Newsy

Elektroniczny obieg dokumentów wyprze papierową formę. Pozwoli to na znaczne oszczędności czasu i kosztów

2017-04-14  |  06:40

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala zaoszczędzić ponad dwie trzecie czasu, kosztów i zminimalizować nakład pracy potrzebny na wykonanie codziennych zadań administracyjnych. To rozwiązanie z czasem wyprze tradycyjny dokument papierowy – prognozuje Adrian Weremiuk, prezes firmy XSystem. Cyfrowe rozwiązania wprowadza coraz więcej przedsiębiorstw i jednostek sektora publicznego, choć Polsce daleko jeszcze pod tym względem do bardziej rozwiniętych państw.

Papier w codziennej komunikacji będzie odgrywał coraz mniejszą rolę, gdyż narzędzia służące do zażądania dokumentami i ich obiegiem są prostsze w obsłudze i bardziej dostępne dla szerokiego grona odbiorców. Rynek elektronicznego obiegu dokumentów będzie rósł – mówi agencji informacyjnej Newseria Biznes Adrian Weremiuk, prezes zarządu dostarczającej rozwiązania informatyczne firmy XSystem.

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala firmie zaoszczędzić do 70 proc. czasu i kosztów w porównaniu do tradycyjnego modelu opartego na dokumentach papierowych. Poprawia przepływ informacji między pracownikami, umożliwia utrzymanie porządku w dokumentacji, usprawnia i przyspiesza pracę, a przy tym jest proekologiczny. Pozwala zaoszczędzić na kosztach drukowania, skanowania i przechowywania dokumentów w archiwum. Ponadto, do dokumentów w formie elektronicznej każda uprawniona osoba ma dostęp z dowolnego miejsca przez 24 godziny na dobę.

Takie rozwiązanie sprawdza się zwłaszcza w firmach o rozproszonej strukturze, na przykład kiedy część pracowników pracuje zdalnie albo zagraniczne oddziały przedsiębiorstwa znajdują się w kilku krajach. Przepływ i zarządzanie dokumentami na odległość są w takich przypadkach dużo prostsze, szybsze i bardziej efektywne.

Kiedy firma rozlicza usługę, może to zrobić w formie elektronicznej. Weźmy choćby zapotrzebowanie wewnętrzne firmy, z którego tworzone są koszty operacyjne w formie zamówienia, potem wpływa faktura, która musi być przetworzona w obiegu dokumentów, żeby mogła trafić do systemu ERP czy bankowości elektronicznej. To wszystko może być procedowane w jednym systemie – mówi Adrian Weremiuk.

Zdaniem prezesa XSystem trudno prognozować, kiedy elektroniczny podpis i obieg dokumentacji w formie cyfrowej obejmie większość procesów administracyjnych, pozostawiając papier jedynie dla najważniejszych dokumentów.

To pytanie nie pojawiło się wczoraj, zadajemy je sobie już dłuższy czas. Uważam, że dokument w formie tradycyjnej zostanie zmarginalizowany wyłącznie do najważniejszych dokumentów wymienianych między urzędami, firmami lub osobami fizycznymi, które trzeba będzie podpisywać ręcznie – mówi Adrian Weremiuk.

Przedsiębiorstwa i prywatne firmy nie są jedynymi, które wprowadzają w swoich strukturach elektroniczny obieg dokumentacji. Od kilku lat robią to też jednostki samorządowe i administracyjne. Te wykorzystują jednak cyfrowe narzędzia na niewielką skalę i nie zagospodarowują w pełni możliwości, jakie stwarza digitalizacja.

– Jeżeli popatrzymy przez pryzmat jakiejkolwiek gminy czy powiatu, to wszędzie mamy do czynienia z obiegiem dokumentów. Ale w wydziałach czy to architektury, czy geodezji okazuje się, że dokumenty stoją w szafach, niezarchiwizowane. A przecież podstawowa działalność samorządu zaczyna się od zarządzania majątkiem publicznym i niepublicznym oraz dostępu do związanych z nim informacji. Myślę, że na tym rynku jest dużo do zrobienia – mówi Adrian Weremiuk.

NIK, która skontrolowała wdrażanie e-administracji na szczeblu centralnym i samorządowym, orzekła, że w zdecydowanej większości (22 z 24 kontrolowanych urzędów) podstawowym sposobem dokumentowania rozpatrywanych spraw był tradycyjny system papierowy. W 18 urzędach był on wspierany przez elektroniczny system obiegu dokumentów. W praktyce jednak najczęściej okazywało się, że urzędnicy zbierali informacje w dwóch miejscach i powielali wcześniejsze czynności – poinformował NIK.

Z przygotowanego przez ONZ raportu „E-Government Survey 2016”, który dotyczy informatyzacji w zarządzaniu państwem, wynika, że polska administracja się poprawia. Z 42. miejsca w 2014 roku Polska awansowała rok temu na 36., tuż przed Chorwacją. Wyżej znalazły się między innymi Kazachstan, Litwa, Estonia, Słowenia, Malta i Islandia. Czołówkę państw, które mogą się pochwalić największą informatyzacją sektora publicznego, zajmują Wielka Brytania, Australia i Korea.

Elektroniczny system obiegu dokumentów w urzędach i jednostkach samorządowych umożliwia mieszkańcom podgląd i śledzenie bieżących postępów w rozpatrywaniu sprawy. Prezes XSystem zauważa, że korzyść jest obustronna, bo – poza korzyścią dla mieszkańców – system minimalizuje też nakłady pracy i czasu po stronie pracowników samorządowych.

Wyobraźmy sobie, że o godzinie drugiej w nocy pęka rura na Rondzie de Gaulle’a w Warszawie. Pod spodem jest plątanina różnego rodzaju rur i kabli. Żeby to naprawić, trzeba wysłać do archiwum centralnego kogoś, kto musi wyciągnąć i zeskanować właściwą dokumentację i dostarczyć inżynierowi, który wstał z łóżka w środku nocy, a następnie musi pojechać na to skrzyżowanie i naprawić rurę – mówi Adrian Weremiuk. – Gdyby zamiast tego inżynier mógł wejść do elektronicznego systemu, wyszukać odpowiedni dokument, wykonać telefon do kierownika robót, który jest na miejscu, i tylko skontrolować przebieg naprawy, to byłaby wielka oszczędność czasu, kosztów i zaangażowania ludzi. 

Czytaj także

Kalendarium

Jak korzystać z materiałów Newserii?

Bezpłatne materiały wideo, audio, zdjęcia oraz artykuły

Wszystkie materiały publikowane w serwisach agencji informacyjnej Newseria przeznaczone są do bezpłatnej dystrybucji poprzez serwisy internetowe, stacje radiowe i telewizje, wydawców prasy oraz aplikacje pełniące funkcję agregatorów newsów. 

Szczegóły dotyczące warunków współpracy znajdują się tutaj.

Handel

Obniżka podatku PIT nie obciąża budżetu państwa tak bardzo jak program Rodzina 500 plus. Może być jednak kłopotem dla dużych miast

Obniżony od października o punkt procentowy podatek od osób fizycznych objął osoby pracujące na etatach, umowach-zleceniach, umowach o dzieło, prowadzących działalność gospodarczą oraz emerytów i rencistów. Zdaniem ekspertów, o ile państwo ma możliwości zrekompensowania ubytku poprzez emisję długu czy nowelizację budżetu, o tyle duże miasta odczują mniejsze wpływy z podatków bardziej dotkliwie. Choć w przypadku nisko zarabiających różnice będą symboliczne, to w skali kraju obniżka będzie napędzać konsumpcję.

Problemy społeczne

Ponad połowa Polaków uważa, że sztuczna inteligencja wpływa na ich życie codzienne. Wielu obawia się, że odbierze im prywatność i miejsca pracy

Prawie 90 proc. Polaków zna pojęcie sztucznej inteligencji, jednak nie zawsze wiedzą, co naprawdę oznacza. Wprawdzie dostrzegają korzyści związane np. z poprawą komfortu życia czy bezpieczeństwa w miejscu pracy, ale też mają wiele obaw, np. o to, że technologia odbierze im miejsca pracy. Tylko co szósta osoba skorzystałaby z pomocy urządzenia opartego na SI zamiast lekarza – wynika z raportu NASK „Sztuczna Inteligencja w społeczeństwie i gospodarce”. Tymczasem to właśnie odpowiednie nastawienie społeczeństwa jest niezbędne, by polska gospodarka mogła faktycznie rozwijać działania oparte o tę technologię.

Infrastruktura

Budowa farm wiatrowych na Bałtyku może pobudzić przemysł stoczniowy i całą gospodarkę. Przy wielomiliardowych inwestycjach kluczowe jest stabilne otoczenie prawne

PGE Baltica, PKN Orlen i Polenergia są obecnie na najbardziej zaawansowanym etapie projektów budowy farm wiatrowych na Bałtyku. – To właśnie te trzy podmioty ukształtują rynek morskiej energetyki wiatrowej w Polsce do 2030 roku – ocenia Mariusz Witoński, prezes Polskiego Towarzystwa Morskiej Energetyki Wiatrowej. W nadchodzących latach na Bałtyku ma nastąpić boom inwestycyjny, który może dać impuls do rozwoju portów, pobudzić przemysł stoczniowy i całą gospodarkę. Dla inwestorów kluczowe są jednak stabilne warunki legislacyjne do budowy farm wiatrowych na Bałtyku, ponieważ są to projekty liczone w miliardach złotych. Sektor morskiej energetyki wiatrowej chce, żeby zostały one zagwarantowane specjalną ustawą.

Finanse

6 proc. PKB na służbę zdrowia to minimum. Starzenie się społeczeństwa i coraz droższe świadczenia wymuszą dalszy wzrost nakładów

Polska zajmuje jedno z ostatnich miejsc w Unii Europejskiej pod względem nakładów na ochronę zdrowia. Te zgodnie z przyjętą w ubiegłym roku ustawą mają stopniowo wzrosnąć do poziomu 6 proc. PKB do 2025 roku. Eksperci oceniają, że to minimum, które powinno być stopniowo podnoszone. Wzrost wydatków wymusza m.in. niekorzystna demografia i nowe, droższe technologie, które pojawiają się w ochronie zdrowia. – Najważniejszym kierunkiem jest wzrost efektywności, żebyśmy z zasobów, z których w tej chwili korzystamy, byli w stanie wycisnąć jak najwięcej – podkreśla były wiceminister zdrowia Marcin Czech.