Newsy

Umiejętne zarządzanie czasem poprawia organizację pracy. Podstawa to dobre planowanie

2018-09-28  |  06:10
Mówi:Dr Agnieszka Jarzębowska
Funkcja:trener biznesu, autorka książki „Nawyk produktywności”

E-maile i telefony, biurowe plotki ze współpracownikami przy kawie albo nagłe, ale mało ważne zadania do wykonania na już potrafią skutecznie zdezorganizować dzień pracy i odciągnąć od realizacji zawodowych celów. Aby poprawić efektywność pracy, warto się stosować do zasad zarządzania czasem i zarządzania sobą w czasie. Podstawą jest planowanie i wyznaczanie priorytetów. 

Aby efektywnie zarządzać swoim czasem w miejscu pracy, trzeba wykorzystywać zasady zarządzania czasem. Tych zasad jest bardzo dużo i nie każdy pracownik musi się stosować do wszystkich. Są natomiast są pewne fundamenty, które pozwalają się dobrze zorganizować i w ciągu tego ustawowego, ośmiogodzinnego dnia pracy wykonać wszystkie zadania – mówi Agnieszka Jarzębowska, trener biznesu, autorka książki „Nawyk produktywności”.

Z badania przeprowadzonego dla VoucherCloud na 1 989 pracownikach biur w Wielkiej Brytanii wynika, że pracujemy efektywnie tylko przez pierwsze 2 godz. i 53 min spędzanych w biurze. Natomiast z każdą kolejną godziną pracownik poświęca coraz więcej czasu na przerwy na kawę, papierosa, social media albo biurowe plotki. Tylko 21 proc. stwierdziło, że udaje im się zachować produktywność przez cały dzień. Narzędziem, które poprawia efektywność pracy i pomaga w osiąganiu konkretnych celów, są zasady zarządzania czasem. Podstawową jest planowanie i wyznaczanie sobie priorytetów, które powinny zostać zrealizowane w ciągu dnia.

Aby uporać się ze wszystkimi obowiązkami zawodowymi, które mamy do wykonania, polecam zastosować zasady zarządzania sobą w czasie. Podstawą jest codzienne planowanie swojego dnia, żeby wiedzieć, jakie zadania są do wykonania i umieścić je w przestrzeni czasowej. To jest absolutna podstawa i bez niej trudno mówić o jakiejkolwiek efektywności. Nie planując swojego dnia, swojej pracy, bardzo często wpadamy w wir różnego rodzaju poleceń, e-maili, telefonów, pilnych rzeczy do wykonania. W efekcie okazuje się, że pracownicy potrafią spędzić w pracy 8 godzin i tak naprawdę nie wypracować żadnego efektu, bo cały dzień zajmują się tymi sprawami nagłymi, które nie prowadzą de facto do realizacji żadnego celu – podkreśla Agnieszka Jarzębowska.

Jak podkreśla, najbardziej efektywnie pracujemy rano. Natomiast w wielu firmach poranek jest marnotrawiony przeważnie na biurowych plotkach ze współpracownikami przy kawie, sprawdzaniu e-maili i social mediów albo innych rozpraszaczach uwagi. Dlatego dzień pracy warto rozpocząć od wykonania jednego, najważniejszego zadania.

Druga zasada zarządzania czasem, którą warto wykorzystać, mówi, aby każdego dnia określać trzy najważniejsze zadania do realizacji, które są ważne dla naszego stanowiska pracy. W ciągu całego dnia pracy spływa na nas bardzo wiele zadań, które zaczynają się nawarstwiać. Wpadamy w kołowrotek i zajmujemy się wieloma rzeczami, które nie mają znacznej wartości. Kiedy wiemy, jakie są trzy najważniejsze zadania każdego dnia, to robimy wszystko, aby skupić się na ich realizacji. Nawet jeśli wpadnie nam dużo przypadkowych czy pilnych zadań do wykonania, to mamy poczucie, że i tak zrobiliśmy coś ważnego, co doprowadza nas do realizacji celu, na który pracujemy – mówi Agnieszka Jarzębowska, trener biznesu, autorka książki „Nawyk produktywności”.

Czytaj także

Kalendarium

Patronaty medialne

Obsługa konferencji prasowych i innych wydarzeń

Agencja informacyjna Newseria realizując zleconą obsługę wydarzenia przygotowuje pełny zapis konferencji, a także realizuje wywiady z gośćmi i uczestnikami wydarzenia.

> Zobacz pełne informacje o naszej ofercie.

Nieruchomości

Polacy nie zapłacą więcej za prąd. Rekompensaty popłyną z nowego funduszu

Zapowiadane na przyszły rok podwyżki cen prądu nie będą odczuwalne dla gospodarstw domowych – wynika z projektu ustawy powstającej w Ministerstwie Energii. Działania osłonowe obejmą też mikro-, małych i średnich przedsiębiorców. Wzrost cen zostanie pokryty ze specjalnego Funduszu Efektywności Energetycznej i Rekompensat (FEER). Do jego wprowadzenia przygotowują się spółki energetyczne. – FEER pokazuje, że zarówno minister energii, jak i spółki energetyczne chcą być po prostu fair względem klientów – mówi Filip Grzegorczyk, prezes Tauron Polska Energia.

Gospodarka

Przedsiębiorstwa mają do odegrania coraz ważniejszą rolę w ochronie klimatu. Biznes istotnym uczestnikiem COP24

Szczyt klimatyczny COP24 w Katowicach potrwa do końca tygodnia. Obok polityków i ekspertów uczestniczą w nim przedstawiciele nauki i biznesu, którzy mają do odegrania istotną rolę w przeciwdziałaniu zmianom klimatycznym. Pokazuje to przykład 3M – na przestrzeni ostatnich 15 lat przedsiębiorstwo zredukowało emisję gazów cieplarnianych o 68 proc., a prawie 1/5 wolumenu energii konsumowanej przez firmę pochodzi dziś ze źródeł odnawialnych. Nowoczesny biznes musi obecnie uwzględniać ochronę środowiska i cele zrównoważonego rozwoju, a firmy tworzyć innowacje, które będą je wspierać.

Patronat Newserii

IT i technologie

W 2022 roku w domach może być nawet 500 urządzeń podłączonych do internetu. Inteligentne urządzenia monitorują dom czy dbają o jakość powietrza

Do 2021 roku do sieci będzie podłączonych już blisko 28 mld urządzeń. Z tego ponad połowę będą stanowić urządzenia internetu rzeczy, które będą się ze sobą komunikować bez udziału człowieka. Najwięcej tego maszyn znajduje obecnie zastosowanie w obszarach smart dom, wearables oraz RTV i AGD. Do 2022 roku w typowym gospodarstwie domowym może być już nawet 500 urządzeń podłączonych do sieci. Już teraz na rynku dostępne są smart telewizory, sprzęt audio czy lodówki, ale inteligentne mogą być też rolety czy okna, które reagują na jakość powietrza i aktualną pogodę.

Handel

Tegoroczne święta będą znacznie bogatsze. Polacy wydadzą na ich organizację prawie 24 mld zł

Średnie wydatki polskiej rodziny na tegoroczne obchody Bożego Narodzenia wzrosną wobec ubiegłorocznych o niemal 140 zł. Jeszcze wyższe będą w przypadku tych gospodarstw domowych, które zasilane są świadczeniem Rodzina 500 plus. O ile żywność Polacy zakupią głównie w dyskontach oraz hiper- i supermarketach, to po prezenty udadzą się raczej do sklepów internetowych. Zarówno przy zakupach, jak i porównywaniu ofert konsumenci coraz częściej korzystają ze smartfonów i aplikacji mobilnych.