Newsy

ZUS upraszcza formularze i pisma wysyłane do klientów. Chce w ten sposób poprawić komunikację

2017-02-17  |  06:50
Mówi:prof. Gertruda Uścińska, prezes Zakładu Ubezpieczeń Społecznych

Dominik Owczarek, analityk Instytutu Spraw Publicznych

dr Tomasz Piekot, Pracownia Prostej Polszczyzny, Uniwersytet Wrocławski

Co trzeci Polak nie rozumie pism urzędniczych. Niezrozumienie decyzji urzędowej może zaś skutkować poważnymi problemami, ale też brakiem zaufania do instytucji. Polskie urzędy zaczynają więc komunikować się z klientami prostszym językiem. Również ZUS upraszcza język oficjalnych pism kierowanych do obywateli oraz ogranicza liczbę stron i rubryk do wypełnienia w formularzach. We współpracy z ekspertami ZUS opracował podręczniki prostego języka. Pilotaż przed wdrożeniem nowych zasad komunikacji potrwa do marca.

– Uproszczenie języka jest konieczne, aby poprawić relacje między organizacją a klientami. Wpisze się to w kontekst poprawy wizerunku państwowej jednostki organizacyjnej, jaką jest ZUS, i myślę, że wpłynie też na jakość podejmowanych przez nas decyzji – podkreśla w rozmowie z agencją informacyjną Newseria Biznes prof. Gertruda Uścińska, prezes Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Od 2016 roku trwa akcja „Prosto z ZUS”. Powołany w Zakładzie zespół przeanalizował stosowany w kontakcie z klientami język. Wspólnie z wrocławską Pracownią Prostej Polszczyzny opracowano też podręczniki bardziej zrozumiałego języka: „Słownik prostej polszczyzny”, „Księgę dobrego stylu strony internetowej” oraz poradniki „Jak zaprojektować przyjazny formularz” i „Jak pisać do klientów”.

– W wyniku tej współpracy jesteśmy na etapie przygotowania nowych wzorów pism, formularzy, wniosków na zasadach prostego języka. Musimy przejść też istotną fazę budowy kompetencji pracowników ZUS. Pracownia pomogła nam przeszkolić konsultantów językowych, którzy wraz z ekspertami od prawa ubezpieczeń społecznych dokonują zmian w poradnikach, interpretacjach i są zobowiązani do przeszkolenia odpowiedniej liczby trenerów – tłumaczy prof. Uścińska.

W marcu rozpoczną się szkolenia 90 konsultantów językowych we wszystkich oddziałach ZUS, którzy następnie przeszkolą 36 tys. pracowników urzędu. Zredukowano też liczbę formularzy (z 60 do 40), od lutego trwa ich pilotaż w trzech oddziałach (w Warszawie, Jaśle i Toruniu).

– Wiem, że zusowszczyzna to jeden z trudniejszych języków formalnych, bardzo specjalistyczny i skomplikowany, ale zaczyna to dobrze wyglądać. ZUS nie tylko zmienia pisma i formularze, lecz także szkoli swoich specjalistów i trenerów. Być może to jedyna instytucja, która ma specjalny zespół do upraszczania języka – wskazuje dr Tomasz Piekot z Pracowni Prostej Polszczyzny Uniwersytetu Wrocławskiego.

Pierwsze opinie klientów są pozytywne. W badaniach, które zrealizował Millward Brown, przygotowane teksty w materiałach informatycznych zostały ocenione jako przystępne językowo. Jak wskazuje prezes ZUS, cały proces upraszczania języka jest trudny. Dotyczy to nie tylko przełożenia specjalistycznych zwrotów na przystępny język, lecz także przyzwyczajeń pracowników.

 To ogromny wysiłek, żeby przekonać organizacje do takiego projektu i poddać się procesowi budowania nowych kompetencji. Pracownicy merytoryczni od strony prawnej są przyzwyczajeni do stereotypów, do sformułowań kazuistycznych, które są niezrozumiałe dla naszych klientów – wskazuje prof. Gertruda Uścińska.

Choć wciąż w kontakcie z klientami przeważać będzie komunikacja papierowa, zmieni się sposób informowania o decyzjach i formuła zdań. W pismach ma już nie być długich, wielokrotnie złożonych zdań, które – jak zdarzało się niejednokrotnie – składały się nawet z 80 wyrazów.

 W pismach powinniśmy zostawiać nawigację, dzięki czemu czytelnik powinien w ciągu kilkunastu sekund zorientować się, co i gdzie jest w danym piśmie. Istotne jest zapanowanie nad długością zdania. Rozbudowane zdania bardzo źle się czyta, powinny więc być bardzo krótkie, ładnie pofrazowane, z dobrą interpunkcją. Tekst powinien być przyjazny, bez strasznych terminów urzędowych – wymienia warunki przyjaznej komunikacji dr Tomasz Piekot.

Część urzędów stopniowo wdraża zasady uproszczonej komunikacji z klientami i widać, że przynosi to lepsze efekty niż komunikaty pisane w nowomowie urzędniczej. Przykładowo, w 2015 roku część urzędów skarbowych zamiast wezwań do zapłaty wysłała zwykłe listy, w których prostym językiem prosiła o uregulowanie zaległości. W reakcji na takie pismo wpłat dokonało ok. 30 proc. więcej osób niż w przypadku tradycyjnych wezwań. Formularze zmieniły też m.in. Centralny Ośrodek Informatyki i Kancelaria Prezesa Rady Ministrów.

 Instytucje publiczne powinny używać zrozumiałego języka, przede wszystkim dlatego, że komunikują się z obywatelem, kimś, kto płaci podatki i utrzymuje urzędy. Urzędnicy pełnią funkcję niejako usługową wobec obywateli i powinny w efektywny, komunikatywny sposób przekazywać im informacje – przekonuje Dominik Owczarek, analityk Instytutu Spraw Publicznych.

Teksty urzędnicze nastręczają trudności większości Polakom. W 2013 roku Rzecznik Praw Obywatelskich wskazał, że co trzecia skarga na działanie władz wysłana na podstawie urzędowego pisma wynikała z niezrozumienia języka. Teksty pełne trudnych wyrazów, z długimi zdaniami i cytowaniem przepisów prawa bez ich tłumaczenia mogą się zaś przełożyć na spadek zaufania do danej instytucji.

– Przeprowadziliśmy szerokie badanie dotyczące wiedzy na temat systemu zabezpieczenia społecznego. Jednym z wyników było to, że ludzie mają niemal zerową wiedzę o tym systemie. Wskazywali również na niewłaściwy język, jakim instytucja się z nimi komunikuje. Jedna z naszych rekomendacji dotyczyła więc tego, żeby komunikaty były sformułowane w sposób zrozumiały. Jak widać, ZUS wziął sobie to do serca – mówi Dominik Owczarek.

Czytaj także

Kalendarium

Patronaty medialne

Obsługa konferencji prasowych i innych wydarzeń

Agencja informacyjna Newseria realizując zleconą obsługę wydarzenia przygotowuje pełny zapis konferencji, a także realizuje wywiady z gośćmi i uczestnikami wydarzenia.

> Zobacz pełne informacje o naszej ofercie.

Dziś w serwisie Innowacje

Polscy łowcy burz wdrożyli system do rekonstrukcji miejsca uderzenia pioruna nawet wiele lat wstecz. Pozwala on też przewidzieć, gdzie uderzy w przyszłości

System LINET, wdrożony przez polską firmę Nowcast, służy do wykrywania i rejestracji wyładowań atmosferycznych. Działa w czasie rzeczywistym, ale pozwala także z dużą dokładnością przewidzieć występowanie i intensywność burz w przyszłości oraz zrekonstruować, gdzie miały miejsce wyładowania atmosferyczne wiele lat wstecz, z dokładnością do 100–200 metrów.

IT i technologie

Anna Streżyńska: Polska jest dopiero uczniem w zakresie cyfryzacji. Wzorem dla nas może być Szwajcaria

Polska wciąż znajduje się daleko poza czołówką najbardziej innowacyjnych państw świata. Zdaniem minister cyfryzacji Anny Streżyńskiej w zakresie cyfryzacji i innowacji Polska może czerpać z osiągnięć Szwajcarii. Szczególnie ciekawy jest tamtejszy model inwestycji w szkolnictwo wyższe i zawodowe. Szwajcarzy za to mogą się uczyć od Polaków większej otwartości na ryzyko i eksperymenty – podkreśla ambasador Szwajcarii w Polsce.

Handel

Polska ma za mało globalnych marek. Ekspansję zagraniczną firm ożywić ma pomoc rządu

Polski Fundusz Rozwoju realizuje zakrojony na szeroką skalę program wsparcia eksportu, który ma ośmielić rodzime firmy do podbijania zagranicznych rynków. Po ubiegłorocznym nieznacznym wzroście teraz ma nastąpić odbicie. Mają się do tego przyczynić warte 60 mld zł instrumenty wsparcia w postaci gwarancji, ubezpieczeń i kredytów eksportowych oraz działalność Polskiej Agencji Inwestycji i Handlu, która na całym świecie otwiera biura handlowe. Prezes PFR ocenia, że największy sukces na zagranicznych rynkach mogą odnieść polskie meble, przemysł maszynowy, elektronika, AGD i usługi.

Patronat Newserii

Bankowość

Banki inwestują w zaawansowaną analitykę danych. Pozwala im ona lepiej dopasować ofertę do klienta i zwiększyć bezpieczeństwo środków na koncie

Dzięki zaawansowanej analityce dużych zbiorów danych (big data) banki lepiej poznają zachowania swoich klientów i dostosowują swoją ofertę do ich indywidualnych potrzeb. Pozwalają także bardziej precyzyjnie określić zdolność kredytową klienta. Analityka danych zwiększa również poziom bezpieczeństwa transakcji i ułatwia korzystanie z bankowości mobilnej. Przykładem takich narzędzi jest BEHEX PKO Banku Polskiego analizujący ponad pół miliarda operacji miesięcznie.

Infrastruktura

Orange chce zrewolucjonizować inteligentne systemy miejskie. Stworzył technologię do centralnego zarządzania infrastrukturą

Inteligentne miasto, czyli smart city, to najpopularniejsza obecnie koncepcja rozwoju miast i samorządów. Do 2020 roku wartość rynku inteligentnych systemów miejskich może sięgnąć 1,5 bln dol. w skali globalnej. Nowoczesne technologie do zarządzania transportem, wodociągami czy oświetleniem coraz śmielej wprowadzają też polskie samorządy. Orange wprowadza właśnie rozwiązanie, które ma napędzić rozwój polskiego rynku smart cities i usprawnić funkcjonowanie inteligentnych miast.

Edukacja

W Polsce statystycznie co pół godziny jedna osoba dowiaduje się, że cierpi białaczkę. Często jedynym ratunkiem jest przeszczep szpiku

Tylko 20 proc. chorych na białaczkę bliźniaka genetycznego udaje się znaleźć w rodzinie. W pozostałych konieczne jest znalezienie dawcy niespokrewnionego, którego tkanki wykażą niemal 100-procentową zgodność. Szansa na powodzenie wynosi w najlepszych przypadku 1 do 20 tysięcy, a w najgorszym jeden do kilku milionów. Im więcej osób zarejestrowanych w bazach potencjalnych dawców szpiku, tym większe szanse na znalezienie dawcy dla pacjenta potrzebującego przeszczepienia krwiotwórczych komórek macierzystych.