Coraz więcej firm decyduje się na automatyzację procesów. Zwroty z inwestycji są możliwe już w ciągu kilku miesięcy

Chociaż odsetek firm wdrażających automatyzację rośnie, to wciąż wiele przedsiębiorstw nie wie, czym ten proces jest i jakie się z nim wiążą korzyści. Tymczasem badania rynkowe wskazują, że przedsiębiorstwa inwestujące w obszar automatyzacji i sztucznej inteligencji są bardziej efektywne i osiągają lepsze wyniki, a zwrot z inwestycji możliwy jest już w ciągu pierwszych kilku miesięcy od wdrożenia. – Warunkiem jest jednak wybór właściwego procesu do zautomatyzowania i odpowiednie przygotowanie go do tej zmiany – podkreślają eksperci platformy FlowDog.

– Ostatnie lata to okres bardzo dynamicznego wzrostu zainteresowania firm automatyzacją procesów. Przedsiębiorcy szukają oszczędności i efektywności w swoim działaniu. Z drugiej strony rynek wywiera na nich presję coraz większego dostosowania się do potrzeb klientów. Narzędzia porządkujące, automatyzujące, optymalizujące tę pracę wydają się nieodzowne. Firmy, które nie pójdą w tym kierunku, za kilka lat będą miały poważny problem w utrzymaniu swojej konkurencyjności – ocenia w rozmowie z agencją Newseria Dominik Dubrowski, dyrektor zarządzający FlowDog, platformy do zarządzania i optymalizacji procesów biznesowych w przedsiębiorstwach.

Ubiegłoroczne badanie Personnel Service „Barometr Polskiego Rynku Pracy” wskazywało, że w co czwartym przedsiębiorstwie była wdrażana automatyzacja lub sztuczna inteligencja. 55 proc. firm wyrażało gotowość do ich wykorzystania – w ciągu czterech lat to wzrost o 46 pp. Takie działania najczęściej deklarowały największe przedsiębiorstwa (32 proc.) wobec 20 proc. średnich firm i 19 proc. małych. W niedalekiej przyszłości plany co do automatyzacji i AI miało 22 proc. przedsiębiorców.

Według badania Accenture „Reinventing Enterprise Operations with Gen AI”, przeprowadzonego w 12 krajach w 15 różnych branżach, odsetek firm, które w pełni zmodernizowały procesy oparte na sztucznej inteligencji, wzrósł prawie dwukrotnie z 9 proc. w 2023 roku do 16 proc. w 2024 roku. W porównaniu z konkurentami przedsiębiorstwa te osiągają 2,5-krotnie wyższy wzrost przychodów, 2,4-krotnie większą produktywność i 3,3-krotnie większy sukces. Jednocześnie 74 proc. organizacji wskazuje, że inwestycje w generatywną sztuczną inteligencję i automatyzację spełniły lub przekroczyły oczekiwania, a 63 proc. planuje zwiększyć swoje wysiłki i jeszcze bardziej wzmocnić te możliwości do 2026 roku.

– Spotykamy firmy, które same wewnętrznie wdrażały jakieś narzędzia automatyzacji, czy robią to z partnerami i niektóre z nich robią to od kilku czy nawet od kilkunastu lat. Na drugim końcu są równie liczne firmy, które nie mają w ogóle świadomości istnienia pojęcia automatyzacji i korzyści, jakie z tego płyną. Co więcej, jedną z najczęstszych odpowiedzi w takich firmach jest: u nas się to nie sprawdzi. Nie wiedzą, nie uświadamiają sobie, jak elastyczne i potężne potrafią być te narzędzia i jak bardzo potrafią ułatwić ich pracę – mówi Dominik Dubrowski.

Przykładem może być automatyzacja procesów podatkowych. Na razie ok. 17 proc. firm wprowadziło takie rozwiązania, a kolejne 17 proc. jest w trakcie – wynika z badania KPMG Polska i ACCA. Dyrektorzy finansowi podkreślają, że jest to proces kluczowy dla poprawy efektywności i zgodności w firmach. Jako najważniejsze obszary do automatyzacji uznali przygotowanie i przesyłanie deklaracji podatkowych oraz weryfikację kontrahentów z perspektywy VAT. Badani CFO oceniają, że cyfryzacja i automatyzacja finansów są najistotniejszymi szansami na rozwój przedsiębiorstw w 2025 roku.

– Każda złotówka zainwestowana w automatyzację w ciągu 12 miesięcy daje 2–3 zł korzyści – wylicza dyrektor zarządzający FlowDog.

Analiza szeregu zrealizowanych przez właściciela platformy FlowDog projektów optymalizacji, cyfryzacji i automatyzacji procesów biznesowych w firmach wskazuje, że zwrot z inwestycji jest możliwy w ciągu sześciu miesięcy od zakończenia wdrożenia. W przypadku mniej złożonych projektów, które można zrealizować w trzy miesiące, zwrot, a nawet zysk z rozpoczynanych teraz inwestycji w automatyzację jest możliwy jeszcze w 2025 roku. Średni wskaźnik ROI (ang. return on investment), czyli zwrotu z inwestycji, to ok. 100 proc. w skali roku, a w przypadku mniej skomplikowanych wdrożeń może sięgnąć 200 proc. rocznie.

– Takie wyniki są możliwe dzięki dwóm elementom. Pierwszy to czynnik podażowy z punktu widzenia automatyzacji procesów, czyli pojawiające się bardzo dynamicznie nowe, efektywne technologie wytwarzania narzędzi, na przykład technologie low-code’owe, gdzie zaangażowanie programisty w stworzenie takiego narzędzia jest praktycznie zerowe, cały system jest tworzony bezpośrednio przez analityka. Z drugiej strony działają czynniki popytowe, w których głównym są wciąż rosnące koszty pracy. Prawidłowo przeprowadzona optymalizacja procesu biznesowego potrafi zmniejszyć potrzebę zaangażowania człowieka nawet o 80–90 proc., co daje bardzo wymierne korzyści finansowe – podkreśla Dominik Dubrowski.

Jak podkreśla ekspert, kluczowe przy wdrażaniu automatyzacji są audyt i optymalizacja procesów. Często w firmach przez wiele lat funkcjonują nieefektywności, których osoby z wewnątrz organizacji nie zauważają. Pominięcie optymalizacji może oznaczać wyższe koszty wdrożenia, które niekoniecznie przyniesie spodziewane rezultaty.

– Konieczny jest właściwy wybór procesu do automatyzacji. Jeżeli wybierzemy nie ten proces, w którym istnieje największy potencjał, to nawet jeżeli całą automatyzację przeprowadzimy perfekcyjnie, to i tak korzyść będzie relatywnie nieduża, ponieważ potencjał na początku był mały. Drugi element, bardzo ważny szczególnie w początkowej fazie automatyzacji, to nie automatyzować procesu tak, jak on wygląda w tej chwili. Wiele procesów zawiera pewne nieefektywności, więc jeżeli je zautomatyzujemy w takim stanie, to uzyskamy zautomatyzowany bałagan – tłumaczy dyrektor zarządzający FlowDog. – Bardzo ważne jest, żeby do wdrożenia automatyzacji wybierać firmy nie tylko takie, które znają narzędzia, ale takie, które mają też kompetencje doradcze, żeby przed samym zautomatyzowaniem procesu potrafiły najpierw poukładać go w taki sposób, który sam w sobie będzie optymalny i dopasowany do wdrażanego narzędzia.

Relatywnie najmniejsze nakłady, rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych, przy największych zwrotach z inwestycji w automatyzację procesów biznesowych, firmy mogą osiągnąć przy generowaniu ofert, obsłudze reklamacji, zleceń serwisowych czy integracji danych z paragonów z drukarek fiskalnych. FlowDog wskazuje, że w firmie produkcyjno-handlowej dzięki optymalizacji procesu doprowadzono do skrócenia czasu generowania pojedynczej oferty przez handlowca z 40 do 15 min. Z kolei w firmie zajmującej się serwisowaniem zaawansowanych urządzeń czas, jaki dany serwisant poświęcał na obsługę jednego sprzętu, spadł z godziny do 30 min.

– Proces, który automatyzujemy, musi być jak najbardziej powtarzalny: im większa powtarzalność, tym większa szansa na to, że automat będzie wykonywał ten proces prawidłowo. Drugi obszar to częstotliwość wystąpień danego procesu. Jeżeli wybierzemy proces, który występuje rzadko, to ta korzyść siłą rzeczy będzie nieduża. Trzeci, bardzo ważny aspekt to wybór procesu kluczowego dla danej organizacji – przy wyborze procesów spoza głównego nurtu działania firmy koncentracja na ich wdrożenie będzie relatywnie niska, przez co ten efekt też będzie gorszy – przekonuje Dominik Dubrowski.