Ważna zmiana dla małych i średnich firm. Z powodu koronawirusa obowiązki związane z PPK przesunięte o pół roku

W tym roku małe i średnie firmy muszą włączyć zatrudnionych do pracowniczych planów kapitałowych. W związku z ogłoszoną pandemią koronawirusa i trudną sytuacją przedsiębiorstw, na wniosek Polskiego Funduszu Rozwoju, terminy wdrożenia programu mogą zostać przesunięte o pół roku. Termin zawarcia umowy o zarządzanie PPK zostałby wówczas wydłużony do 27 października, a zawarcia umowy o prowadzenie – do 10 listopada 2020 roku. Tym samym drugi i trzeci etap PPK, który obejmie firmy zatrudniające między 20 a 49 osób, byłyby prowadzone równolegle.

Od początku tego roku obowiązkiem wprowadzenia pracowniczych planów kapitałowych objęte zostały małe i średnie przedsiębiorstwa, które zatrudniają między 50 a 249 pracowników. Szacuje się, że takich firm jest w Polsce ok. 15 tys. Do 24 marca br. ta grupa pracodawców miała podjąć decyzję o wyborze instytucji finansowej, która będzie zarządzać oszczędnościami pracowników. W ostatnim czasie sytuacja na rynku zmienia się dynamicznie pod wpływem rozprzestrzeniającego się wirusa SARS-CoV-2. PPK narzucają na firmy obowiązki, które oznaczają dla nich również dodatkowe koszty. Zmiana terminów ma im pomóc w kompleksowym przygotowaniu się do wprowadzania programu. Jest ona jednym z punktów tzw. tarczy antykryzysowej, która ma chronić biznes przed negatywnymi skutkami ekonomicznymi koronawirusa. 

Pomimo epidemii wdrażanie pracowniczych planów kapitałowych jest jednak możliwe w całkowicie zdalny sposób. Zgodnie z wymogiem ustawy umowy o zarządzanie i prowadzenie PPK pracodawcy będą zawierać w formie elektronicznej.

– W Nationale-Nederlanden udostępniamy naszym klientom także szereg narzędzi online, które będą wspierać ich na każdym etapie programu. Przedstawiciele firmy codziennie w formie tele- i wideokonferencji udzielają pracodawcom odpowiedzi na pojawiające się z ich strony pytania bądź wątpliwości. Jednocześnie przesłaliśmy im zestaw merytorycznych materiałów informacyjnych. Konsultacje prowadzimy również poprzez infolinię – mówi agencji Newseria Biznes Małgorzata Madej, dyrektor ds. procesów i obsługi klienta Nationale-Nederlanden.

Wdrożenie w firmie PPK trwa co najmniej kilka tygodni. Podczas niego trzeba przede wszystkim trzymać się nieprzekraczalnych terminów ustawowych. Pracodawca, który przekracza terminy na zgłoszenie pracowników czy na zawarcie umowy o zarządzanie PPK, naraża się na kary.

– Należy też zwrócić uwagę, czy wszystkie procesy, które nakłada na pracodawcę ustawa o PPK, są odpowiednio umiejscowione we właściwych działach. Trzeba też sprawdzić, czy system kadrowo-płacowy działa poprawnie w związku z wdrożeniem pracowniczych planów kapitałowych, czyli czy generuje poprawne pliki i czy wymiana danych między pracodawcą a instytucją finansową na tej płaszczyźnie przebiega poprawnie – dodaje Małgorzata Madej.

Pracownicze plany kapitałowe tworzą pracownicy, pracodawcy i państwo. Podstawowa składka na rachunek uczestnika PPK z jego strony to 2 proc. comiesięcznego wynagrodzenia brutto. Kolejne 1,5 proc. pensji dopłaci firma. Jednocześnie na konto uczestnika PPK będą też wpływać pieniądze z budżetu państwa. Roczna dopłata z Funduszu Pracy wynosi 240 zł, a uczestnicy dostaną też jednorazową wpłatę powitalną w wysokości 250 zł.

Pracownicze plany kapitałowe mają zwiększyć stopę oszczędności Polaków i zapewnić im dodatkowe pieniądze na emeryturze. Uczestnictwo w nich jest dla pracowników dobrowolne, uprawnionych do niego jest ok. 13 mln Polaków. Pracownicy w wieku od 18 do 55 lat są automatycznie zapisywani do programu. Ci, którzy ukończyli 55 lat, ale nie przekroczyli jeszcze 70. roku życia, mogą do niego dołączyć na swój wniosek. Każdy uczestnik może też w każdej chwili zrezygnować z PPK.

– Udział w pracowniczych planach kapitałowych jest obowiązkowy, ale wyłącznie dla pracodawców. W ramach terminów określonych w ustawie poszczególne grupy pracodawców, w zależności od wielkości zatrudnienia, muszą kolejno wdrażać program PPK w swoich przedsiębiorstwach. Z kolei po stronie pracowników uczestnictwo w PPK jest absolutnie dobrowolne i zależy od indywidualnej decyzji. Dodatkowo mogą ją zawsze zmienić i to dowolną liczbę razy – mówi dyrektor ds. procesów i obsługi klienta Nationale-Nederlanden.

Obowiązkiem wdrożenia pracowniczych planów kapitałowych w październiku ubiegłego roku zostały w pierwszej kolejności objęte największe firmy, zatrudniające powyżej 250 osób. Od początku tego roku do wdrożenia PPK zostały natomiast zobowiązane małe i średnie przedsiębiorstwa, które zatrudniają między 50 a 249 pracowników.

– W kwestii wyboru instytucji finansowej obsługującej pracownicze plany kapitałowe z pomocą przychodzi sama ustawa o PPK. Są w niej wskazane podstawowe kryteria, którymi pracodawca powinien się kierować. To m.in. doświadczenie instytucji finansowej w zarządzaniu aktywami emerytalnymi, efektywność tego zarządzania, czyli przeszłe wyniki, warunki zarządzania, czyli po prostu cena, wysokość opłaty za zarządzanie. Kolejna kwestia to szeroko pojęte wsparcie, jakie instytucja finansowa powinna zapewnić zarówno pracownikom, jak i działom kadrowo-płacowym – mówi Małgorzata Madej.

Jak podkreśla, pracownicze plany kapitałowe narzucają na pracodawców dodatkowe obowiązki, z których główne to m.in.: zbieranie deklaracji i zgłoszenie pracowników do PPK, naliczenie pierwszych wpłat na listach płac i ich późniejsze korekty, przekazanie pliku rozliczeniowego oraz wpłat do instytucji finansowej, a także właściwa komunikacja skierowana do pracowników.

To wyzwanie m.in. dla działów HR i finansowo-księgowych. Stąd pracodawcy wciąż postrzegają pracownicze plany kapitałowe głównie jako dodatkowe obciążenie i koszt, a niewielu z nich deklaruje dodatkowe wpłaty na rzecz swoich pracowników. Tymczasem – jak podkreśla ekspertka Nationale-Nederlanden – PPK mogą stanowić dobre narzędzie motywacyjne i benefit dla pracowników w warunkach konkurencyjnego rynku pracy.

– Nie ma też obaw, że PPK podzielą losy otwartych funduszy emerytalnych. Te programy są zupełnie inaczej zbudowane. Pracownicze plany kapitałowe są absolutnie dobrowolne dla uczestników. Ponadto środki zgromadzone w PPK są naszym kapitałem prywatnym, który w każdej chwili możemy wypłacić, podobnie jak w bankowości elektronicznej. Dodatkowo możemy je wypłacać dowolną liczbę razy w ciągu całego uczestnictwa w programie. Podobnych rozwiązań nigdy nie było w otwartych funduszach emerytalnych. To są kompletnie inne i zupełnie do siebie nieporównywalne rozwiązania – podkreśla Małgorzata Madej.