Ochrona sygnalistów będzie wyzwaniem dla wielu mniejszych firm. Część z nich po raz pierwszy zetknie się z tak sformalizowanymi procedurami

W Polsce wciąż trwają prace nad ostatecznym kształtem przepisów o sygnalistach, które wdrożą do krajowego prawodawstwa zapisy unijnej dyrektywy. Nowe regulacje mają objąć wszystkie podmioty zatrudniające ponad 50 pracowników. – Dla części z nich mogą się one okazać dużym wyzwaniem, w szczególności dla tych, które nie są jeszcze przyzwyczajone do tego, aby działać stricte według procedur. Mają wewnętrzne instrukcje funkcjonowania, ale szczegółowe procedury określone na poziomie ustawowym to może być dla nich nowość – mówi adwokatka Katarzyna Majer-Gębska. Jak wskazuje, firmy wdrażające nowe przepisy będą musiały pomyśleć nie tylko o ochronie sygnalistów zgłaszających naruszenia prawa, ale również o ochronie danych osób, których te zgłoszenia dotyczą.

– Procedowana ustawa o ochronie sygnalistów wdraża unijne przepisy, które zobowiązują podmioty do umożliwienia zgłaszania sygnalistom naruszeń przepisów prawa Unii Europejskiej w sposób anonimowy i chroniony – przypomina w rozmowie z agencją Newseria Biznes Katarzyna Majer-Gębska, adwokatka i koordynatorka Działu Prawa Rynku Kapitałowego w kancelarii Sadkowski i Wspólnicy. – Ochrona sygnalistów jest w obecnych czasach kwestią kluczową. Wprowadzenie wewnętrznych procedur dotyczących możliwości anonimowego zgłoszenia naruszeń prawa pozwala spółkom i innym podmiotom po prostu lepiej funkcjonować, zapewnić ich działanie zgodnie z prawem. Zapewnia też bezpieczeństwo osobom, które dostrzegają jakieś naruszenia prawa czy procedur wewnętrznych w podmiocie, w którym pracują, gwarantuje im ochronę przed ewentualnymi działaniami odwrotowymi ze strony pracodawców czy osób, których te zgłoszenia dotyczą.

Na stronie Rządowego Centrum Legislacji 10 stycznia br. ukazała się kolejna, szósta wersja projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa. Nowa regulacja ma wdrożyć w Polsce unijną dyrektywę 2019/1937, którą Parlament Europejski przyjął już jesienią 2019 roku. Kraje członkowskie UE były zobligowane, aby zaimplementować ją do krajowego prawodawstwa do grudnia 2021 roku, ale Polska i kilka innych państw mają w tym już spore opóźnienie.

Nowa regulacja ma m.in. zobowiązać firmy do udostępnienia kanałów umożliwiających sygnalistom anonimowe zgłaszanie naruszeń wewnątrz i na zewnątrz organizacji, wypracowania zasad rozpatrywania takich zgłoszeń, a przede wszystkim – wdrożenia silnych mechanizmów, które w praktyce będą chronić sygnalistów przed działaniami odwetowymi. Adwokatka ocenia, że dla części przedsiębiorstw, które nie miały dotąd tak rozbudowanych procedur wewnętrznych, mogą się one okazać sporym wyzwaniem.

– Obowiązki w zakresie ochrony sygnalistów będą dotyczyły w szczególności większych podmiotów, zatrudniających 50 pracowników, ale – co istotne – pracowników definiujemy tutaj jako wszystkie osoby, które współpracują z danym podmiotem, również na umowie-zleceniu, umowie o dzieło czy współpracy B2B. A ponieważ 50 osób to nie jest wcale dużo, to wydaje się, że bardzo wiele podmiotów zostanie objętych tymi obowiązkami. Dla części z nich będzie to duże wyzwanie, w szczególności dla tych, które nie są jeszcze przyzwyczajone do tego, aby działać stricte według procedur. Mają jakieś wewnętrzne instrukcje funkcjonowania, ale jednak takie szczegółowe procedury określone na poziomie ustawowym to może być dla nich nowość – ocenia adwokatka.

Część firm już dziś musi się stosować do przepisów o ochronie sygnalistów, które były wprowadzane w regulacjach sektorowych, np. w ustawie o funduszach inwestycyjnych czy ustawie o obrocie instrumentami finansowymi. Dotyczyły one jednak określonych podmiotów, m.in. firm inwestycyjnych i instytucji finansowych czy innych organizacji objętych ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy.

– Teraz każda firma, która spełni przesłanki wynikające z ustawy o ochronie sygnalistów, będzie musiała takie procedury wprowadzić. Część podmiotów, która nie ma praktyki w prowadzeniu tak szeroko zakrojonych procedur wewnętrznych, będzie musiała przestawić się na to, że stają się instytucją obowiązaną ochroną sygnalistów – wyjaśnia koordynatorka Działu Prawa Rynku Kapitałowego w Kancelarii Sadkowski i Wspólnicy.

Najważniejszym celem przepisów o ochronie sygnalistów ma być uniemożliwienie stosowania wobec nich jakichkolwiek działań odwetowych, dyskryminacji, nieuzasadnionego i niesprawiedliwego traktowania albo prób podejmowania tego typu działań. Jednak ekspertka podkreśla, że firmy wdrażające nowe przepisy będą musiały pomyśleć również o ochronie osób, których zgłoszenia o nieprawidłowościach dotyczą.

– Mówimy zwłaszcza o przypadkach, kiedy te naruszenia okażą się nieprawdziwe. Jednak nawet jeśli one będą prawdziwe, to i tak pozostaje chociażby kwestia ochrony danych osobowych takich osób, RODO, kwestia ich prawnie uzasadnionych interesów. O tym też firmy będą musiały w procedurach wewnętrznych pamiętać – mówi Katarzyna Majer-Gębska. – Potrzebne będą też szkolenia, nauczenie pracowników, kiedy i jak powinny te naruszenia zgłaszać oraz jakie mogą być konsekwencje zgłoszenia naruszeń, które faktycznie nie miały miejsca.