Newsy

Pandemia przyspieszyła wprowadzanie elektronicznego podpisu w firmach i instytucjach. Także coraz więcej konsumentów chce z niego korzystać

2021-02-22  |  06:30
Wszystkie newsy

Podpis elektroniczny jest stosowany w Polsce od 20 lat, ale to w ostatnich miesiącach przeżywa prawdziwy boom. Szczególnie w czasie pandemii stał się rozwiązaniem, które ułatwia wdrożenie na szeroką skalę pracy zdalnej, ale też usprawnia załatwianie spraw urzędowych i bankowych bez wychodzenia z domu. Badania Kantara pokazują, że 28 proc. użytkowników bankowości internetowej chciałoby korzystać z e-podpisu. Dlatego na jego wdrożenie decyduje się coraz więcej firm i instytucji, m.in. największe banki i operatorzy telekomunikacyjni.

 Z badania Kantara wynika, że od kilku lat rośnie liczba osób zainteresowanych dostępem do podpisu cyfrowego. Trzy ostatnie edycje badania, zrealizowane w latach 2018–2020, wykazały, że wśród użytkowników bankowości internetowej lub mobilnej odsetek tych, którzy chcieliby korzystać z e-podpisu, wzrósł z 22 proc. w 2018 roku do 28 proc. w ubiegłym – mówi agencji informacyjnej Newseria Biznes Elżbieta Włodarczyk, dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR.

Rosnąca popularność podpisu elektronicznego to m.in. efekt coraz szerszej listy jego zastosowań i kolejnych, wprowadzanych w ostatnich latach zmian w prawie, które z jednej strony wymusiły stosowanie kwalifikowanych podpisów do zatwierdzania dokumentów, a z drugiej wprowadziły możliwość np. zdalnego wydawania kwalifikowanych certyfikatów. Dziś e-podpis można zastosować np. w kontakcie z urzędem skarbowym w celu złożenia e-deklaracji podatkowej, składając wniosek o dowód osobisty, zgłaszając narodziny dziecka czy starając się o odpis aktu z urzędu stanu cywilnego.

Badanie Kantara wykazało, że 72 proc. ankietowanych zainteresowanych e-podpisem chce w ten sposób podpisywać umowy z bankiem, a 57 proc. z dostawcami prądu czy gazu. Ponad połowa wymieniła również jego przydatność w kontaktach z operatorami telekomunikacyjnymi oraz ubezpieczycielami, a 43 proc. – w umowach dotyczących usług medycznych. Dzięki temu można uniknąć konieczności drukowania dokumentów, ich skanowania, wysyłania kurierem czy ponoszenia kosztów archiwizacji.

Konsekwentne wdrażanie e-dokumentacji powoduje, że także relacje między administracją państwową a firmami w coraz większym stopniu przenoszą się do kanału online. Podpis elektroniczny, który pozwala zdalnie podpisywać np. urzędowe wnioski, umowy czy e-faktury, ułatwia firmom prowadzenie działalności. Przykładem z ostatnich miesięcy jest zastosowanie kwalifikowanych podpisów elektronicznych przez przedsiębiorców ubiegających się o dofinansowanie ze środków w ramach obydwu edycji programu Tarcza Finansowa Polskiego Funduszu Rozwoju dla Małych i Średnich Przedsiębiorstw.

Na rynku jest wiele rodzajów e-podpisu, różniących się zapewnianą mocą prawną, o czym należy pamiętać, wybierając konkretne rozwiązanie. Kwalifikowany podpis elektroniczny weryfikowany przez kwalifikowany certyfikat, wydany konkretnej osobie fizycznej, jest równoważny z mocy prawa podpisowi własnoręcznemu. Oznacza to, że praktycznie każdy dokument papierowy można zastąpić dokumentem podpisanym kwalifikowanym e-podpisem i co ważne – jest on tak samo ważny w urzędzie, jak i we współpracującej z nami firmie. Żaden urząd czy partner biznesowy nie może odmówić przyjęcia tak zabezpieczonego dokumentu, gdyż jego moc prawna jest równie ważna jak dokumentu opatrzonego podpisem złożonym własnoręcznie na papierze.

Na rynku są również dostępne rozwiązania pozwalające na składanie „zwykłego” e-podpisu. Tak zwany zwykły e-podpis lub też e-podpis zaawansowany także znajduje rynkowe zastosowanie. W wielu sytuacjach autoryzacja podpisem niekwalifikowanym jest wystarczająca. Należy jednak pamiętać, że urząd zwykle nie przyjmie tak podpisanego dokumentu. Podobnie nasz partner biznesowy może nie zaufać tak podpisanemu dokumentowi. Dla części dokumentów elektronicznych prawo wprost wymaga zastosowania kwalifikowanego e-podpisu lub Profilu Zaufanego.

– E-podpis ułatwia też obieg dokumentów wewnątrz firmy. Pozwala podpisywać faktury, przedłużać i podpisywać nowe umowy, w tym np. umowy-zlecenia czy o dzieło, autoryzować płatności i podpisywać dokumenty pracownicze. W praktyce e-podpis pozwala, np. zespołom HR, wdrożyć elektroniczne dokumenty osobowe (personalne) bez konieczności drukowania i archiwizowania papierowej dokumentacji. To narzędzie umożliwia też podpisywanie praktycznie wszystkich formatów plików (np. DOC, PDF) z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. W świetle prawa e-podpis jest równoważny z odręcznym podpisem złożonym na tradycyjnym dokumencie – podkreśla Elżbieta Włodarczyk.

E-podpis Szafir jest zaawansowanym narzędziem kryptograficznym – to ciąg znaków dołączany do podpisywanego dokumentu, gwarantujący, że jego treść się nie zmieniła i pozwalający ustalić tożsamość osoby podpisującej. Jest całkowicie bezpieczny, a jego nowa mobilna wersja mSzafir, którą KIR wprowadził na rynek w marcu 2020 roku, jest narzędziem całkowicie wirtualnym i dostępnym w pełni zdalnie. Nie wymaga stosowania fizycznych urządzeń, takich jak czytnik i karta kryptograficzna. Tak samo jak e-podpis Szafir – mSzafir jest zgodny z wymaganiami rozporządzenia eIDAS i ma moc prawną równoważną podpisowi złożonemu własnoręcznie.

– Oznacza to, że kwalifikowany podpis elektroniczny mSzafir jest uznawany we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej, co ułatwia firmom m.in. start w europejskich postępowaniach przetargowych – wskazuje dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR.

Podpis elektroniczny mSzafir jest oferowany w dwóch wariantach. Klienci KIR mają możliwość uzyskania jednorazowego podpisu mSzafir służącego do podpisania pojedynczego dokumentu, a także podpisu z długim terminem ważności, którym podpiszemy wiele dokumentów. Przed uzyskaniem jednorazowego podpisu użytkownik potwierdza swoją tożsamość zdalnie, korzystając z bankowości elektronicznej PKO Banku Polskiego i Inteligo. W przypadku mSzafiru (wielorazowego) z długim terminem ważności użytkownicy potwierdzają tożsamość na jeden z trzech sposobów:
z wykorzystaniem bankowości elektronicznej, przy użyciu standardowego certyfikatu kwalifikowanego lub w wybranej placówce KIR.

Jak wskazują dane przytaczane przez KIR, przejście na system podpisów elektronicznych pozwala firmom zaoszczędzić nawet 75% kosztów ponoszonych na obsługę dokumentów. Kwalifikowany podpis elektroniczny mSzafir stosowany jest m.in. przez PKO Bank Polski, który udostępnia go swoim klientom zakładającym zdalnie rachunek inwestycyjny w Domu Maklerskim. Z kolei Orange Polska prowadzi obecnie pilotażowy program wykorzystania mSzafiru do podpisywania dokumentów kadrowych.

– W procesie generowania kwalifikowanych e-podpisów online potwierdzanie tożsamości użytkowników odbywa się za pomocą bankowości elektronicznej. Z tego rozwiązania chętnie korzystają klienci reprezentujący wiele różnych sektorów gospodarki, bo innowacyjne przedsiębiorstwa doskonale rozpoznają pilną potrzebę elektronizacji procesów. Kolejne wdrożenia są w toku – dodaje Elżbieta Włodarczyk.

Czytaj także

Kalendarium

Więcej ważnych informacji

Kongres MOVE

Jedynka Newserii

Jedynka Newserii

Infrastruktura

Sektor ochrony zdrowia odpowiada za większe emisje CO2 niż lotnictwo. Zielone zmiany wymagają drastycznego przyspieszenia

Sektor ochrony zdrowia ponosi znaczące konsekwencje wynikające z rosnącej liczby ekstremalnych zjawisk klimatycznych, ale też poważnego zanieczyszczenia powietrza, a koszty z tym związane będą rosły. Z drugiej strony sam sektor też się przyczynia do zmian klimatycznych – odpowiada za 4 proc. emisji CO2, czym wyprzedza takie branże jak żegluga czy lotnictwo. O potrzebie przyspieszenia zielonych zmian w ochronie zdrowia coraz więcej się mówi, ale to wymaga konkretnych działań. Temu ma służyć powołana właśnie do życia Zielona Koalicja dla Zdrowia, w której uczestniczy prawie 30 podmiotów i której patronuje m.in. Narodowy Fundusz Zdrowia.

Ochrona środowiska

Nowa kadencja samorządów pod znakiem działań energetycznych i klimatycznych. 15 mld euro z UE może przyspieszyć zmiany w tym zakresie

Do wyborów samorządowych pozostał nieco ponad tydzień. Jak pokazuje nowy raport Fundacji Instytut na rzecz Ekorozwoju, na samorządowców nadchodzącej kadencji będzie czekać wiele wyzwań związanych z energetyką i polityką klimatyczną, które wynikają zarówno z regulacji UE, jak i oczekiwań społecznych. Jednak w praktyce możliwości aktywnego działania samorządów w tym obszarze są tak szerokie, jak umożliwiają im to regulacje prawne. – Tutaj pewnych rozwiązań po prostu nie ma albo są w dość dokuczliwy sposób szczegółowe i stwarzają samorządom duże trudności. Dlatego potrzebna jest interwencja rządu, żeby umożliwić samorządom aktywne działania – ocenia dr Wojciech Szymalski, prezes Fundacji Instytut na rzecz Ekorozwoju.

Prawo

Postęp technologiczny rewolucjonizuje pracę specjalistów ds. finansów. Stają się strategicznymi doradcami biznesu

Częste zmiany regulacyjne i postęp technologiczny wymuszają na specjalistach ds. finansów ciągłe nabywanie nowych kompetencji, doszkalanie i uaktualnianie swojej wiedzy. Ci, którzy potrafią się dostosować do szybkich zmian i wesprzeć swoimi umiejętnościami rozwój biznesu, mogą jednak liczyć na większe możliwości rozwoju kariery. – Finanse operują w świecie, który coraz szybciej się zmienia. To powoduje, że w przyszłości ludzie z obszaru finansów będą musieli poświęcać dużo więcej energii na to, żeby dotrzymać tempa – mówi Kuba Neneman, head of finance.ai, commercial data science manager w Shellu.

Partner serwisu

Instytut Monitorowania Mediów

Szkolenia

Akademia Newserii

Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a  także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.