Newsy

Umiejętne zarządzanie czasem poprawia organizację pracy. Podstawa to dobre planowanie

2018-09-28  |  06:10
Mówi:Dr Agnieszka Jarzębowska
Funkcja:trener biznesu, autorka książki „Nawyk produktywności”

E-maile i telefony, biurowe plotki ze współpracownikami przy kawie albo nagłe, ale mało ważne zadania do wykonania na już potrafią skutecznie zdezorganizować dzień pracy i odciągnąć od realizacji zawodowych celów. Aby poprawić efektywność pracy, warto się stosować do zasad zarządzania czasem i zarządzania sobą w czasie. Podstawą jest planowanie i wyznaczanie priorytetów. 

Aby efektywnie zarządzać swoim czasem w miejscu pracy, trzeba wykorzystywać zasady zarządzania czasem. Tych zasad jest bardzo dużo i nie każdy pracownik musi się stosować do wszystkich. Są natomiast są pewne fundamenty, które pozwalają się dobrze zorganizować i w ciągu tego ustawowego, ośmiogodzinnego dnia pracy wykonać wszystkie zadania – mówi Agnieszka Jarzębowska, trener biznesu, autorka książki „Nawyk produktywności”.

Z badania przeprowadzonego dla VoucherCloud na 1 989 pracownikach biur w Wielkiej Brytanii wynika, że pracujemy efektywnie tylko przez pierwsze 2 godz. i 53 min spędzanych w biurze. Natomiast z każdą kolejną godziną pracownik poświęca coraz więcej czasu na przerwy na kawę, papierosa, social media albo biurowe plotki. Tylko 21 proc. stwierdziło, że udaje im się zachować produktywność przez cały dzień. Narzędziem, które poprawia efektywność pracy i pomaga w osiąganiu konkretnych celów, są zasady zarządzania czasem. Podstawową jest planowanie i wyznaczanie sobie priorytetów, które powinny zostać zrealizowane w ciągu dnia.

Aby uporać się ze wszystkimi obowiązkami zawodowymi, które mamy do wykonania, polecam zastosować zasady zarządzania sobą w czasie. Podstawą jest codzienne planowanie swojego dnia, żeby wiedzieć, jakie zadania są do wykonania i umieścić je w przestrzeni czasowej. To jest absolutna podstawa i bez niej trudno mówić o jakiejkolwiek efektywności. Nie planując swojego dnia, swojej pracy, bardzo często wpadamy w wir różnego rodzaju poleceń, e-maili, telefonów, pilnych rzeczy do wykonania. W efekcie okazuje się, że pracownicy potrafią spędzić w pracy 8 godzin i tak naprawdę nie wypracować żadnego efektu, bo cały dzień zajmują się tymi sprawami nagłymi, które nie prowadzą de facto do realizacji żadnego celu – podkreśla Agnieszka Jarzębowska.

Jak podkreśla, najbardziej efektywnie pracujemy rano. Natomiast w wielu firmach poranek jest marnotrawiony przeważnie na biurowych plotkach ze współpracownikami przy kawie, sprawdzaniu e-maili i social mediów albo innych rozpraszaczach uwagi. Dlatego dzień pracy warto rozpocząć od wykonania jednego, najważniejszego zadania.

Druga zasada zarządzania czasem, którą warto wykorzystać, mówi, aby każdego dnia określać trzy najważniejsze zadania do realizacji, które są ważne dla naszego stanowiska pracy. W ciągu całego dnia pracy spływa na nas bardzo wiele zadań, które zaczynają się nawarstwiać. Wpadamy w kołowrotek i zajmujemy się wieloma rzeczami, które nie mają znacznej wartości. Kiedy wiemy, jakie są trzy najważniejsze zadania każdego dnia, to robimy wszystko, aby skupić się na ich realizacji. Nawet jeśli wpadnie nam dużo przypadkowych czy pilnych zadań do wykonania, to mamy poczucie, że i tak zrobiliśmy coś ważnego, co doprowadza nas do realizacji celu, na który pracujemy – mówi Agnieszka Jarzębowska, trener biznesu, autorka książki „Nawyk produktywności”.

Czytaj także

Kalendarium

CES 2019

Handel

Nasilający się egoizm gospodarczy może mieć negatywne skutki dla Polski. Ucierpią m.in. handel i przetwórstwo przemysłowe

Egoizm gospodarczy, którego przejawem jest m.in. brexit czy wojna handlowa między USA a Chinami, to poważne zagrożenie dla polskiej gospodarki – oceniają eksperci DNB Bank Polska i PwC. Wprawdzie 65 proc. firm nie dostrzega jeszcze wśród swoich zagranicznych kontrahentów oznak zniechęcenia wobec wzajemnej współpracy, jednak zjawisko to może uderzyć w branżę motoryzacyjną, przetwórstwo przemysłowe i handel. Ponad połowa firm w Polsce obawia się pogłębiających się podziałów w Europie. Z drugiej strony pozytywnie postrzegają globalizację jako zjawisko prowadzące do wzrostu światowego bogactwa i wzajemnego wzbogacania kultur.

Firma

Z usług e-administracji samodzielnie korzysta ponad 70 proc. firm. Liczba udogodnień dla nich szybko rośnie

Ponad 70 proc. przedsiębiorstw samodzielnie korzysta z e-administracji. Jeszcze więcej, bo prawie 90 proc., przynajmniej raz uzyskało informacje za pośrednictwem strony internetowej danej instytucji. Odpowiedzią na potrzeby przedsiębiorców jest portal biznes.gov.pl, gdzie mogą oni uzyskać dostęp do 350 e-procedur. Średnio co miesiąc z portalu korzysta 1,5 mln osób, rocznie – już ponad 15 mln. Będziemy uruchamiać kolejne udogodnienia, już niedługo planujemy wprowadzić usługę e-doręczeń – zapowiada Dominik Wójcicki z Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii.

Prawo

Prawo nie nadąża za technologią. Konieczne przepisy regulujące prace nad sztuczną inteligencją

Na rozwój sztucznej inteligencji Europa będzie przeznaczać 20 mld euro rocznie. Wszystko po to, by dogonić potentatów w tym obszarze, czyli Stany Zjednoczone i Chiny. SI w przyszłości może stanowić o przewadze gospodarczej poszczególnych krajów, zwłaszcza w kontekście rewolucji 4.0. Za technologią nie nadąża jednak prawo. Brakuje opracowanych zasad etycznych korzystania ze sztucznej inteligencji oraz odpowiedzialności za jej działanie – ocenia dr Agnieszka Besiekierska z Kancelarii Noerr.

Transport

Komercyjne wykorzystanie dronów może przynieść gospodarce nawet 913 mld zł. Najwięcej mogą skorzystać m.in. budownictwo i energetyka

Budownictwo, rolnictwo, energetyka czy ubezpieczenia – to tylko niektóre z branż, w których wykorzystanie dronów może przynieść duże korzyści. Urządzenia te mogą się sprawdzić także przy zabezpieczaniu imprez masowych, dostarczaniu listów lub kontrolowaniu zanieczyszczeń powietrza. W zależności od tempa rozwoju rynku korzyść dla gospodarki może wynieść od 310 mld zł (w scenariuszu pesymistycznym) do 913 mld (w scenariuszu optymistycznym). Żeby zwiększać potencjał dronów, potrzebne są korzystne i sprzyjające rozwojowi regulacje – mówi Piotr Arak, dyrektor Polskiego Instytutu Ekonomicznego.