Pionierskie wdrożenie blockchain w sektorze publicznym. Nowoczesna technologia zastępuje papier i płyty CD

Firmy, zwłaszcza banki i ubezpieczyciele, ale też sektor publiczny, odchodzą od papieru i wysyłania odbiorcom drukowanych regulaminów czy informacji. Coraz więcej z nich wdraża elektroniczny obieg dokumentów. W tym przypadku kluczowa jest jednak konieczność zagwarantowania bezpieczeństwa informacji i dokumentacji. Służy temu technologia blockchain, która występuje w roli tzw. trwałego nośnika, gwarantującego, że dokument nie został zmodyfikowany ani przeczytany bez autoryzacji. Takie rozwiązanie wdrożyło właśnie Atende w Toruńskim Centrum Usług Wspólnych.

Toruńskie Centrum Usług Wspólnych wystartowało z początkiem stycznia ubiegłego roku. Realizuje głównie usługi finansowo-księgowe, płacowe i podatkowe dla miejskich jednostek. Jest ich dokładnie 75, w tym wszystkie miejskie placówki oświatowe. Celem TCUW jest podniesienie efektywności działania oraz optymalizacja kosztów obsługi miejskich jednostek.

– Księgujemy rocznie ponad 45–46 tys. dokumentów księgowych z obsługiwanych placówek. Aby zapewnić sprawne działanie, potrzebny jest optymalny, dobry przepływ dokumentów między jednostkami obsługiwanymi a centrum usług wspólnych. Ważną rolę odgrywają platformy informatyczne, które zapewniają sprawną komunikację. W działalności centrum usług wspólnych kluczowa jest możliwość elektronicznego przesyłania dokumentów i zintegrowania tego elektronicznego przesyłu z systemami finansowo-księgowymi – podkreśla w rozmowie z agencją Newseria Biznes Paweł Modrzyński, dyrektor Toruńskiego Centrum Usług Wspólnych.

ChainDoc, autorskie rozwiązanie Atende oparte na technologii blockchain, wspiera działalność TCUW poprzez uwierzytelnianie dokumentów przekazywanych drogą elektroniczną, co ogranicza konieczność użycia papieru lub wdrażania innych kosztownych rozwiązań. ChainDoc został zintegrowany z platformą ISOD (Internetowy System Obiegu Dokumentów) – istniejącym rozwiązaniem stworzonym wcześniej dla TCUW, której celem jest wymiana elektroniczna dokumentów pomiędzy TCUW a jego klientami.

– Elektroniczna komunikacja między jednostkami jest dużo efektywniejsza, szybsza, zapewnia obu stronom pełen dostęp do dokumentu i umożliwia nam ograniczenie przepływu papierowych dokumentów. Proszę sobie wyobrazić, że jeżeli obsługujemy 46 tys. faktur w ujęciu rocznym, to fizycznie te dokumenty musiałyby trafić do księgowych, którzy wprowadzaliby je w system finansowo-księgowy – mówi Paweł Modrzyński.

Dokumenty finansowo-księgowe oraz płacowe przechodzące przez system zapisywane są poprzez ChainDoc w oparciu o technologię blockchain na trwałym nośniku, która pozwala zabezpieczyć dokumenty zawierające podpis elektroniczny przed np. modyfikacją dokonaną przez osoby trzecie.

– Trwały nośnik to nic innego jak zapewnienie bezpieczeństwa, że dokument elektroniczny, który krąży w systemie i został elektronicznie podpisany, jest zabezpieczony przed ingerencją osób trzecich, zmianą treści tego dokumentu już po jego podpisaniu. To jest szczególnie istotne, zwłaszcza że serwery, na których działamy, są usytuowane poza jednostką, a więc to wymaga bezpieczeństwa – mówi Paweł Modrzyński.

Wspomniane dane przechowywane są na serwerach Exea ­­– publicznego podmiotu, który nie tylko dostarcza przestrzeń niezbędną dla plików, lecz także bierze udział w rozwiązaniu Atende jako węzeł walidacyjny zapewniający wiarygodność trwałego nośnika.

– Technologia blockchain ma kilka atrybutów, dzięki którym idealnie nadaje się do zabezpieczania treści. Umieszczenie danych w specjalnych łańcuchach bloków i rozproszenie ich pomiędzy wiele węzłów, w tym węzły zaufane, powoduje, że dane tak zapisane traktuje się jako niezmienialne. Dane raz zapisane w blockchain traktujemy jako nieusuwalne i niezmienialne. ChainDoc od Atende pozwala – dzięki wygodnemu API – utrwalać dokumenty w blockchain z poziomu własnych systemów ERP czy CRM, które ma dana instytucja – dodaje Michał Legumina, dyrektor Działu Innowacji i Rozwoju w Atende.

To o tyle istotne, że przepisy wymagają, aby dokumenty kierowane do konsumentów lub przedsiębiorców (np. przez ubezpieczycieli, banki, operatorów telekomunikacyjnych) były przekazywane właśnie na trwałym nośniku. Zgodnie z unijną definicją trwały nośnik musi umożliwić konsumentowi lub przedsiębiorcy przechowywanie kierowanych do niego informacji w sposób, który umożliwi do nich dostęp w przyszłości i wykluczy ingerencję w ich treść przez usługodawcę (będą one przechowywane w niezmienionej postaci). Za trwały nośnik można uznać np. papier czy płytę CD/DVD.

– Utrwalanie dokumentów na trwałym nośniku ma szczególne zastosowanie w sektorze publicznym, gdzie transparentność i wiarygodność wszystkich zapisywanych informacji ma kluczowe znaczenie. Czy mówimy o zamówieniach publicznych, przetargach czy fakturach i innego typu zamówieniach, zapisanie ich w sposób trwały i rzetelny jest doskonałe z punktu widzenia jawności i otwartości ze względu na wszystkich interesariuszy. Nieprzypadkowo pierwsze, komercyjne wdrożenie ChainDoc miało miejsce właśnie w sektorze publicznym. Toruńskie Centrum Usług Wspólnych korzysta od kilku miesięcy z trwałego nośnika od Atende i utrwala dokumenty w procesie ich obiegu w województwie kujawsko-pomorskim – mówi Michał Legumina.

ChainDoc został zaprojektowany w sposób pozwalający na integrację praktycznie z dowolnym systemem. Poza obiegiem dokumentów znajduje zastosowanie w m.in. systemach CRM (utrwalenie momentów, kiedy faktycznie kontakt z klientem miał miejsce), systemach ERP (utrwalanie skanów dokumentów, umów etc.), procesach technologicznych produkcji (utrwalanie kolejnych etapów procesu).

W tej chwili nad wdrożeniem rozwiązania, które będzie spełniać wszystkie wymogi definicji trwałego nośnika, intensywnie pracuje sektor bankowy. Problem jest poważny, bo w przypadku niedopełnienia obowiązku, bankom grożą wielomilionowe kary i konieczność wypłaty rekompensat dla klientów. 

– Świadomość, czym jest trwały nośnik, jest coraz bardziej powszechna. Wszystkie firmy chcą stopniowo odchodzić od papieru i zamiast wysyłać odbiorcom regulaminy drukowane na papierze lub kopiowane na płytach CD, przekazywać je w wygodny, cyfrowy sposób. Trwałe nośniki będą miały zastosowanie w branżach, które mają wielu klientów, takich jak telekomunikacja, bankowość czy ubezpieczenia, ale także w innych sektorach gospodarki stopniowo pojawiają się kolejne wdrożenia. Ten trend będzie postępował. W niedalekiej przyszłości trwały nośnik cyfrowy będzie standardem w sposobie komunikowania się z klientami – prognozuje dyrektor Działu Innowacji i Rozwoju w Atende.