Mówi: | Mateusz Borowiecki, prezes zarządu, OptiBuy Andrzej Zawistowski, członek zarządu, Polskie Stowarzyszenie Managerów Logistyki i Zakupów Izabela Smulska-Kowalczyk, IBM |
Nowe technologie w zakupach pomagają firmom ciąć koszty nawet do 15 proc. Sztuczna inteligencja sama wybierze najlepszego dostawcę, a system zaksięguje fakturę
Usprawnienie procesów zakupowych może przynieść firmie oszczędności sięgające nawet 15 proc. kosztów. Optymalizacja tego obszaru jest szczególnie istotna teraz, kiedy wiele firm boryka się z presją płacową i musi szukać oszczędności w innych obszarach. Z drugiej strony dla wielu firm pozyskanie dobrych fachowców od zakupów stanowi nie lada problem. Dlatego w obszar zakupów wkracza sztuczna inteligencja, która nie tylko usprawnia proces zakupowy i pozwala firmie ciąć koszty, lecz także ułatwia pracę ludzi, którzy mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.
– Firmy mogą oszczędzać na bardzo wiele sposobów, jednym z nich jest zarządzanie popytem, czyli dobre zdefiniowanie tego, co ma zostać kupione. Niekupowanie rzeczy zbędnych daje lepsze efekty niż jakiekolwiek negocjacje, które też są istotną metodą obniżki kosztów funkcjonowania firm. Każda złotówka zaoszczędzona na zakupach przekłada się automatycznie na zysk firmy 1:1 – mówi agencji informacyjnej Newseria Biznes Mateusz Borowiecki, prezes zarządu OptiBuy.
Optymalizacja procesu zakupowego nabiera znaczenia szczególnie w obecnej sytuacji na rynku pracy, kiedy stopa bezrobocia spadła do 5,7 proc. czyli najniższego poziomu od 28 lat. Wiele firm jest zmuszonych podnosić płace, aby zatrzymać pracowników. Jak wynika z tegorocznego „Badania niedoboru talentów” Manpower Group - problem ze znalezieniem pracowników o odpowiednich kompetencjach zgłasza w Polsce już 51 proc. firm. To najwyższy wynik od dziesięciu lat. Wśród dużych firm, zatrudniających powyżej 250 osób, ten wskaźnik jest jeszcze wyższy i sięga już 75 proc.
Również presja płacowa utrzymuje się na wysokim poziomie. Dynamika wzrostu płac to ok. 7 proc. rdr. W tej sytuacji efektywne zakupy są dla firmy sposobem na znalezienie dodatkowych oszczędności. Mogą one sięgać nawet 10–15 proc.
– Technologii zakupowych jest coraz więcej. Mamy tzw. narzędzia sourcingowe, które pozwalają nam w efektywny sposób wybrać dostawcę. Mamy narzędzia dotyczące analizy wydatków, abyśmy wiedzieli, gdzie firmowe pieniądze są faktycznie wydawane. Mamy także cały szereg narzędzi tzw. procure-to-pay, czyli od zapotrzebowania do płatności, które pozwalają nam automatyzować proces zgłaszania wniosków zakupowych i zatwierdzania ich, aż po końcowe rozliczenie faktury z dostawcami – mówi Mateusz Borowiecki.
Jak podkreśla, na efektywność procesu zakupowego w firmie – obok dobrze dobranych narzędzi i technologii – ma wpływ także dobrze przygotowana kadra.
– Te wszystkie czynniki wpływają na to, że jedne firmy kupują coś efektywniej, produkty lepszej jakości po niższej cenie, a inne niestety radzą sobie na tym polu gorzej, przez co tracą przewagę konkurencyjną – podkreśla prezes zarządu OptiBuy.
W ocenie ekspertów technologie, zwłaszcza robotyzacja i sztuczna inteligencja, odgrywają w obszarze zakupów coraz większą rolę. Pozwalają one szybciej i łatwiej składać zamówienia, przetwarzać faktury czy rozliczać się z dostawcami. Jak wynika z ubiegłorocznego badania brytyjskiej firmy konsultingowej Hackett Group, 84 proc. przedstawicieli organizacji zakupowych ocenia, że cyfryzacja gruntownie zmieni procesy zakupowe w nadchodzących latach.
– Wszyscy w zakupach koncentrujemy się na bezpośrednich czynnościach i cenie, natomiast nikt nie mierzy kosztów procesowych. Jednak z badań przeprowadzonych przez Amerykanów wynika, że koszt procesowania jednego zamówienia – od momentu powstania zapotrzebowania aż do momentu zapłaty dostawcy – kształtuje się od 40 dol. do nawet 400 dol. za jedno zamówienie w przypadku firm, które najgorzej sobie z tym radzą. Dlaczego te najlepsze firmy są tak niskokosztowe? Otóż dlatego, że używają technologii. Automatyzują procesy, które same w sobie nie przynoszą żadnej wartości dodanej – podkreśla Andrzej Zawistowski, członek zarządu Polskiego Stowarzyszenia Managerów Logistyki i Zakupów.
Nowe technologie to remedium na bolączkę wielu firm, jaką jest coraz większy problem z pozyskaniem dobrych ekspertów zakupowych. Pozwalają m.in. zredukować do minimum zadania manualne, związane z przetwarzaniem zamówień, obsługą faktur czy opisywaniem dokumentów. Dzięki temu pracownicy działów zakupów mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.
– Sztuczna inteligencja w zakupach może być wykorzystywana w wielu obszarach. Jednym z nich jest wybór dostawców. SI potrafi analizować bardzo dużą ilość danych, sugerując, który dostawca będzie dla firmy najlepszy. Wiąże się z tym wiele wymiernych korzyści. Innym obszarem jest proces weryfikacji ceny. SI, analizując bardzo dużą ilość danych wewnętrznych i zewnętrznych, jest w stanie odpowiedzieć na pytanie, jaka jest cena danej usługi na konkretnym rynku. Człowiek nie jest w stanie przeanalizować tak dużej ilości informacji – mówi Izabela Smulska-Kowalczyk, EMEA Procurement Sourcing Leader, IBM
– Wszyscy wiemy, ile czasu zajmuje nam uzgadnianie faktur. Wykonywane ręcznie konsumuje bardzo dużo czasu pracowników działu zakupów albo po stronie partnera biznesowego, w marketingu, kontrolingu czy finansach. Wprowadzenie prostego systemu informatycznego eliminuje w ogóle działanie człowieka. Faktura sama uzgadnia się w systemie. System ma zgłoszone zapotrzebowanie, ma potwierdzenie odbioru i kiedy przychodzi faktura po prostu sprawdza niczym automatyczny weryfikator – dodaje Andrzej Zawistowski.
Czytaj także
- 2025-04-22: Duża zmiana w organizacji pracy w firmach. Elastyczność wśród najważniejszych oczekiwań pracowników
- 2025-04-22: Kwestie bezpieczeństwa priorytetem UE. Polska prezydencja ma w tym swój udział
- 2025-04-22: Rynek agencji PR staje się coraz bardziej rozproszony. Zdecydowanie rośnie liczba jednoosobowych działalności gospodarczych
- 2025-04-11: Czeski ubezpieczyciel wchodzi na polski rynek. Oferował będzie na początek ubezpieczenia komunikacyjne
- 2025-04-04: Wykluczenie cyfrowe szczególnie dotyka generacji silver. T-Mobile wystartował z darmowymi kursami z obsługi smartfona
- 2025-04-14: Nowe technologie podstawą w reformowaniu administracji. Będą też kluczowe w procesie deregulacji
- 2025-04-15: Obciążenia regulacyjne uderzają w branżę nowych technologii i start-upy. To może hamować innowacje
- 2025-04-11: Niektóre państwa członkowskie mają dużą skłonność do nadregulacji prawa unijnego. Bariery wewnątrz Unii mają efekt podobny do wysokich ceł
- 2025-04-02: Cyfrowa transformacja wymaga od liderów biznesu nowych kompetencji. Wśród nich kluczowe są otwartość na zmianę i empatia
- 2025-03-28: Trzy czwarte Zetek chce pracować na etacie. Elastyczny czas pracy nie jest dla nich istotny
Kalendarium
Więcej ważnych informacji
Jedynka Newserii

Jedynka Newserii


Praca

Ogromna baza magazynowa zbóż w Wielkopolsce do likwidacji. Pracę może stracić kilkaset osób
Baza magazynowa zbóż w Witoldowie to obiekt zarządzany od 30 lat przez spółkę Top Farms Wielkopolska, która prowadzi działalność na gruntach dzierżawionych z Zasobów Skarbu Państwa. Teraz baza ma zostać rozebrana, a wydzierżawiona ziemia – trafić do Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa. Spółka Top Farms wnioskowała do KOWR-u o utworzenie ośrodków produkcji rolniczej, które umożliwiłyby dalsze funkcjonowanie wielu takich strategicznych obiektów rolniczych. Brak decyzji KOWR jest zagrożeniem dla stabilności dużych, nowoczesnych gospodarstw towarowych, a tym samym również dla bezpieczeństwa żywnościowego Polski.
Konsument
Eksperci apelują do Ministerstwa Zdrowia o zmianę w polityce nikotynowej. Powinna lepiej chronić dzieci i młodzież

Wprowadzanie kolejnych zakazów w ustawie tytoniowej nie przyniesie spodziewanego rezultatu – oceniają lekarze i terapeuci pracujący z osobami uzależnionymi. Według nich należy osobno rozpisać działania rozwiązujące problem na poziomie osób dorosłych, które już palą, i te, które będą nakierowane na ochronę dzieci i młodzieży przed dostępem do wyrobów nikotynowych. Stowarzyszenie Jump93 wraz z przedstawicielami środowisk psychiatrycznych i zdrowia publicznego zaapelowało o systemowe podejście do polityki nikotynowej, z uwzględnieniem potencjału strategii redukcji szkód.
Bankowość
Rynek oczekuje pierwszego cięcia stóp procentowych w Polsce w maju. Są ku temu przesłanki ekonomiczne

Na podstawie ostatnich wypowiedzi prof. Adama Glapińskiego, przewodniczącego Rady Polityki Pieniężnej, ekonomiści oczekują, że już na posiedzeniu 7 maja może zapaść pierwsza od ponad półtora roku decyzja o zmianie poziomu stóp procentowych w dół. RPP dostosuje się w ten sposób do polityki głównych banków centralnych oraz słabnącej presji inflacyjnej. Zdaniem prezesa Q Value będzie to działanie w dobrym kierunku, choć spóźnione i być może spowodowane czynnikami politycznymi.
Partner serwisu
Szkolenia

Akademia Newserii
Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.