Newsy

Elektroniczny obieg dokumentów wyprze papierową formę. Pozwoli to na znaczne oszczędności czasu i kosztów

2017-04-14  |  06:40

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala zaoszczędzić ponad dwie trzecie czasu, kosztów i zminimalizować nakład pracy potrzebny na wykonanie codziennych zadań administracyjnych. To rozwiązanie z czasem wyprze tradycyjny dokument papierowy – prognozuje Adrian Weremiuk, prezes firmy XSystem. Cyfrowe rozwiązania wprowadza coraz więcej przedsiębiorstw i jednostek sektora publicznego, choć Polsce daleko jeszcze pod tym względem do bardziej rozwiniętych państw.

Papier w codziennej komunikacji będzie odgrywał coraz mniejszą rolę, gdyż narzędzia służące do zażądania dokumentami i ich obiegiem są prostsze w obsłudze i bardziej dostępne dla szerokiego grona odbiorców. Rynek elektronicznego obiegu dokumentów będzie rósł – mówi agencji informacyjnej Newseria Biznes Adrian Weremiuk, prezes zarządu dostarczającej rozwiązania informatyczne firmy XSystem.

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala firmie zaoszczędzić do 70 proc. czasu i kosztów w porównaniu do tradycyjnego modelu opartego na dokumentach papierowych. Poprawia przepływ informacji między pracownikami, umożliwia utrzymanie porządku w dokumentacji, usprawnia i przyspiesza pracę, a przy tym jest proekologiczny. Pozwala zaoszczędzić na kosztach drukowania, skanowania i przechowywania dokumentów w archiwum. Ponadto, do dokumentów w formie elektronicznej każda uprawniona osoba ma dostęp z dowolnego miejsca przez 24 godziny na dobę.

Takie rozwiązanie sprawdza się zwłaszcza w firmach o rozproszonej strukturze, na przykład kiedy część pracowników pracuje zdalnie albo zagraniczne oddziały przedsiębiorstwa znajdują się w kilku krajach. Przepływ i zarządzanie dokumentami na odległość są w takich przypadkach dużo prostsze, szybsze i bardziej efektywne.

Kiedy firma rozlicza usługę, może to zrobić w formie elektronicznej. Weźmy choćby zapotrzebowanie wewnętrzne firmy, z którego tworzone są koszty operacyjne w formie zamówienia, potem wpływa faktura, która musi być przetworzona w obiegu dokumentów, żeby mogła trafić do systemu ERP czy bankowości elektronicznej. To wszystko może być procedowane w jednym systemie – mówi Adrian Weremiuk.

Zdaniem prezesa XSystem trudno prognozować, kiedy elektroniczny podpis i obieg dokumentacji w formie cyfrowej obejmie większość procesów administracyjnych, pozostawiając papier jedynie dla najważniejszych dokumentów.

To pytanie nie pojawiło się wczoraj, zadajemy je sobie już dłuższy czas. Uważam, że dokument w formie tradycyjnej zostanie zmarginalizowany wyłącznie do najważniejszych dokumentów wymienianych między urzędami, firmami lub osobami fizycznymi, które trzeba będzie podpisywać ręcznie – mówi Adrian Weremiuk.

Przedsiębiorstwa i prywatne firmy nie są jedynymi, które wprowadzają w swoich strukturach elektroniczny obieg dokumentacji. Od kilku lat robią to też jednostki samorządowe i administracyjne. Te wykorzystują jednak cyfrowe narzędzia na niewielką skalę i nie zagospodarowują w pełni możliwości, jakie stwarza digitalizacja.

– Jeżeli popatrzymy przez pryzmat jakiejkolwiek gminy czy powiatu, to wszędzie mamy do czynienia z obiegiem dokumentów. Ale w wydziałach czy to architektury, czy geodezji okazuje się, że dokumenty stoją w szafach, niezarchiwizowane. A przecież podstawowa działalność samorządu zaczyna się od zarządzania majątkiem publicznym i niepublicznym oraz dostępu do związanych z nim informacji. Myślę, że na tym rynku jest dużo do zrobienia – mówi Adrian Weremiuk.

NIK, która skontrolowała wdrażanie e-administracji na szczeblu centralnym i samorządowym, orzekła, że w zdecydowanej większości (22 z 24 kontrolowanych urzędów) podstawowym sposobem dokumentowania rozpatrywanych spraw był tradycyjny system papierowy. W 18 urzędach był on wspierany przez elektroniczny system obiegu dokumentów. W praktyce jednak najczęściej okazywało się, że urzędnicy zbierali informacje w dwóch miejscach i powielali wcześniejsze czynności – poinformował NIK.

Z przygotowanego przez ONZ raportu „E-Government Survey 2016”, który dotyczy informatyzacji w zarządzaniu państwem, wynika, że polska administracja się poprawia. Z 42. miejsca w 2014 roku Polska awansowała rok temu na 36., tuż przed Chorwacją. Wyżej znalazły się między innymi Kazachstan, Litwa, Estonia, Słowenia, Malta i Islandia. Czołówkę państw, które mogą się pochwalić największą informatyzacją sektora publicznego, zajmują Wielka Brytania, Australia i Korea.

Elektroniczny system obiegu dokumentów w urzędach i jednostkach samorządowych umożliwia mieszkańcom podgląd i śledzenie bieżących postępów w rozpatrywaniu sprawy. Prezes XSystem zauważa, że korzyść jest obustronna, bo – poza korzyścią dla mieszkańców – system minimalizuje też nakłady pracy i czasu po stronie pracowników samorządowych.

Wyobraźmy sobie, że o godzinie drugiej w nocy pęka rura na Rondzie de Gaulle’a w Warszawie. Pod spodem jest plątanina różnego rodzaju rur i kabli. Żeby to naprawić, trzeba wysłać do archiwum centralnego kogoś, kto musi wyciągnąć i zeskanować właściwą dokumentację i dostarczyć inżynierowi, który wstał z łóżka w środku nocy, a następnie musi pojechać na to skrzyżowanie i naprawić rurę – mówi Adrian Weremiuk. – Gdyby zamiast tego inżynier mógł wejść do elektronicznego systemu, wyszukać odpowiedni dokument, wykonać telefon do kierownika robót, który jest na miejscu, i tylko skontrolować przebieg naprawy, to byłaby wielka oszczędność czasu, kosztów i zaangażowania ludzi. 

Czytaj także

Więcej ważnych informacji

Kalendarium

CES 2020

Jedynka Newserii

Jedynka Newserii

Handel

Utraty danych doświadczyło co piąte małe i średnie przedsiębiorstwo. To dla firmy ryzyko przestoju, a nawet bankructwa

Dane i ich analiza są dziś dla wielu firm podstawą działalności. Ich utrata może oznaczać wysokie koszty, osłabienie zaufania klientów i partnerów oraz niemożność kontynuowania działalności, prowadząc nawet do bankructwa. W Polsce w ubiegłym roku doświadczyło tego 18 proc. małych i średnich firm. Ryzyko utraty danych minimalizuje regularny backup, czyli tworzenie kopii zapasowej, przechowywanej w bezpiecznym miejscu. W razie utraty plików, e-maili czy innych danych kopia zapasowa pozwala przywrócić je w oryginalnej formie. Pojawiają się na rynku nowe, inteligentne modele tworzenia kopii zapasowej, pozwalające odzyskać dane w ciągu kilku minut.

Komunikat

Ważne informacje dla dziennikarzy radiowych

Dziennikarze radiowi mają możliwość pobierania oryginalnego klipu dźwiękowego oraz  z lektorem w przypadku materiałów, w których ekspertami są obcokrajowcy.

Zapraszamy do kontaktu media|newseria.pl?subject=Kontakt%20dla%20medi%C3%B3w| style="background-color: rgb(255, 255, 255);"|media|newseria.pl 

Jak korzystać z materiałów Newserii?

Ważne informacje dla dziennikarzy i mediów

Wszystkie materiały publikowane w serwisach agencji informacyjnej Newseria przeznaczone są do bezpłatnej dystrybucji poprzez serwisy internetowe, stacje radiowe i telewizje, wydawców prasy oraz aplikacje pełniące funkcję agregatorów newsów. 

Szczegóły dotyczące warunków współpracy znajdują się tutaj.

Prawo

Spory między Skarbem Państwa a inwestorami coraz częściej kończą się ugodą. W zdecydowanej większości wygrywa jednak państwo

Spory publiczno-prywatne najczęściej pojawiają się przy okazji inwestycji infrastrukturalnych i są efektem opóźnień w realizacji kontraktu albo nieprecyzyjnej umowy. Co roku jest ich ok. 3 tys., a w 90 proc. przypadków kończą się sądową wygraną Skarbu Państwa. Rośnie jednak liczba sporów rozwiązywanych w drodze ugody – w ubiegłym roku było ich 84, o łącznej wartości roszczeń sięgającej 1,5 mld zł. Zarówno urzędnicy, jak i przedsiębiorcy coraz częściej widzą korzyść w mediacjach i zawieraniu ugód – zwłaszcza że prawo temu sprzyja, a jeszcze większe możliwości w tym zakresie stworzy od 2021 roku nowe Prawo zamówień publicznych. Barierą pozostaje jednak wciąż pokutujące, zwłaszcza wśród urzędników, przekonanie, że bezpieczniej iść do sądu.

Finanse

Inwestowanie społecznościowe zdobywa w Polsce rosnącą popularność. Warszawska giełda widzi w nim potencjał

Crowdinvesting – odmiana crowdfundingu – to forma inwestowania społecznościowego, w której w zamian za wsparcie inwestor otrzymuje określone prawa majątkowe czy własnościowe spółki. Jest szczególnie atrakcyjnym sposobem na pozyskiwanie kapitału dla małych spółek i start-upów. W Polsce zdobywa coraz większą popularność, choć wciąż daleko nam do rozwiniętych rynków, takich jak Wielka Brytania czy Skandynawia. Potencjał w crowdinvestingu dostrzega jednak warszawska giełda, która chce rozwijać ten rynek i uruchomiła dedykowany mu program.

Transport

Konsumenci czekają na uruchomienie dopłat do elektrycznych aut. Rozszerzenie ich na firmy mogłoby trzy razy mocniej rozpędzić rynek

Dopłaty do zakupu samochodów elektrycznych finansowane z Funduszu Niskoemisyjnego Transportu mają stymulować rozwój elektromobilności w Polsce. W najbliższych miesiącach z rządowego wsparcia będą mogły skorzystać jedynie osoby fizyczne, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Nabór wniosków, który zaplanowano na pierwszy kwartał 2020 roku, nie uwzględnia rynku flotowego. Wprawdzie rozporządzenie obejmujące przedsiębiorców już zostało przyjęte, ale warunki proponowanego wsparcia będą raczej zniechęcać firmy do korzystania z dopłat, a to właśnie one realizują 70 proc. zakupów nowych aut.