Newsy

Elektroniczny obieg dokumentów wyprze papierową formę. Pozwoli to na znaczne oszczędności czasu i kosztów

2017-04-14  |  06:40

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala zaoszczędzić ponad dwie trzecie czasu, kosztów i zminimalizować nakład pracy potrzebny na wykonanie codziennych zadań administracyjnych. To rozwiązanie z czasem wyprze tradycyjny dokument papierowy – prognozuje Adrian Weremiuk, prezes firmy XSystem. Cyfrowe rozwiązania wprowadza coraz więcej przedsiębiorstw i jednostek sektora publicznego, choć Polsce daleko jeszcze pod tym względem do bardziej rozwiniętych państw.

Papier w codziennej komunikacji będzie odgrywał coraz mniejszą rolę, gdyż narzędzia służące do zażądania dokumentami i ich obiegiem są prostsze w obsłudze i bardziej dostępne dla szerokiego grona odbiorców. Rynek elektronicznego obiegu dokumentów będzie rósł – mówi agencji informacyjnej Newseria Biznes Adrian Weremiuk, prezes zarządu dostarczającej rozwiązania informatyczne firmy XSystem.

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala firmie zaoszczędzić do 70 proc. czasu i kosztów w porównaniu do tradycyjnego modelu opartego na dokumentach papierowych. Poprawia przepływ informacji między pracownikami, umożliwia utrzymanie porządku w dokumentacji, usprawnia i przyspiesza pracę, a przy tym jest proekologiczny. Pozwala zaoszczędzić na kosztach drukowania, skanowania i przechowywania dokumentów w archiwum. Ponadto, do dokumentów w formie elektronicznej każda uprawniona osoba ma dostęp z dowolnego miejsca przez 24 godziny na dobę.

Takie rozwiązanie sprawdza się zwłaszcza w firmach o rozproszonej strukturze, na przykład kiedy część pracowników pracuje zdalnie albo zagraniczne oddziały przedsiębiorstwa znajdują się w kilku krajach. Przepływ i zarządzanie dokumentami na odległość są w takich przypadkach dużo prostsze, szybsze i bardziej efektywne.

Kiedy firma rozlicza usługę, może to zrobić w formie elektronicznej. Weźmy choćby zapotrzebowanie wewnętrzne firmy, z którego tworzone są koszty operacyjne w formie zamówienia, potem wpływa faktura, która musi być przetworzona w obiegu dokumentów, żeby mogła trafić do systemu ERP czy bankowości elektronicznej. To wszystko może być procedowane w jednym systemie – mówi Adrian Weremiuk.

Zdaniem prezesa XSystem trudno prognozować, kiedy elektroniczny podpis i obieg dokumentacji w formie cyfrowej obejmie większość procesów administracyjnych, pozostawiając papier jedynie dla najważniejszych dokumentów.

To pytanie nie pojawiło się wczoraj, zadajemy je sobie już dłuższy czas. Uważam, że dokument w formie tradycyjnej zostanie zmarginalizowany wyłącznie do najważniejszych dokumentów wymienianych między urzędami, firmami lub osobami fizycznymi, które trzeba będzie podpisywać ręcznie – mówi Adrian Weremiuk.

Przedsiębiorstwa i prywatne firmy nie są jedynymi, które wprowadzają w swoich strukturach elektroniczny obieg dokumentacji. Od kilku lat robią to też jednostki samorządowe i administracyjne. Te wykorzystują jednak cyfrowe narzędzia na niewielką skalę i nie zagospodarowują w pełni możliwości, jakie stwarza digitalizacja.

– Jeżeli popatrzymy przez pryzmat jakiejkolwiek gminy czy powiatu, to wszędzie mamy do czynienia z obiegiem dokumentów. Ale w wydziałach czy to architektury, czy geodezji okazuje się, że dokumenty stoją w szafach, niezarchiwizowane. A przecież podstawowa działalność samorządu zaczyna się od zarządzania majątkiem publicznym i niepublicznym oraz dostępu do związanych z nim informacji. Myślę, że na tym rynku jest dużo do zrobienia – mówi Adrian Weremiuk.

NIK, która skontrolowała wdrażanie e-administracji na szczeblu centralnym i samorządowym, orzekła, że w zdecydowanej większości (22 z 24 kontrolowanych urzędów) podstawowym sposobem dokumentowania rozpatrywanych spraw był tradycyjny system papierowy. W 18 urzędach był on wspierany przez elektroniczny system obiegu dokumentów. W praktyce jednak najczęściej okazywało się, że urzędnicy zbierali informacje w dwóch miejscach i powielali wcześniejsze czynności – poinformował NIK.

Z przygotowanego przez ONZ raportu „E-Government Survey 2016”, który dotyczy informatyzacji w zarządzaniu państwem, wynika, że polska administracja się poprawia. Z 42. miejsca w 2014 roku Polska awansowała rok temu na 36., tuż przed Chorwacją. Wyżej znalazły się między innymi Kazachstan, Litwa, Estonia, Słowenia, Malta i Islandia. Czołówkę państw, które mogą się pochwalić największą informatyzacją sektora publicznego, zajmują Wielka Brytania, Australia i Korea.

Elektroniczny system obiegu dokumentów w urzędach i jednostkach samorządowych umożliwia mieszkańcom podgląd i śledzenie bieżących postępów w rozpatrywaniu sprawy. Prezes XSystem zauważa, że korzyść jest obustronna, bo – poza korzyścią dla mieszkańców – system minimalizuje też nakłady pracy i czasu po stronie pracowników samorządowych.

Wyobraźmy sobie, że o godzinie drugiej w nocy pęka rura na Rondzie de Gaulle’a w Warszawie. Pod spodem jest plątanina różnego rodzaju rur i kabli. Żeby to naprawić, trzeba wysłać do archiwum centralnego kogoś, kto musi wyciągnąć i zeskanować właściwą dokumentację i dostarczyć inżynierowi, który wstał z łóżka w środku nocy, a następnie musi pojechać na to skrzyżowanie i naprawić rurę – mówi Adrian Weremiuk. – Gdyby zamiast tego inżynier mógł wejść do elektronicznego systemu, wyszukać odpowiedni dokument, wykonać telefon do kierownika robót, który jest na miejscu, i tylko skontrolować przebieg naprawy, to byłaby wielka oszczędność czasu, kosztów i zaangażowania ludzi. 

Czytaj także

Kalendarium

Finanse

Nowa perspektywa UE będzie mniej hojna dla polskich samorządów. Muszą one szukać innych źródeł finansowania inwestycji

Szybka rozbudowa infrastruktury, konieczność wypełnienia luki mieszkaniowej czy zmiany w polityce energetycznej to tylko część wyzwań, którym polskie samorządy będą musiały sprostać w nadchodzących latach. Tymczasem nowa perspektywa finansowa Unii Europejskiej na lata 2021–2027 będzie dla nich mniej hojna. Samorządy już teraz powinny szukać nowych źródeł finansowania, aby utrzymać wysoką aktywność inwestycyjną z ostatnich lat – wynika z analizy Banku Gospodarstwa Krajowego, przygotowanej na 14. edycję konferencji „BGK dla JST”.

Patronaty Newserii

European Business & Investment Summit 2019 Warsaw

Handel

Polscy menadżerowie coraz częściej decydują o strategiach zakupowych na skalę światową. Teraz muszą się przygotować na niestabilną sytuację w gospodarce

Polska branża zakupowa jest w dobrej kondycji. Coraz więcej firm przenosi tutaj swoje centra usługowe i to menadżerowie z Polski decydują o strategiach zakupowych całych korporacji, często na poziomie globalnym. Wyzwaniem dla firm jest jednak przygotowanie się na coraz większą niepewność co do sytuacji na rynku i zachowań konsumentów. Przykładem zagrażającej stabilności sytuacji może być brexit czy podwyżki cen energii w przyszłym roku. – Odpowiednie przygotowanie oznacza, że w przypadku problemów dostawcy nie zaczynamy szukać alternatywy, tylko od razu mamy w zanadrzu nowe źródło zaopatrzenia – podkreślają eksperci OptiBuy.

Prawo

Ponad 460 tys. Ukraińców płaci składki na ubezpieczenia społeczne. Tak samo liczna grupa pracuje na umowę o dzieło lub nielegalnie

Składki na ubezpieczenia społeczne płaci rekordowa liczba cudzoziemców – blisko 680 tys. Wśród nich zdecydowaną większość stanowią Ukraińcy, prawie 464 tys., a według ostrożnych szacunków w Polsce przebywa ich ponad milion. Kontrole inspekcji pracy ujawniają tylko niewielki odsetek nieprawidłowości, tymczasem umowa o pracę to korzyść nie tylko dla pracownika, lecz także dla pracodawcy. Z porad dotyczących legalnego zatrudnienia będzie można skorzystać podczas organizowanego w ZUS Tygodnia Przedsiębiorcy.

Farmacja

Cukrzyca typu I atakuje coraz młodsze dzieci. Naukowcy z Polski chcą jej zapobiegać jako pierwsi na świecie

Cukrzyca typu I to zaraz po celiakii najczęstsza choroba autoimmunologiczna u dzieci. Szacuje się, że może na nią chorować średnio 1 na 250 dzieci. Lekarze coraz częściej obserwują ją wśród dzieci młodszych, poniżej 9. roku życia. W momencie jej rozpoznania około 80–90 proc. komórek, które produkują insulinę, jest już zniszczonych, a powikłania sieją spustoszenie w organizmie dziecka. Polscy naukowcy wspólnie z ośrodkami z całej Europy prowadzą jeden z największych, międzynarodowych projektów ukierunkowany na prewencję i leczenie cukrzycy typu I u dzieci.