Dlaczego warto organizować spotkania przedsiębiorców i jak to robić efektywnie?

Bez wątpienia networking jest jedną z największych wartości, które organizacje pozarządowe oferują swoim członkom (obecnym i potencjalnym). W szczególności dotyczy to związków pracodawców i przedsiębiorców, których uczestnicy rozumieją i doceniają istotę kontaktu osobistego. Niezależnie od istniejących gigantycznych możliwości komunikacji zdalnej, to właśnie przez spotkanie osobiste buduje się zaufanie i więzi interpersonalne, które są następnie podstawą, niekiedy ogromnych, wspólnych przedsięwzięć biznesowych. 

W związku z powyższym warto odpowiedzieć sobie nie tylko na pytanie o to, czemu warto, ale również (a może przede wszystkim), jak skutecznie organizować takie spotkania? Doświadczenie Polskiego Towarzystwa Gospodarczego w tym zakresie może być świetnym przykładem dla rozmaitych innych podmiotów, w tym charytatywnych, zawodowych czy hobbystycznych.

Zacznijmy od podstaw. W jaki sposób, oczywiście w sporym uproszczeniu, wygląda proces organizacji lokalnego spotkania przedsiębiorców? Przede wszystkim identyfikujemy i docieramy - często drogą bezpośrednią - do najbardziej znanych podmiotów gospodarczych w regionie i zapraszamy ich do wzięcia udziału w wydarzeniu. Tematem przewodnim zawsze jest konkretny i bieżący problem oraz ciekawy prelegent, gość specjalny, który może udzielić wnikliwych informacji, trudnych do zdobycia w inny sposób.

Co co przede wszystkim motywuje przedsiębiorców przychodzących na takie spotkania? Nie odkryjemy tu nic nowego pisząc, że chęć pozyskania klientów. Ale ta odpowiedź byłaby zbyt wąska. Przedstawicielom i właścicielom firm zależy także na rozwiązaniu bieżących potrzeb biznesowych, np. uzyskania porady, poznania perspektywy innych, przedyskutowania danego problemu itp. Ważną rolę odgrywa też (przy kolejnych spotkaniach) chęć podtrzymania dotychczasowych kontaktów. Naturalnie potrzeba rozwoju osobistego i edukacji poprzez wysłuchania ciekawego prelegenta jest również często spotykana. W końcu, czysto ludzka chęć miłego spędzenia czasu w towarzystwie podobnie myślących osób i zrelaksowania się po ciężkim dniu pracy.

Wiedząc to wszystko można przejść do kwestii frekwencji na takim spotkaniu. Od czego jeszcze ona zależy? Wystarczy wymienić tu kilka czynników. Przede wszystkim do ilu potencjalnie zainteresowanych uda się dotrzeć z informacją o fakcie planowanego wydarzenia. Tu wkraczają więc działania komunikacyjne i marketingowe. Liczy się jednak również renoma organizacji i osoby organizującej dane spotkanie. Jeśli przedsiębiorcy wiedzą od swoich znajomych, że dany związek godnie ich reprezentuje i znają koordynatora lokalnego (a przynajmniej słyszeli o nim), wówczas szansa, że przyjdą chociażby z ciekawości jest realnie znacznie wyższa, niż byłoby to w przypadku anonimowych organizatorów. No i oczywiście dobór gości - prelegentów oraz tematyki spotkania. To oni są magnesem przyciągającym uczestników.

A jak wygląda typowe spotkanie? Wbrew pozorom jego ramy są dość jednolite i powtarzalne. W godzinach popołudniowo - wieczornych (np. o 18:30) zbierają się pierwsi uczestnicy, zapoznają, trwają rozmowy kuluarowe i rozpoczyna się networking. 15-20 minut później organizator oficjalnie wita gości i zapowiada prelegenta, którego wystąpienie trwa około 25-30 minut. Następnie pojawiają się pytania i dyskusja w przedmiocie spotkania. Około godzinę po rozpoczęciu wydarzenia startuje sesja autoprezentacji wszystkich uczestników, każdy ma około minutę na przedstawienie się i opowiedzenie o swoim biznesie. Po wszystkim następuje powrót do rozmów kuluarowych, którym towarzyszy głębsza integracja (niekiedy przy kolacji), która nie ma już ram czasowych.

Dla wielu najciekawszym może być pytanie, czy przedsiębiorcom udaje się coś realnie załatwić w trakcie takich spotkań, np. uzgodnić i podpisać  duży kontrakt. Odpowiedź będzie tu bardziej złożona. Oczywiście to się zdarza, ale trzeba pamiętać, iż takie kontrakty są zwykle wieloetapowym procesem wymagającym wielu przygotowań, a nie jednorazową i spontaniczną akcją. Dlatego w trakcie networkingu głównym celem jest na ogół umówienie spotkań indywidualnych na przyszłość, a w ich następstwie budowanie trwałej relacji biznesowej. 

Jako ciekawostkę dodajmy, że spotkania networkingowe przedsiębiorców obfitują w sytuacje zabawne i nietypowe. Organizowane bywają też w niestandardowych okolicznościach: np. w winnicach, podczas rejsów morskich, w trakcie zawodów sportowych, a nawet pod ziemią (w kopalniach). Przedsiębiorcy chętnie spędzają czas na rywalizacji, nawet jeśli jest to tylko wspólne wyjście na strzelnice. 

Przypomnieć trzeba, że prawdziwy networking jest w zdecydowanej większości wypadków prowadzony offline, czyli na żywo. Formuła osobista ma przyszłość! W szczególności po okresie pandemii ludzie chętnie wracają do spotkań twarzą w twarz, bo wiedzą jak wiele można załatwić, gdy po drugiej stronie stołu znajduje się realna osoba, a nie tylko jej wizerunek na monitorze komputera.

O spotkaniach przedsiębiorców można by napisać rozprawę habilitacyjną (być może taka nawet już powstała), mamy jednak nadzieję, że w tym krótkim tekście udało nam się przybliżyć nieco ideę ich skutecznej organizacji oraz sens brania w nich udziału. Przy tej okazji zapraszamy wszystkich obecnych i potencjalnych członków na kolejne wydarzenia tego typu organizowane przez Polskie Towarzystwo Gospodarcze - związek pracodawców godny zaufania.