Newsy

Elektroniczny obieg dokumentów wyprze papierową formę. Pozwoli to na znaczne oszczędności czasu i kosztów

2017-04-14  |  06:40

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala zaoszczędzić ponad dwie trzecie czasu, kosztów i zminimalizować nakład pracy potrzebny na wykonanie codziennych zadań administracyjnych. To rozwiązanie z czasem wyprze tradycyjny dokument papierowy – prognozuje Adrian Weremiuk, prezes firmy XSystem. Cyfrowe rozwiązania wprowadza coraz więcej przedsiębiorstw i jednostek sektora publicznego, choć Polsce daleko jeszcze pod tym względem do bardziej rozwiniętych państw.

Papier w codziennej komunikacji będzie odgrywał coraz mniejszą rolę, gdyż narzędzia służące do zażądania dokumentami i ich obiegiem są prostsze w obsłudze i bardziej dostępne dla szerokiego grona odbiorców. Rynek elektronicznego obiegu dokumentów będzie rósł – mówi agencji informacyjnej Newseria Biznes Adrian Weremiuk, prezes zarządu dostarczającej rozwiązania informatyczne firmy XSystem.

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala firmie zaoszczędzić do 70 proc. czasu i kosztów w porównaniu do tradycyjnego modelu opartego na dokumentach papierowych. Poprawia przepływ informacji między pracownikami, umożliwia utrzymanie porządku w dokumentacji, usprawnia i przyspiesza pracę, a przy tym jest proekologiczny. Pozwala zaoszczędzić na kosztach drukowania, skanowania i przechowywania dokumentów w archiwum. Ponadto, do dokumentów w formie elektronicznej każda uprawniona osoba ma dostęp z dowolnego miejsca przez 24 godziny na dobę.

Takie rozwiązanie sprawdza się zwłaszcza w firmach o rozproszonej strukturze, na przykład kiedy część pracowników pracuje zdalnie albo zagraniczne oddziały przedsiębiorstwa znajdują się w kilku krajach. Przepływ i zarządzanie dokumentami na odległość są w takich przypadkach dużo prostsze, szybsze i bardziej efektywne.

Kiedy firma rozlicza usługę, może to zrobić w formie elektronicznej. Weźmy choćby zapotrzebowanie wewnętrzne firmy, z którego tworzone są koszty operacyjne w formie zamówienia, potem wpływa faktura, która musi być przetworzona w obiegu dokumentów, żeby mogła trafić do systemu ERP czy bankowości elektronicznej. To wszystko może być procedowane w jednym systemie – mówi Adrian Weremiuk.

Zdaniem prezesa XSystem trudno prognozować, kiedy elektroniczny podpis i obieg dokumentacji w formie cyfrowej obejmie większość procesów administracyjnych, pozostawiając papier jedynie dla najważniejszych dokumentów.

To pytanie nie pojawiło się wczoraj, zadajemy je sobie już dłuższy czas. Uważam, że dokument w formie tradycyjnej zostanie zmarginalizowany wyłącznie do najważniejszych dokumentów wymienianych między urzędami, firmami lub osobami fizycznymi, które trzeba będzie podpisywać ręcznie – mówi Adrian Weremiuk.

Przedsiębiorstwa i prywatne firmy nie są jedynymi, które wprowadzają w swoich strukturach elektroniczny obieg dokumentacji. Od kilku lat robią to też jednostki samorządowe i administracyjne. Te wykorzystują jednak cyfrowe narzędzia na niewielką skalę i nie zagospodarowują w pełni możliwości, jakie stwarza digitalizacja.

– Jeżeli popatrzymy przez pryzmat jakiejkolwiek gminy czy powiatu, to wszędzie mamy do czynienia z obiegiem dokumentów. Ale w wydziałach czy to architektury, czy geodezji okazuje się, że dokumenty stoją w szafach, niezarchiwizowane. A przecież podstawowa działalność samorządu zaczyna się od zarządzania majątkiem publicznym i niepublicznym oraz dostępu do związanych z nim informacji. Myślę, że na tym rynku jest dużo do zrobienia – mówi Adrian Weremiuk.

NIK, która skontrolowała wdrażanie e-administracji na szczeblu centralnym i samorządowym, orzekła, że w zdecydowanej większości (22 z 24 kontrolowanych urzędów) podstawowym sposobem dokumentowania rozpatrywanych spraw był tradycyjny system papierowy. W 18 urzędach był on wspierany przez elektroniczny system obiegu dokumentów. W praktyce jednak najczęściej okazywało się, że urzędnicy zbierali informacje w dwóch miejscach i powielali wcześniejsze czynności – poinformował NIK.

Z przygotowanego przez ONZ raportu „E-Government Survey 2016”, który dotyczy informatyzacji w zarządzaniu państwem, wynika, że polska administracja się poprawia. Z 42. miejsca w 2014 roku Polska awansowała rok temu na 36., tuż przed Chorwacją. Wyżej znalazły się między innymi Kazachstan, Litwa, Estonia, Słowenia, Malta i Islandia. Czołówkę państw, które mogą się pochwalić największą informatyzacją sektora publicznego, zajmują Wielka Brytania, Australia i Korea.

Elektroniczny system obiegu dokumentów w urzędach i jednostkach samorządowych umożliwia mieszkańcom podgląd i śledzenie bieżących postępów w rozpatrywaniu sprawy. Prezes XSystem zauważa, że korzyść jest obustronna, bo – poza korzyścią dla mieszkańców – system minimalizuje też nakłady pracy i czasu po stronie pracowników samorządowych.

Wyobraźmy sobie, że o godzinie drugiej w nocy pęka rura na Rondzie de Gaulle’a w Warszawie. Pod spodem jest plątanina różnego rodzaju rur i kabli. Żeby to naprawić, trzeba wysłać do archiwum centralnego kogoś, kto musi wyciągnąć i zeskanować właściwą dokumentację i dostarczyć inżynierowi, który wstał z łóżka w środku nocy, a następnie musi pojechać na to skrzyżowanie i naprawić rurę – mówi Adrian Weremiuk. – Gdyby zamiast tego inżynier mógł wejść do elektronicznego systemu, wyszukać odpowiedni dokument, wykonać telefon do kierownika robót, który jest na miejscu, i tylko skontrolować przebieg naprawy, to byłaby wielka oszczędność czasu, kosztów i zaangażowania ludzi. 

Czytaj także

Kalendarium

Więcej ważnych informacji

Jedynka Newserii

Jedynka Newserii

Rolnictwo

Dane satelitarne w użyciu urbanistów i samorządowców. Mogą im służyć do przygotowania na zmiany klimatu

Do 2031 roku rynek usług związanych z danymi satelitarnymi ma wzrosnąć ponad czterokrotnie – przewidują analitycy. Na rosnącą podaż wpływ może mieć nałożony na dużą część przedsiębiorców, w tym producentów rolnych, obowiązek raportowania wpływu środowiskowego. Dane satelitarne są jednak cennym narzędziem również w rękach urbanistów i samorządowców. Z dokładnością do milimetrów pokazują zjawiska takie jak np. osiadanie gruntów, co pozwala na wczesne podejmowanie decyzji o kluczowych modernizacjach infrastruktury.

Prawo

Nałóg nikotynowy wśród nieletnich zaczyna się najczęściej od e-papierosów. Przyciągają ich słodkie, owocowe smaki tych produktów

Co czwarty uczeń ma za sobą inicjację nikotynową, a dla większości z nich pierwszym produktem, po jaki sięgnęli, był e-papieros. Zdecydowana większość uczniów używających nikotyny korzysta właśnie z e-papierosów, a prawie połowa nie ma problemu z ich zakupem – wskazują nowe badania przeprowadzone z okazji Światowego Dnia Rzucania Palenia. Eksperci podkreślają, że niebezpiecznym produktem, z uwagi na ryzyko uzależnienia behawioralnego, są także e-papierosy beznikotynowe. Trwają prace nad przepisami, które m.in. zakażą ich sprzedaży nieletnim.

Ochrona środowiska

Futra z negatywnym wpływem na środowisko na każdym etapie produkcji. Wiąże się z 400-krotnie większym zużyciem wody niż poliestru

Biznes futrzarski ma negatywny wpływ na środowisko naturalne – podkreślają eksperci Stowarzyszenia Otwarte Klatki. Hodowle powodują zatrucie wód i gleb oraz są zagrożeniem dla bioróżnorodności. Z kolei produkcja futra z norek, lisów i jenotów generuje znacznie większe niż bawełna czy poliester emisje gazów cieplarnianych, zużycie wody i zanieczyszczenie wody. 25 listopada obchodzimy Dzień bez Futra, który ma zwrócić uwagę na cierpienie zwierząt hodowanych na potrzeby przemysłu futrzarskiego oraz promować etyczne i ekologiczne wybory w modzie.

Partner serwisu

Instytut Monitorowania Mediów

Szkolenia

Akademia Newserii

Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a  także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.