Newsy

Trwa rewolucja technologiczna w branży księgowej. Obowiązkowe e-faktury od 2023 roku jeszcze ten proces przyspieszą

2021-07-20  |  06:30
Mówi:Ewa Woźniak, Biuro Rachunkowe Info-Plus, firma zrzeszona w OSCBR
Witold Rapczyński, Biuro Rachunkowe Pitcom, firma zrzeszona w OSCBR
Katarzyna Świętochowska, Kancelaria Podatkowa Katarzyna Świętochowska, firma zrzeszona w OSCBR

Pandemia COVID-19 zmusiła księgowych i biura rachunkowe do szerszego korzystania ze zdobyczy technologii i wdrożenia programów do zdalnej i automatycznej pracy. Jak pokazują badania Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych, księgowi postrzegają ostatnie miesiące jako czas rewolucji technologicznej w swojej branży, a automatyzacja i wdrożenie rozwiązań z zakresu sztucznej inteligencji jest w tej chwili kluczowym trendem, który przesądzi o być albo nie być biur księgowych. Ten proces dodatkowo przyspieszy jeszcze wdrożenie e-faktur, które od jesieni tego roku mają być dobrowolne, ale od 2023 roku będą już obowiązkiem.

– Biura rachunkowe są coraz bardziej innowacyjne. Pandemia wymusiła na nas stosowanie takich programów, które zastępują bezpośredni kontakt z naszymi klientami i ułatwiają nam pracę. To przekłada się na komfort: klient nie musi do nas przychodzić osobiście, wszystko załatwiamy zdalnie przez internet – mówi agencji informacyjnej Newseria Biznes Ewa Woźniak z Biura Rachunkowego Info-Plus, zrzeszonego w Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych (OSCBR).

Podobnie jak dla innych branż pandemia COVID-19 okazała się wyzwaniem dla księgowych i biur rachunkowych. Z jednej strony tarcze antykryzysowe i szybkie zmiany legislacyjne wprowadzane przez rząd wymusiły ciągłe aktualizowanie wiedzy z zakresu bieżących przepisów. Z drugiej strony kolejne lockdowny spowodowały konieczność ograniczenia bezpośrednich kontaktów z klientami. W tej sytuacji na wagę złota okazały się programy do zdalnej i automatycznej pracy.

– Konieczne okazały się narzędzia umożliwiające przesyłanie dokumentów księgowych między przedsiębiorcami a biurami rachunkowymi. Jednym z takich narzędzi jest mOrganizer, który pozwala np. zrobić smartfonem zdjęcie faktury i ją wysłać – mówi Witold Rapczyński z Biura Rachunkowego Pitcom, zrzeszonego w OSCBR.

Ogólnopolska Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych, stworzona w 2017 roku, która w tej chwili zrzesza już blisko 2 tys. podmiotów, przygotowała raport pokazujący, że księgowi postrzegają ten i ubiegły rok jako czas rewolucji technologicznej w swojej branży. Deklaruje tak 93 proc. biur rachunkowych, które oceniają, że automatyzacja procesów, wprowadzenie systemów online i algorytmów sztucznej inteligencji to konieczność, która przesądzi o ich istnieniu na rynku. Jako kluczowe branża postrzega w tej chwili technologie umożliwiające zdalną współpracę z klientami oraz automatyzację, która upraszcza procedury i uwalnia nawet 40–50 proc. zasobów ludzkich od żmudnych i czasochłonnych czynności.

– Automatyzacja powoli wchodzi do branży i trzeba się do tego przystosować. To jest przyszłość biur rachunkowych, chociaż nic nie zastąpi człowieka. Automatyzacja ułatwia nam jednak pracę, uwalnia nas od rutynowych czynności. Księgowych, którzy dawniej wprowadzali dane i wklepywali dokumenty do komputera, dziś zastępują programy, które odczytują dokumenty i automatycznie wprowadzają do systemów księgowych – mówi Ewa Woźniak.

Takie narzędzia rozwija polski fintech CashDirector, który ma ambicję zrewolucjonizowania branży księgowej. Start-up wspierany m.in. przez EC Venture, Luma Ventures i TechStars dotąd zainwestował już w rozwój 4 mln euro, a do końca tego roku planuje przeznaczyć drugie tyle. W Polsce spółka wspólnie z mBankiem w ramach sieci OSCBR rozwija mOrganizer finansów, który pozwala przedsiębiorcom prowadzić nowoczesną księgowość w chmurze, z poziomu aplikacji mobilnej. Na polskim rynku ma on już ok 120 tys. użytkowników.

mOrganizer jest dostępny dla posiadaczy konta firmowego w mBanku w zakładce „Mój biznes”. Pozwala m.in. wykonywać smartfonem zdjęcia dokumentów czy faktur kosztowych i przesyłać je do Inboxa (narzędzia umożliwiającego elektroniczne przekazywanie faktur księgowym) oraz wystawiać faktury sprzedaży – szybko i z dowolnego miejsca. Najnowsza wersja mOrganizera ma też wiele dodatkowych funkcji, jak np. możliwość uzupełnienia danych firmy z poziomu smartfona przy pierwszym wystawieniu faktury.

Według CashDirector wszystkie biura rachunkowe, które korzystają dziś z mOrganizera, będą w pełni przygotowane na powszechne wdrożenie w Polsce elektronicznych faktur. Te już za dwa lata będą obowiązkowe dla rozliczeń między firmami. W 2018 roku – jak wskazują dane Eurostatu – korzystało z nich zaledwie 13 proc. polskich firm (i 18 proc. europejskich).

– E-faktury to pomysł Ministerstwa Finansów, który ma uszczelnić system podatkowy. W tej chwili jest na etapie projektu, ale już od 1 października tego roku ma wejść jako rozwiązanie dobrowolne. Natomiast od 2023 roku to rozwiązanie będzie już obowiązkowe i wówczas wszyscy podatnicy i przedsiębiorcy będą musieli korzystać z systemu e-faktur – mówi Katarzyna Świętochowska z Kancelarii Podatkowej Katarzyna Świętochowska, zrzeszonej w OSCBR.

– E-fakturowanie zmieni sposób pracy biur rachunkowych i sposób wystawiania faktur przez przedsiębiorców. To będzie duża zmiana, więc potrzebny jest też sprawny system, który ją umożliwi. Aby e-fakturowanie zaczęło działać, konieczny jest program, który będzie łączył się z centralnym serwerem, gdzie będą się znajdowały faktury – dodaje Witold Rapczyński.

Polski system e-faktur ma być wzorowany na rozwiązaniu włoskim. Dokument w formie elektronicznej będzie wystawiany i wymieniany za pośrednictwem Krajowego Systemu E-faktur, czyli scentralizowanej, rządowej platformy. Centralny Rejestr Faktur spowoduje, że nie trzeba będzie ich ręcznie wprowadzać do systemu, bo będzie można je importować i automatycznie księgować.

– Korzystanie z systemu e-fakturowania wpłynie bardzo korzystnie na zwrot VAT-u naliczonego dla podatnika. W tej chwili podatnik czeka na zwrot 60 dni, a jeśli podatnik będzie korzystał z e-faktury, ten czas skróci się do 40 dni – wyjaśnia Katarzyna Świętochowska. – Nie trzeba będzie wystawiać duplikatów faktur, bo wszyscy będą mogli się zalogować do systemu i w każdej chwili sprawdzić bądź pobrać daną fakturę. Nie ma możliwości, aby faktura po prostu zaginęła.

Czytaj także

Więcej ważnych informacji

Złote Spinacze 2021

Finanse

Wdrożenie systemu teleopieki w Polsce wymagałoby przeszkolenia nowej grupy zawodowej zajmującej się telemedycyną. W tej chwili brakuje takich pracowników

Projekt Polskiego Ładu przewiduje dofinansowanie opasek bezpieczeństwa dla seniorów, które miałyby zapewnić im stały kontakt z lekarzem i zdalną opiekę medyczną. Nie wiadomo jednak, jak ten system ma funkcjonować w praktyce. W Polsce telemedycyna dopiero raczkuje, a oprócz wyspecjalizowanych programów i urządzeń, które nie będą zbyt skomplikowane w codziennej obsłudze, niezbędny jest wykwalifikowany personel. – Wymaga to w zasadzie stworzenia zupełnie nowej grupy zawodowej. Dużym wyzwaniem będzie także przygotowanie personelu pielęgniarskiego do pracy z systemami teleopieki – mówi Jacek Gleba, prezes MDT Medical.

 

Konsument

Od pięciu lat rośnie liczba osób głodujących lub zagrożonych głodem. Pandemia przyspieszyła ten proces

Ponad 40 milionów ludzi na świecie znajduje się na skraju głodu, a więcej niż pół miliona już głoduje, przy czym koronawirus spowodował wyraźny przyrost osób zagrożonych głodem. Główną przyczyną są zmiany klimatu i spowodowane nimi kataklizmy, a także konflikty zbrojne. W efekcie po pandemii wirusowej światu może grozić pandemia głodu. Bez natychmiastowej pomocy organizacji humanitarnych, które zapewnią najbiedniejszym obszarom, głównie w Afryce, dostęp do żywności, nieuchronna stanie się kolejna fala imigracji.

Motoryzacja

Rekordowa sprzedaż ciągników rolniczych w Polsce. Mimo że ich ceny rosną

Kryzys spowodowany przez pandemię COVID-19 nie wpłynął negatywnie na rynek maszyn rolniczych. Ciągniki rolnicze osiągają rekordy sprzedaży. – W Polsce są coraz większe gospodarstwa, co za tym idzie rolnicy potrzebują mocniejszych ciągników, ale również wymieniają park maszynowy, żeby móc szybciej i sprawniej obsługiwać swoje pola – mówi Tomasz Rybak, ekspert z firmy Martin & Jacob.

Problemy społeczne

Polacy wypoczywają z telefonem w ręku. Co czwarta osoba odczuwa presję odpowiadania na służbowe maile i telefony podczas urlopu

Przynajmniej dwutygodniowy urlop jest jednym z najlepszych sposobów zwiększania satysfakcji i efektywności pracowników. Tymczasem w Polsce – jak wynika z najnowszego badania Hays – 39 proc. specjalistów i menedżerów nie pamięta, kiedy ostatnio tyle wypoczywało, a co trzeci pozostaje online nawet w trakcie wakacji. Badania Tax Care pokazały z kolei, że aż 46 proc. menedżerów na urlopie wciąż wykonuje swoje obowiązki i zarządza zespołami. Randstad wskazuje natomiast, że 27 proc. Polaków odczuwa presję, aby podczas urlopu odpowiadać na służbowe maile i telefony. Warto je jednak wyłączyć, bo nieefektywny wypoczynek może mieć poważniejsze konsekwencje: od problemów z pamięcią i koncentracją po wypalenie zawodowe.