Coraz więcej pracowników wraca z pracy zdalnej do biur. Pandemia zmieni model pracy i rynek najmu powierzchni biurowej

Po tygodniach pracy zdalnej biura przygotowują się na powrót pracowników. Kluczowe jest zapewnienie bezpieczeństwa osób w biurze, czyli m.in. odpowiedniego dystansu i dezynfekcji miejsc wspólnych. Zarządców biur może też wspomóc technologia, np. aplikacje, które pozwalają na bezdotykowe otwieranie drzwi czy sprawdzające liczbę osób w danym pomieszczeniu. Wraz z powrotem pracowników do biur wraca też zainteresowanie wynajmem powierzchni biurowej. – Dzisiaj jest dobra okazja, żeby podpisywać kontrakty ze względu na lepsze warunki niż jeszcze kilka miesięcy temu – ocenia Sebastian Świstak z Cavatina Holding.

– Firmy powinny przygotować biura na powrót pracowników, aby zapewnić im maksymalne bezpieczeństwo oraz zdrowie. To szereg rozwiązań, które rekomenduje Ministerstwo Zdrowia. Z pewnością musimy zachować zasady dystansu. Części wspólne budynku muszą być regularnie czyszczone, a podajniki na płyn dezynfekujący powinny być przy każdym wejściu do budynku – mówi agencji Newseria Biznes Sebastian Świstak, dyrektor ds. komercjalizacji w warszawskim oddziale Cavatina Holding.

Po tygodniach przymusowej kwarantanny i pracy zdalnej pracownicy wracają do biur. Aby zminimalizować ryzyko zarażenia się koronawirusem, potrzebna jest pewna reorganizacja biura, żeby zwiększyć powierzchnię, która przypada na jednego pracownika. Przykładowo do pracy można przystosować strefy relaksu czy sale konferencyjne, dzięki czemu można zapewnić odpowiedni dystans między pracownikami. To wymusza pewne zmiany zarówno po stronie firm, jak i zarządców nieruchomości.

– Zarządcy dużo większą uwagę muszą zwrócić na kwestię czystości powierzchni i ich dezynfekcji, ochronę personelu, czyli recepcji i serwisu technicznego – wymienia ekspert z Cavatina Holding. – Bardzo wcześnie zareagowali oni na tę sytuację, bo już w marcu wszystkie procedury zostały wprowadzone, więc powrót większej liczby pracowników do biur nie będzie dla nich większym problemem. Ważną kwestią są koszty eksploatacyjne, gdyż większe środki zostaną wydatkowane na czystość, dezynfekcję. Niemniej jednak podczas pracy zdalnej budynki zasadniczo były puste, stąd nie były w pełni wykorzystywane i eksploatowane, a co za tym idzie – koszty eksploatacyjne w całym roku nie powinny znacząco wzrosnąć.

Zarządcy mogą także uregulować ruch w budynku, np. wprowadzając jednokierunkowe korytarze, żeby unikać zatłoczenia, ale również specjalnie znakować windy, schody, wejścia, żeby usprawnić ten ruch.

Nowy reżim sanitarny w biurach wymusi zmianę sposobu pracy i nawyków pracowników. Przez jakiś czas nie będzie możliwe gromadzenie się dużymi grupami w kuchni czy jadanie posiłków wśród wielu osób.

– Ta ostrożność z nami pozostanie dopóty, dopóki będziemy czuć wewnętrzną obawę, a zagrożenie zdrowotne nie minie – podkreśla Sebastian Świstak.

Organizowane spotkania będą odbywać się w ograniczonym składzie lub też będą łączone z wideokonferencjami.

– Dodatkowym aspektem, który może zapewnić bezpieczeństwo pracowników w firmie, jest praca zmianowa, czyli przykładowo dane zespoły pracują w poszczególne dni i nie spotykają się między sobą. Na pewno będziemy korzystać z pracy zdalnej, choć uważam, że pracownicy chcą już wrócić do biur i szukają kontaktu z ludźmi, tak więc praca zdalna nie zastąpi standardowego modelu pracy, ale raczej będzie jego uzupełnieniem – mówi ekspert z Cavatina Holding. – Możliwe też, że firmy wydłużą godziny pracy tak, aby wszyscy pracownicy nie zaczynali i kończyli dnia o tej samej godzinie.

W zapewnieniu bezpieczeństwa pomocne mogą okazać się rozwiązania technologiczne. Wśród nich są specjalne systemy wentylacji i klimatyzacji, ale także aplikacje na telefon.

– Pozwalają one na bezdotykowe otwieranie bramek na parterze czy drzwi wejściowych do biura. Umożliwiają też rezerwacje sal. Mogą zliczać liczbę osób w danym biurze i w momencie, kiedy przekroczy ona bezpieczny poziom, mogą wysyłać informację do office managera – wyjaśnia Sebastian Świstak.

Pandemia SARS-CoV-2 zmienia też rynek biurowy. Z raportu Knight Frank „Rynek biurowy w Warszawie w I kwartale 2020 roku. Rynek biurowy w epoce post-covid” wynika, że od stycznia do marca 2020 roku na warszawskim rynku biurowym podpisano umowy najmu na niemal 140 tys. mkw. Jest to wynik o niemal 20 proc. niższy niż średni popyt z pierwszych kwartałów w ostatnich pięciu latach. Eksperci wskazują, że aby przyciągnąć nowych najemców, zarządcy będą musieli sięgnąć po zachęty, np. w formie dopłaty do kosztów aranżacji czy okresów bezczynszowych. Najemcy będą też preferowali bardziej elastyczne umowy najmu, np. w zakresie długości trwania umów.

– Dzisiaj jest dobra okazja, żeby podpisywać kontrakty, ponieważ na pewno będą one zawierane na lepszych warunkach niż jeszcze parę miesięcy temu. Kiedy sytuacja w pełni wróci do normalności, za parę miesięcy możemy ponownie wrócić do rynku wynajmującego i na nowo będziemy bardzo aktywnie wynajmować powierzchnie – przekonuje ekspert Cavatina Holding.

Na pewno najemcy szukający biur będą zwracać większą uwagę na ich powierzchnię i możliwość zapewnienia odpowiedniego dystansu między pracownikami. Zdaniem eksperta początkowo może spaść popyt na biura położone na najwyższych piętrach budynków.

– W windach trudno zachować odstęp, a w budynkach wieżowych trudno mówić o możliwości wejścia na 30. piętro. Paradoksalnie powierzchnie na pierwszym lub drugim piętrze mogą zyskać na wartości, choć tylko tymczasowo – podkreśla Sebastian Świstak.