. Wprowadzenie w pełni cyfrowego obiegu dokumentów będzie teraz łatwiejsze. Od 1 lipca zacznie obowiązywać unijne rozporządzenie eIDAS ws. uznawania elektronicznych podpisów, a od 8 września do Kodeksu cywilnego zostanie wprowadzona forma elektroniczna czynności prawnej obok formy pisemnej.

– Nowe akty prawne zmieniają rzeczywistość obsługi dokumentów. Ustawodawca wyszedł naprzeciw oczekiwaniom firm, wprowadzając formę elektroniczną dokumentu, dzięki czemu tradycyjne podejście do papieru przestaje mieć znaczenie. To oznacza ogromny potencjał dla nas wszystkich, i firm, i konsumentów – przekonuje w rozmowie z agencją Newseria Biznes Łukasz Wachowicz, dyrektor ds. rozwoju Paperless w Billennium, firmie IT dostarczającej rozwiązania m.in. z zakresu zarządzania dokumentami.

Zgodnie z wchodzącym 1 lipca w życie rozporządzeniem eIDAS dokument elektroniczny to każda treść przechowywana w postaci elektronicznej, w szczególności tekst, nagranie dźwiękowe, wizualne i audiowizualne. Unijne przepisy mają upowszechnić zastosowanie elektronicznego podpisu. Skutku jego stosowania nie będzie można odmówić, nawet jeśli podpis nie spełnia wymogów kwalifikowanego podpisu elektronicznego. 

Co ważne, przepisy w tym obszarze będą takie same w całej UE, co ułatwi kontakty biznesowe i administracyjne pomiędzy podmiotami z różnych państw.

– Z kolei w nowelizacji Kodeksu cywilnego wprowadzono definicję dokumentu, według której jest to nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. To jednoznacznie zrywa z tradycyjnym podejściem do dokumentu jako pismem napisanym na papierze. Ustawodawca uwzględnia rozwój technologii i przewiduje podpisywanie dokumentów elektronicznych – mówi Łukasz Wachowicz.

Obie zmiany prawne mogą zrewolucjonizować obieg dokumentacji w firmie. Korzyści z cyfryzacji tego procesu odczuwane będą na kilku płaszczyznach.

– Do tej pory dokument papierowy spowalniał procesy biznesowe, czasami nawet powodował ich zatrzymanie – podkreśla dyrektor w Billennium. – Dla przedsiębiorstwa kluczowy jest czas obsługi procesów i operacji. Nasze badania wykazały, że są to oszczędności na poziomie co najmniej 60 proc. w zależności od procesu.

Z tym wiążą się również oszczędności kosztów (np. druku, skanowania, przechowywania i archiwizowania dokumentów), a także usprawnienie obsługi klienta, kontrahenta czy kontaktów z urzędem. Chodzi m.in. o skrócenie czasu potrzebnego na obsługę klienta czy ograniczenie ryzyka pomyłek w dokumentach.

– Firmy, decydując się na rozwiązania do elektronicznego podpisywania dokumentów jak Paperless Signature, mogą usprawnić swoje procesy i finalnie dostarczyć jakość, jakiej dziś oczekuje klient. W obecnych czasach staje się to przewagą konkurencyjną dla wielu firm, które na to stawiają – zapewnia Wachowicz. – To jest również eliminacja, a przynajmniej minimalizacja ryzyka pomyłki w obsłudze dokumentu sprawy, a także eliminacja nadużyć.

Digitalizację jako cel obrał również rząd w przygotowywanym programie „Od papierowej do cyfrowej Polski”. Przewiduje on m.in. cyfryzację kluczowych usług publicznych oraz wdrożenie inicjatywy tożsamości elektronicznej (eID). Resort rozwoju chce, żeby w perspektywie kolejnych 3–5 lat połowa obywateli mogła przez internet prowadzić z administracją ok. 80 proc. swoich spraw. Na koniec przyszłego roku liczba użytkowników z wydanym komercyjnymi i państwowymi eID powinna sięgnąć10 mln.

Czytaj także

Więcej ważnych informacji

Jedynka Newserii

Jedynka Newserii

Złote Spinacze 2020 - zgłoszenie

Infrastruktura

Branża morskiej energetyki wiatrowej czeka na nowe przepisy. Mogą one doprowadzić do stworzenia 34 tys. etatów przy budowie farm na Bałtyku

W nadchodzących latach na Bałtyku ma nastąpić boom inwestycyjny, a prąd z pierwszych farm wiatrowych ma popłynąć ok. 2025 roku. Rozwój morskiej energetyki wiatrowej ma pobudzić gospodarkę i zapewnić ponad 30 tys. nowych miejsc pracy, ale inwestorzy do tej pory wyczekiwali stabilnych regulacji, które ma im zapewnić tzw. ustawa offshorowa. Resort klimatu przekazał ją już do ponownych, krótkich uzgodnień, a wejście w życie nowych regulacji jest spodziewane jeszcze w tym roku. Obok systemu wsparcia dla inwestorów i przyspieszenia jego wejścia w życie ustawa zagwarantuje też, że w budowie farm na Bałtyku mają w dużej części partycypować krajowe przedsiębiorstwa.

Problemy społeczne

Pandemia nasiliła już wcześniej istniejące kryzysy humanitarne. Do końca roku z głodu umrze więcej osób niż z powodu koronawirusa

Koronawirus i związane z nim ograniczenia i skutki przyczyniają się do nasilenia takich kryzysów humanitarnych. WHO wskazuje, że problem głodu może dotknąć dodatkowe 130 mln ludzi. Według raportu Oxfam do końca roku średnio 12 tys. osób dziennie umrze z powodu głodu, podczas gdy w szczytowym momencie pandemii w kwietniu br. każdego dnia umierało z tego powodu 10 tys. osób. Skutki kryzysu najmocniej odczują najsłabsze społeczności, np. w krajach ogarniętych wojną, które nie radzą sobie bez pomocy z zewnątrz. – Na szczęście koronawirus przyczynił się do wzmocnienia solidarności międzynarodowej – mówią przedstawiciele Fundacji Polskie Centrum Pomocy Międzynarodowej.

Jak korzystać z materiałów Newserii?

Ważne informacje dla dziennikarzy i mediów

Wszystkie materiały publikowane w serwisach agencji informacyjnej Newseria przeznaczone są do bezpłatnej dystrybucji poprzez serwisy internetowe, stacje radiowe i telewizje, wydawców prasy oraz aplikacje pełniące funkcję agregatorów newsów. 

Szczegóły dotyczące warunków współpracy znajdują się tutaj.

Prawo

Przedsiębiorcom nad Wisłą wciąż nie jest łatwo. Polska na 14. miejscu wśród europejskich państw z najbardziej skomplikowanymi przepisami dla biznesu

Polska znalazła się na 34. miejscu na świecie i 14. w Europie wśród państw posiadających najbardziej złożone przepisy regulujące prowadzenie biznesu – wynika z najnowszej edycji rankingu „Global Business Complexity Index 2020”. Względem ubiegłego roku oznacza to awans odpowiednio o 13 i 4 pozycje, ale eksperci TMF Group podkreślają, że wynika to tylko ze zmian w innych krajach i metodologii badania. W Polsce nie zaszły w tym czasie istotne zmiany, które poprawiłyby warunki dla biznesu. Przedsiębiorcy wciąż skarżą się na te same bolączki, jak niestabilność systemu prawnego, przewlekłość postępowań sądowych i administracyjnych czy niespójne przepisy.

Finanse

Koronawirus może zwiększyć świadomość finansową Polaków. Większość nie jest przygotowana na kolejny kryzys

Z powodu pandemii koronawirusa prawie co 10. Polak stracił pracę, a blisko połowa wciąż obawia się jej utraty. Co istotne, ponad połowa nie ma planu awaryjnego na taką okoliczność – wynika z badania InterviewMe.pl „Życie bez pensji”. Kryzys związany z COVID-19 może jednak zmienić sposób zarządzania finansami. – To może być pewnego rodzaju otrzeźwienie. Ludzie będą bardziej przyszłościowo planować, co może się stać, jeżeli stracą pracę – ocenia Piotr Sosnowski, współzałożyciel InterviewMe.pl.