Przedsiębiorcy zlecają na zewnątrz coraz więcej usług

Outsourcing to jeden z najlepszych sposobów na ograniczenie kosztów firmy. Dlatego firmy, zamiast tworzyć własne działy wspierające główną działalność przedsiębiorstwa, coraz częściej korzystają z wyspecjalizowanych podmiotów. Firmom zewnętrznym można zlecić już coraz więcej usług.

Na początku polskie firmy rezygnowały z własnych działów IT, potem z kadr, księgowości, prawników. Dziś oferta jest znacznie szersza. Zlecić firmie zewnętrznej można też zarządzanie nieruchomościami, archiwum czy firmową korespondencję. Ze względu na rosnące koszty obsługi korespondencji duże firmy i instytucje decydują się np. na drukowanie listów nie w biurach, lecz w centrach wydruku i ich dystrybucję bezpośrednio z tych centrów.

– Obsługujemy nie tylko małe i średnie firmy, lecz także dużych nadawców masowych – mówi agencji informacyjnej Newseria Janusz Konopka, prezes Speedmail. – W naszym portfolio są firmy z branży telekomunikacyjnej, finansowej i marketingowej. Obsługujemy także małych przedsiębiorców, realizujemy usługi odbioru przesyłek kancelaryjnych.

Speedmail jest firmą pocztową specjalizującą się w obsłudze biznesu i instytucji państwowych, która współpracuje z centrami wydruku. Oferuje klientom monitorowanie obsługi pocztowej, śledzenie każdej przesyłki, niezależnie od tego, czy jest to list zwykły, polecony czy rejestrowany. Jak podkreśla jej prezes, tego typu tradycyjnym usługom nadal nie zagrażają nowe metody komunikacji.

– Na pewno trend przenoszenia komunikacji do internetu jest zauważalny, ale to się dzieje głównie w korespondencji transakcyjnej, czyli rachunkach, fakturach i wyciągach bankowych. Natomiast w korespondencji marketingowej i direct mailingu trend jest odwrotny – widzimy delikatny wzrost wysyłania dokumentów drogą pocztową – podkreśla Konopka.

Pod opiekę specjalistów można oddać też firmowe archiwa. Nawet tak wrażliwe, jak dokumentacja medyczna szpitali.

– Problem polega na tym, że takie archiwum jest trudne w zarządzaniu – ocenia Paweł Gąsior, członek zarządu specjalizującej się w tego typu usłudze spółki Libris Polska. – Najczęściej szpital nie ma do dyspozycji zbyt wielu środków i osób, które mogłyby tym zasobem zarządzać. Problemem staje się szybkie wyszukanie dokumentów, szybkie ich przetwarzanie, a potem odłożenie na miejsce do teczki, z której te dokumenty pochodzą.

Przekonuje, że dla placówek medycznych istotne znaczenie ma nie tylko odpowiednie przechowywanie i zarządzanie dokumentami, lecz także ich cyfryzacja.

– Cyfryzacja dokumentacji historycznej, jej zeskanowanie i udostępnienie w elektronicznym archiwum umożliwia lekarzowi i personelowi medycznemu dostęp w ciągu paru sekund do historii choroby danego pacjenta, co wielokrotnie decyduje o szybkim działaniu, a niejednokrotnie nawet o właściwej diagnozie i uratowaniu życia danego pacjenta – deklaruje Paweł Gąsior.

Conection Nieruchomości zajmuje się natomiast zarządzaniem nieruchomościami biurowymi, a także adaptacją pomieszczeń biurowych dla najemców. Pracuje z m.in. z Shell Polska, Bankiem HSBC oraz Amwayem Polska. Firmy korzystają z jej usług, by nie musieć samodzielnie zarządzać swymi biurowcami.

– Firma zewnętrzna może to robić lepiej i taniej – uważa Małgorzata Bałko, prezes Conection Nieruchomości. – Potrafi tak zarządzać nieruchomościami, by znaleźć oszczędności, bo dobrze zna się na tym rynku i dba o interesy przedsiębiorców zlecających jej to zadanie.

Speedmail, Libris Polska i Conection Nieruchomości zostały nagrodzone w rankingu Business Premium 2014. Redakcja „Bloomberg Businessweek Polska” nagrodziła tym tytułem firmy, które mają atrakcyjna ofertę produktów i usług skierowaną do sektora biznesowego. Nagrodzono również m.in. usługę Repozytorium Transakcji w KDPW, Deutsche Bank Polska czy Arcus Kyocera MDS.