Newsy

Elektroniczny obieg dokumentów wyprze papierową formę. Pozwoli to na znaczne oszczędności czasu i kosztów

2017-04-14  |  06:40

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala zaoszczędzić ponad dwie trzecie czasu, kosztów i zminimalizować nakład pracy potrzebny na wykonanie codziennych zadań administracyjnych. To rozwiązanie z czasem wyprze tradycyjny dokument papierowy – prognozuje Adrian Weremiuk, prezes firmy XSystem. Cyfrowe rozwiązania wprowadza coraz więcej przedsiębiorstw i jednostek sektora publicznego, choć Polsce daleko jeszcze pod tym względem do bardziej rozwiniętych państw.

Papier w codziennej komunikacji będzie odgrywał coraz mniejszą rolę, gdyż narzędzia służące do zażądania dokumentami i ich obiegiem są prostsze w obsłudze i bardziej dostępne dla szerokiego grona odbiorców. Rynek elektronicznego obiegu dokumentów będzie rósł – mówi agencji informacyjnej Newseria Biznes Adrian Weremiuk, prezes zarządu dostarczającej rozwiązania informatyczne firmy XSystem.

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala firmie zaoszczędzić do 70 proc. czasu i kosztów w porównaniu do tradycyjnego modelu opartego na dokumentach papierowych. Poprawia przepływ informacji między pracownikami, umożliwia utrzymanie porządku w dokumentacji, usprawnia i przyspiesza pracę, a przy tym jest proekologiczny. Pozwala zaoszczędzić na kosztach drukowania, skanowania i przechowywania dokumentów w archiwum. Ponadto, do dokumentów w formie elektronicznej każda uprawniona osoba ma dostęp z dowolnego miejsca przez 24 godziny na dobę.

Takie rozwiązanie sprawdza się zwłaszcza w firmach o rozproszonej strukturze, na przykład kiedy część pracowników pracuje zdalnie albo zagraniczne oddziały przedsiębiorstwa znajdują się w kilku krajach. Przepływ i zarządzanie dokumentami na odległość są w takich przypadkach dużo prostsze, szybsze i bardziej efektywne.

Kiedy firma rozlicza usługę, może to zrobić w formie elektronicznej. Weźmy choćby zapotrzebowanie wewnętrzne firmy, z którego tworzone są koszty operacyjne w formie zamówienia, potem wpływa faktura, która musi być przetworzona w obiegu dokumentów, żeby mogła trafić do systemu ERP czy bankowości elektronicznej. To wszystko może być procedowane w jednym systemie – mówi Adrian Weremiuk.

Zdaniem prezesa XSystem trudno prognozować, kiedy elektroniczny podpis i obieg dokumentacji w formie cyfrowej obejmie większość procesów administracyjnych, pozostawiając papier jedynie dla najważniejszych dokumentów.

To pytanie nie pojawiło się wczoraj, zadajemy je sobie już dłuższy czas. Uważam, że dokument w formie tradycyjnej zostanie zmarginalizowany wyłącznie do najważniejszych dokumentów wymienianych między urzędami, firmami lub osobami fizycznymi, które trzeba będzie podpisywać ręcznie – mówi Adrian Weremiuk.

Przedsiębiorstwa i prywatne firmy nie są jedynymi, które wprowadzają w swoich strukturach elektroniczny obieg dokumentacji. Od kilku lat robią to też jednostki samorządowe i administracyjne. Te wykorzystują jednak cyfrowe narzędzia na niewielką skalę i nie zagospodarowują w pełni możliwości, jakie stwarza digitalizacja.

– Jeżeli popatrzymy przez pryzmat jakiejkolwiek gminy czy powiatu, to wszędzie mamy do czynienia z obiegiem dokumentów. Ale w wydziałach czy to architektury, czy geodezji okazuje się, że dokumenty stoją w szafach, niezarchiwizowane. A przecież podstawowa działalność samorządu zaczyna się od zarządzania majątkiem publicznym i niepublicznym oraz dostępu do związanych z nim informacji. Myślę, że na tym rynku jest dużo do zrobienia – mówi Adrian Weremiuk.

NIK, która skontrolowała wdrażanie e-administracji na szczeblu centralnym i samorządowym, orzekła, że w zdecydowanej większości (22 z 24 kontrolowanych urzędów) podstawowym sposobem dokumentowania rozpatrywanych spraw był tradycyjny system papierowy. W 18 urzędach był on wspierany przez elektroniczny system obiegu dokumentów. W praktyce jednak najczęściej okazywało się, że urzędnicy zbierali informacje w dwóch miejscach i powielali wcześniejsze czynności – poinformował NIK.

Z przygotowanego przez ONZ raportu „E-Government Survey 2016”, który dotyczy informatyzacji w zarządzaniu państwem, wynika, że polska administracja się poprawia. Z 42. miejsca w 2014 roku Polska awansowała rok temu na 36., tuż przed Chorwacją. Wyżej znalazły się między innymi Kazachstan, Litwa, Estonia, Słowenia, Malta i Islandia. Czołówkę państw, które mogą się pochwalić największą informatyzacją sektora publicznego, zajmują Wielka Brytania, Australia i Korea.

Elektroniczny system obiegu dokumentów w urzędach i jednostkach samorządowych umożliwia mieszkańcom podgląd i śledzenie bieżących postępów w rozpatrywaniu sprawy. Prezes XSystem zauważa, że korzyść jest obustronna, bo – poza korzyścią dla mieszkańców – system minimalizuje też nakłady pracy i czasu po stronie pracowników samorządowych.

Wyobraźmy sobie, że o godzinie drugiej w nocy pęka rura na Rondzie de Gaulle’a w Warszawie. Pod spodem jest plątanina różnego rodzaju rur i kabli. Żeby to naprawić, trzeba wysłać do archiwum centralnego kogoś, kto musi wyciągnąć i zeskanować właściwą dokumentację i dostarczyć inżynierowi, który wstał z łóżka w środku nocy, a następnie musi pojechać na to skrzyżowanie i naprawić rurę – mówi Adrian Weremiuk. – Gdyby zamiast tego inżynier mógł wejść do elektronicznego systemu, wyszukać odpowiedni dokument, wykonać telefon do kierownika robót, który jest na miejscu, i tylko skontrolować przebieg naprawy, to byłaby wielka oszczędność czasu, kosztów i zaangażowania ludzi. 

Czytaj także

Więcej ważnych informacji

Kalendarium

Jedynka Newserii

Jedynka Newserii

Handel

Nowa ustawa może wykluczyć chińskie firmy technologiczne z polskiego rynku. To zahamuje wymianę handlową i rozwój polskiego przemysłu

Projekt zmiany ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa, który jest w tej chwili na etapie konsultacji, może wykluczyć z polskiego rynku chińskie firmy technologiczne. – Jeżeli nowe przepisy wejdą w życie w obecnym kształcie, spotkałoby się to z pewnymi retorsjami ze strony Chin, co z kolei na pewno zaszkodziłoby polskiej gospodarce – mówi Jarosław Tworóg, wiceprezes Krajowej Izby Gospodarczej Elektroniki i Telekomunikacji. Jak wskazuje, projektowane przepisy stoją też w sprzeczności z przepisami o wolnym handlu i prawem międzynarodowym. Dodatkowo tak poważne zmiany na rynku mogą wiązać się z opóźnieniem we wdrażaniu technologii 5G, co z kolei przełoży się na mniejszą konkurencyjność polskiego przemysłu.

Bankowość

Branża leasingowa liczy na odbicie w inwestycjach firm. Pomóc w tym może nowa ulga na robotyzację

Cały rynek leasingowy ma zanotować w tym roku spadek wyników zamiast oczekiwanego przed pandemią rekordowego poziomu. To efekt lockdownu i chwilowo zmniejszonych inwestycji firm, mimo że niektóre segmenty, jak maszyny rolnicze i urządzenia medyczne, wciąż notują wzrosty. W najbliższych miesiącach negatywnie na rynek oddziaływać będzie koniec wakacji leasingowych, ale pozytywnym impulsem powinno być wejście w życie ulgi na robotyzację od 1 stycznia 2021 roku. Branża liczy, że korzyści podatkowe zachęcą firmy do inwestowania.

Jak korzystać z materiałów Newserii?

Ważne informacje dla dziennikarzy i mediów

Wszystkie materiały publikowane w serwisach agencji informacyjnej Newseria przeznaczone są do bezpłatnej dystrybucji poprzez serwisy internetowe, stacje radiowe i telewizje, wydawców prasy oraz aplikacje pełniące funkcję agregatorów newsów. 

Szczegóły dotyczące warunków współpracy znajdują się tutaj.

Ochrona środowiska

Walka ze zmianami klimatu wpływa na sposób produkcji i dystrybucji piwa. Rosną także wymagania wobec dostawców surowców

– ​Już dziś myślimy strategicznie o przyszłości naszej, społeczności, w których funkcjonujemy, oraz naszej planety – mówi Igor Tikhonov, prezes Kompanii Piwowarskiej. Browary inwestują w odnawialne źródła energii oraz technologie, które pozwalają im ograniczać emisję dwutlenku węgla i zużycie wody przy produkcji piwa. Walczą także z problemem odpadów, wprowadzając opakowania wielokrotnego użytku oraz w pełni podlegające recyklingowi. Celem Kompanii Piwowarskiej jest również pozyskiwanie surowców i składników w stu procentach pochodzących ze zrównoważonych źródeł.

Media i PR

Dzieci potrzebują wsparcia podczas pandemii. Bajkoterapia może im pomóc w zrozumieniu i przestrzeganiu zasad bezpieczeństwa [DEPESZA]

– Pandemia SARS-CoV-2 jest trudnym czasem dla najmłodszych. Wiele dzieci nie tyle boi się zachorowania, co cierpi z powodu lęku wywołanego nieprzewidywalnością otaczającego nas świata – mówi Michał Kędzierski, psycholog dziecięcy. Sposobem na oswojenie tego strachu może być bajkoterapia. Metodę tę wykorzystuje McDonald’s w nowej kampanii społecznej skierowanej do dzieci „Bajki z nowym morałem”.