Mówi: | Adrian Weremiuk |
Funkcja: | prezes zarządu |
Firma: | XSystem |
Elektroniczny obieg dokumentów wyprze papierową formę. Pozwoli to na znaczne oszczędności czasu i kosztów
Elektroniczny obieg dokumentów pozwala zaoszczędzić ponad dwie trzecie czasu, kosztów i zminimalizować nakład pracy potrzebny na wykonanie codziennych zadań administracyjnych. To rozwiązanie z czasem wyprze tradycyjny dokument papierowy – prognozuje Adrian Weremiuk, prezes firmy XSystem. Cyfrowe rozwiązania wprowadza coraz więcej przedsiębiorstw i jednostek sektora publicznego, choć Polsce daleko jeszcze pod tym względem do bardziej rozwiniętych państw.
– Papier w codziennej komunikacji będzie odgrywał coraz mniejszą rolę, gdyż narzędzia służące do zażądania dokumentami i ich obiegiem są prostsze w obsłudze i bardziej dostępne dla szerokiego grona odbiorców. Rynek elektronicznego obiegu dokumentów będzie rósł – mówi agencji informacyjnej Newseria Biznes Adrian Weremiuk, prezes zarządu dostarczającej rozwiązania informatyczne firmy XSystem.
Elektroniczny obieg dokumentów pozwala firmie zaoszczędzić do 70 proc. czasu i kosztów w porównaniu do tradycyjnego modelu opartego na dokumentach papierowych. Poprawia przepływ informacji między pracownikami, umożliwia utrzymanie porządku w dokumentacji, usprawnia i przyspiesza pracę, a przy tym jest proekologiczny. Pozwala zaoszczędzić na kosztach drukowania, skanowania i przechowywania dokumentów w archiwum. Ponadto, do dokumentów w formie elektronicznej każda uprawniona osoba ma dostęp z dowolnego miejsca przez 24 godziny na dobę.
Takie rozwiązanie sprawdza się zwłaszcza w firmach o rozproszonej strukturze, na przykład kiedy część pracowników pracuje zdalnie albo zagraniczne oddziały przedsiębiorstwa znajdują się w kilku krajach. Przepływ i zarządzanie dokumentami na odległość są w takich przypadkach dużo prostsze, szybsze i bardziej efektywne.
– Kiedy firma rozlicza usługę, może to zrobić w formie elektronicznej. Weźmy choćby zapotrzebowanie wewnętrzne firmy, z którego tworzone są koszty operacyjne w formie zamówienia, potem wpływa faktura, która musi być przetworzona w obiegu dokumentów, żeby mogła trafić do systemu ERP czy bankowości elektronicznej. To wszystko może być procedowane w jednym systemie – mówi Adrian Weremiuk.
Zdaniem prezesa XSystem trudno prognozować, kiedy elektroniczny podpis i obieg dokumentacji w formie cyfrowej obejmie większość procesów administracyjnych, pozostawiając papier jedynie dla najważniejszych dokumentów.
– To pytanie nie pojawiło się wczoraj, zadajemy je sobie już dłuższy czas. Uważam, że dokument w formie tradycyjnej zostanie zmarginalizowany wyłącznie do najważniejszych dokumentów wymienianych między urzędami, firmami lub osobami fizycznymi, które trzeba będzie podpisywać ręcznie – mówi Adrian Weremiuk.
Przedsiębiorstwa i prywatne firmy nie są jedynymi, które wprowadzają w swoich strukturach elektroniczny obieg dokumentacji. Od kilku lat robią to też jednostki samorządowe i administracyjne. Te wykorzystują jednak cyfrowe narzędzia na niewielką skalę i nie zagospodarowują w pełni możliwości, jakie stwarza digitalizacja.
– Jeżeli popatrzymy przez pryzmat jakiejkolwiek gminy czy powiatu, to wszędzie mamy do czynienia z obiegiem dokumentów. Ale w wydziałach czy to architektury, czy geodezji okazuje się, że dokumenty stoją w szafach, niezarchiwizowane. A przecież podstawowa działalność samorządu zaczyna się od zarządzania majątkiem publicznym i niepublicznym oraz dostępu do związanych z nim informacji. Myślę, że na tym rynku jest dużo do zrobienia – mówi Adrian Weremiuk.
NIK, która skontrolowała wdrażanie e-administracji na szczeblu centralnym i samorządowym, orzekła, że w zdecydowanej większości (22 z 24 kontrolowanych urzędów) podstawowym sposobem dokumentowania rozpatrywanych spraw był tradycyjny system papierowy. W 18 urzędach był on wspierany przez elektroniczny system obiegu dokumentów. W praktyce jednak najczęściej okazywało się, że urzędnicy zbierali informacje w dwóch miejscach i powielali wcześniejsze czynności – poinformował NIK.
Z przygotowanego przez ONZ raportu „E-Government Survey 2016”, który dotyczy informatyzacji w zarządzaniu państwem, wynika, że polska administracja się poprawia. Z 42. miejsca w 2014 roku Polska awansowała rok temu na 36., tuż przed Chorwacją. Wyżej znalazły się między innymi Kazachstan, Litwa, Estonia, Słowenia, Malta i Islandia. Czołówkę państw, które mogą się pochwalić największą informatyzacją sektora publicznego, zajmują Wielka Brytania, Australia i Korea.
Elektroniczny system obiegu dokumentów w urzędach i jednostkach samorządowych umożliwia mieszkańcom podgląd i śledzenie bieżących postępów w rozpatrywaniu sprawy. Prezes XSystem zauważa, że korzyść jest obustronna, bo – poza korzyścią dla mieszkańców – system minimalizuje też nakłady pracy i czasu po stronie pracowników samorządowych.
– Wyobraźmy sobie, że o godzinie drugiej w nocy pęka rura na Rondzie de Gaulle’a w Warszawie. Pod spodem jest plątanina różnego rodzaju rur i kabli. Żeby to naprawić, trzeba wysłać do archiwum centralnego kogoś, kto musi wyciągnąć i zeskanować właściwą dokumentację i dostarczyć inżynierowi, który wstał z łóżka w środku nocy, a następnie musi pojechać na to skrzyżowanie i naprawić rurę – mówi Adrian Weremiuk. – Gdyby zamiast tego inżynier mógł wejść do elektronicznego systemu, wyszukać odpowiedni dokument, wykonać telefon do kierownika robót, który jest na miejscu, i tylko skontrolować przebieg naprawy, to byłaby wielka oszczędność czasu, kosztów i zaangażowania ludzi.
Czytaj także
- 2025-06-04: Rynek nieprzygotowany do wdrożenia systemu kaucyjnego. Może się opóźnić nawet o kilka miesięcy
- 2025-05-29: Trwają prace nad zmianami w finansowaniu kolei. Obecny system powoduje duże problemy branży i brak konkurencyjności transportu szynowego
- 2025-05-23: Gminne komisje szacują już straty w uprawach spowodowane przez majowe przymrozki. Najbardziej poszkodowani są sadownicy
- 2025-05-23: Kolejne 9 mld zł trafi na budowę i modernizację sieci energetycznych. Inwestycje pomogą wyeliminować ryzyko blackoutu
- 2025-05-21: Finansowanie Europejskiego Banku Inwestycyjnego wspiera rozwój OZE czy infrastruktury drogowej. Wśród nowych priorytetów bezpieczeństwo i obronność
- 2025-04-30: Rolnicy z Wielkopolski i Opolszczyzny protestują przeciwko likwidacji ich miejsc pracy. Minister rolnictwa deklaruje szukanie rozwiązań
- 2025-04-29: Rozwój sztucznej inteligencji drastycznie zwiększa zapotrzebowanie na energię. Rozwiązaniem są zrównoważone centra danych
- 2025-05-09: Odbudowa Ukrainy pochłonie setki miliardów euro. Polskie firmy już teraz powinny szukać partnerów, nie tylko w kraju, ale i w samej Ukrainie
- 2025-05-30: Poziom kompetencji cyfrowych Polaków na bardzo niskim poziomie. Spowalnia to cyfryzację gospodarki i firm
- 2025-05-14: Dyrektywa unijna zmienia podejście do cyberbezpieczeństwa. W Polsce trwają prace nad jej wdrożeniem
Kalendarium
Więcej ważnych informacji
Jedynka Newserii

Jedynka Newserii

Handel

Branża materiałów budowlanych ostrzega przed rosnącym importem ze Wschodu. Rząd zapowiada działania w tym kierunku
Polscy przedstawiciele branży materiałów budowlanych są zaniepokojeni skalą importu wyrobów spoza Unii Europejskiej. Postępujące uzależnienie europejskiego rynku od dostaw z krajów o niższych standardach środowiskowych, pracowniczych i jakościowych skutkuje nie tylko osłabieniem jego konkurencyjności, spadkiem krajowej produkcji i redukcją miejsc pracy, ale również ucieczką emisji CO2. Branża apeluje więc o wprowadzenie zmian w zakresie handlu, w tym o wyrównanie stawek celnych na materiały budowlane. Rząd zapowiada podjęcie działań, które będą wspierać krajową branżę.
Ochrona środowiska
Rusza ważna inwestycja w Ustce. Nowa baza będzie zapleczem serwisowym dla morskich farm wiatrowych [AUDIO]

Wystartowały prace przy budowie bazy operacyjno-serwisowej w Ustce. Inwestycja będzie zapleczem dla obsługi morskiej farmy wiatrowej, którą PGE buduje na Bałtyku wraz z duńską firmą Ørsted. Uruchomienie Baltica 2 zaplanowane jest na 2027 rok. Baza ma także potencjał, by obsługiwać kolejne projekty morskie PGE. Będzie mieć znaczenie nie tylko dla rozwoju offshore w Polsce, lecz także dla samego regionu.
Handel
Rynek nieprzygotowany do wdrożenia systemu kaucyjnego. Może się opóźnić nawet o kilka miesięcy

Zdaniem przedstawicieli Polskiej Federacji Producentów Żywności Polska nie jest jeszcze przygotowana na wprowadzenie systemu kaucyjnego 1 października br. Za główny powód opóźnień podają brak licencji, które mogą powodować potężne straty finansowe. Eksperci wskazują, że system może ruszyć z kilkumiesięcznym opóźnieniem, co spowoduje chaos zarówno wśród konsumentów, jak i w handlu.
Partner serwisu
Szkolenia

Akademia Newserii
Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.