Mówi: | Łukasz Wachowicz |
Funkcja: | dyrektor ds. rozwoju Paperless |
Firma: | Billennium |
Obieg dokumentacji w firmach będzie szybszy i tańszy. Zmiany w przepisach podnoszą rangę dokumentów i podpisów elektronicznych
Firmy mogą zaoszczędzić co najmniej 60 proc. czasu na obsługę danego procesu po wprowadzeniu elektronicznych dokumentów. W ten sposób oszczędzają również koszty i usprawniają obsługę klienta. Wprowadzenie w pełni cyfrowego obiegu dokumentów będzie teraz łatwiejsze. Od 1 lipca zacznie obowiązywać unijne rozporządzenie eIDAS ws. uznawania elektronicznych podpisów, a od 8 września do Kodeksu cywilnego zostanie wprowadzona forma elektroniczna czynności prawnej obok formy pisemnej.
– Nowe akty prawne zmieniają rzeczywistość obsługi dokumentów. Ustawodawca wyszedł naprzeciw oczekiwaniom firm, wprowadzając formę elektroniczną dokumentu, dzięki czemu tradycyjne podejście do papieru przestaje mieć znaczenie. To oznacza ogromny potencjał dla nas wszystkich, i firm, i konsumentów – przekonuje w rozmowie z agencją Newseria Biznes Łukasz Wachowicz, dyrektor ds. rozwoju Paperless w Billennium, firmie IT dostarczającej rozwiązania m.in. z zakresu zarządzania dokumentami.
Zgodnie z wchodzącym 1 lipca w życie rozporządzeniem eIDAS dokument elektroniczny to każda treść przechowywana w postaci elektronicznej, w szczególności tekst, nagranie dźwiękowe, wizualne i audiowizualne. Unijne przepisy mają upowszechnić zastosowanie elektronicznego podpisu. Skutku jego stosowania nie będzie można odmówić, nawet jeśli podpis nie spełnia wymogów kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Co ważne, przepisy w tym obszarze będą takie same w całej UE, co ułatwi kontakty biznesowe i administracyjne pomiędzy podmiotami z różnych państw.
– Z kolei w nowelizacji Kodeksu cywilnego wprowadzono definicję dokumentu, według której jest to nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. To jednoznacznie zrywa z tradycyjnym podejściem do dokumentu jako pismem napisanym na papierze. Ustawodawca uwzględnia rozwój technologii i przewiduje podpisywanie dokumentów elektronicznych – mówi Łukasz Wachowicz.
Obie zmiany prawne mogą zrewolucjonizować obieg dokumentacji w firmie. Korzyści z cyfryzacji tego procesu odczuwane będą na kilku płaszczyznach.
– Do tej pory dokument papierowy spowalniał procesy biznesowe, czasami nawet powodował ich zatrzymanie – podkreśla dyrektor w Billennium. – Dla przedsiębiorstwa kluczowy jest czas obsługi procesów i operacji. Nasze badania wykazały, że są to oszczędności na poziomie co najmniej 60 proc. w zależności od procesu.
Z tym wiążą się również oszczędności kosztów (np. druku, skanowania, przechowywania i archiwizowania dokumentów), a także usprawnienie obsługi klienta, kontrahenta czy kontaktów z urzędem. Chodzi m.in. o skrócenie czasu potrzebnego na obsługę klienta czy ograniczenie ryzyka pomyłek w dokumentach.
– Firmy, decydując się na rozwiązania do elektronicznego podpisywania dokumentów jak Paperless Signature, mogą usprawnić swoje procesy i finalnie dostarczyć jakość, jakiej dziś oczekuje klient. W obecnych czasach staje się to przewagą konkurencyjną dla wielu firm, które na to stawiają – zapewnia Wachowicz. – To jest również eliminacja, a przynajmniej minimalizacja ryzyka pomyłki w obsłudze dokumentu sprawy, a także eliminacja nadużyć.
Digitalizację jako cel obrał również rząd w przygotowywanym programie „Od papierowej do cyfrowej Polski”. Przewiduje on m.in. cyfryzację kluczowych usług publicznych oraz wdrożenie inicjatywy tożsamości elektronicznej (eID). Resort rozwoju chce, żeby w perspektywie kolejnych 3–5 lat połowa obywateli mogła przez internet prowadzić z administracją ok. 80 proc. swoich spraw. Na koniec przyszłego roku liczba użytkowników z wydanym komercyjnymi i państwowymi eID powinna sięgnąć10 mln.
Czytaj także
- 2024-04-26: Od 28 kwietnia Polacy żyją na ekologiczny kredyt. Zmiana zachowań konsumentów może odwrócić negatywny trend
- 2024-05-07: Postępowania sądowe w Polsce trwają coraz dłużej. Wydłuża się zwłaszcza czas w sprawach gospodarczych
- 2024-03-22: Polskie firmy poniżej unijnej średniej pod względem cyfryzacji. Większość nie korzysta z chmury, elektronicznej wymiany informacji czy sztucznej inteligencji
- 2024-03-13: K. Gawkowski: Cyfryzacja powinna być głównym tematem polskiej prezydencji w UE. Chcemy być liderem cyfrowych przemian
- 2024-04-05: Cyfryzacja polskiej energetyki mocno spowolniła. Pilną potrzebą jest wdrożenie rozwiązań z zakresu cyberbezpieczeństwa
- 2024-04-10: Miliardowe wydatki operatorów na infrastrukturę telekomunikacyjną. Barierą inwestycyjną wciąż pozostają formalności
- 2023-12-13: Budowanie systemu łączności dla polskiej energetyki na ostatniej prostej. LTE450 wystartuje w przyszłym roku
- 2023-12-12: Cyfryzacja procesów budowlanych przyspiesza. Efektem są lepszej jakości projekty i mniej błędów na budowach
- 2023-12-01: W okresie okołoświątecznym Polacy generują duże ilości elektroodpadów. Połowa nie wie, że nie można ich wyrzucić do śmietnika
- 2023-12-07: Przedsiębiorcy z nadzieją czekają na powstanie nowego rządu. Mają całą listę oczekiwań
Kalendarium
Więcej ważnych informacji
Jedynka Newserii
Jedynka Newserii
Handel
Rewolucja w legislacji dotyczącej opakowań i powstających z nich odpadów. Działania firm wyprzedzają wymogi prawne
Po długich i burzliwych pracach Parlament Europejski przyjął ostatecznie pod koniec kwietnia br. rozporządzenie PPWR w sprawie opakowań i odpadów opakowaniowych. Oczekuje się, że nowe przepisy wejdą w życie w 2026 roku i będą stanowić rewolucję nie tylko dla konsumentów, ale przede wszystkim dla przemysłu, który będzie musiał położyć dużo większy nacisk na ekoprojektowanie i wziąć odpowiedzialność za odpady powstające z wytwarzanych produktów. Część firm już zaczęła wprowadzać w tym zakresie zmiany na własną rękę, m.in. eliminując odpady z tworzyw sztucznych.
Infrastruktura
Polskie aglomeracje stają się coraz bardziej cyfrowe. Skokowo wzrasta zużycie danych w sieci
W 12 największych polskich metropoliach mieszka 16 mln Polaków, a każdego dnia z przedmieść do centrów dojeżdża do pracy i szkoły od 50 tys. do nawet 300 tys. ludzi – wynika z raportu Play. To duże wyzwanie dla infrastruktury miast, również telekomunikacyjnej, bo zużycie danych dynamicznie rośnie. W sieci Play wzrost ten już dwukrotnie przekroczył gwałtowny skok z okresu pandemii COVID-19. Dostęp do szybkiego internetu mobilnego i stacjonarnego jest obecnie kluczowy dla miast, a do tego konieczne są dalsze inwestycje w infrastrukturę sieciową.
Firma
Przedsiębiorcy chcą mieć wszystkie produkty finansowe i biznesowe na jednej platformie. W takie rozwiązania inwestują banki i firmy leasingowe
Niemal 70 proc. mikro-, małych i średnich firm chciałoby mieć zgromadzone wszystkie produkty finansowe na jednej platformie – wynika z raportu EFL „Cyfrowa (r)ewolucja na rynku leasingu. Pod lupą”. Dodatkowo chętnie korzystaliby w jej ramach z usług ułatwiających prowadzenie biznesu, jak wsparcie księgowe, prawne, możliwość załatwienia sprawy urzędowej, rezerwacji noclegu na podróż służbową czy zakupu pakietu usług medycznych. Nad takimi hubami dla przedsiębiorców intensywnie pracują zarówno banki, jak i firmy leasingowe. Takie narzędzie udostępnili właśnie Credit Agricole i Grupa EFL.
Partner serwisu
Szkolenia
Akademia Newserii
Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.